Исполнение и контроль исполнения документов

3.3. Снятие документа с контроля

После исполнения документы снимаются  с контроля. На копии документа  проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

- краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

- отметку «В дело»;

- номер дела, в котором будет храниться документ;

- дату;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму  также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью  РКК, карточка исполненного документа  переставляется во второй раздел картотеки. Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

3.4. Направление исполненного документа в дело

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов. Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение. Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины. Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

3.5. Учет, обобщение и анализ результатов контроля

исполнения документов

Данные о ходе и результатах  контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа  исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию  работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

- общее количество документов на исполнении;

- количество исполненных документов в срок (%);

- количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

- причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство  принимает меры по улучшению исполнительской  дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей  культуры работы с документами.

 

 

 

 

4. Анализ организации контроля исполнения документов на примере организации

ОАО «Оранжерейские деликатесы»

4.1. Анализ проблемы организации контроля исполнения документов

Проблемы  контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования. Объектом исследования выступает ОАО «Оранжерейские Деликатесы». В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документооборота в любых подразделениях. В программе информатизации каждого из них в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей формирование и интеграцию ресурсов, необходимых для управления социально-экономическими процессами. В результате реализации программы должна быть создана эффективная информационная система, обеспечивающая возможность принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях, позволяющая повысить качество и оперативность реализации принимаемых решений. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив. В процессе управления документами возникают различные проблемы.

Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

- большое количество документов;

- большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

- сложные схемы согласования документов;

- территориальное распределение подразделений;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми. Недостаток этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно). Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы — важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия. Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей предприятия оперативной информацией обусловлена недостатками организации информационных потоков.

Среди типичных недостатков системы  информационных потоков российских предприятий следует назвать:

- дублирование предоставляемой информации;

- отсутствие релевантной (существенной) информации;

- несвоевременность предоставления информации;

- информация может не доходить до адресата;

- после получения информации могут потребоваться уточнения.

Важной задачей предприятия  становится совершенствование системы  информационных потоков, изменение  алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.

Система информационных потоков предприятия  должна органично встраиваться в  общую систему информационных потоков  предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы. Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у организации должны быть необходимые полномочия). Внедрение системы информационных потоков приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков — всего экономического документооборота предприятия.

Информация, которая собирается для  обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

- своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

- достоверности;

- релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

- полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

- полноте, т.е. не должно быть упущений;

- понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

- регулярности поступления.

Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации  на предприятии. Трудоемкость обработки  детализированной информации по центрам  затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов, складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга — дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу.

Для создания системы информационных потоков необходимо:

- определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;

- проанализировать существующий на предприятии документооборот;

- разработать новую систему документооборота.

Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов  и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам). В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

Каждый информационный поток —  единичное перемещение информации — имеет следующие признаки:

- документ (на чем физически содержится информация);

- проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

- исполнителя (человека, который эту информацию передает);

- периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На предприятии выделяют два  уровня детализации информационных потоков:

- на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

- на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб (ПРИЛОЖЕНИЕ 4).

К графику информационных потоков  прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении (ПРИЛОЖЕНИЕ 5). Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи.  

4.2. Предложения по совершенствованию организации контроля исполнения документов на предприятии

Автономные компьютеры на рабочих  местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств  для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

- возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

- круглосуточная работа;

- работа в реальном масштабе времени;

- обеспечение требований ко времени реакции системы;

- регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

- хранение данных о состоянии устройств системы;

- возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

- обеспечение высокой надежности технических средств АРМ;

Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических средств, отвечающих требованиям АРМ. Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ. Представленная в курсовом проекте автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации. В соответствии с требованиями, предъявляемыми к АРМ, выбираем персональные компьютеры. Представленная автоматизированная система управления представляет собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации. Структурная схема КСА представлена на рисунке 6. 
 
Рисунок 6 - Структурная схема КСА

 
На структурной схеме обозначены следующие устройства (компоненты КСА): 
- Сетевой кабель. Соединяет три рабочих места и сервер с HUB. 
-  Городская телефонная линия. 
-  Соединение сетевого принтера с сервером. 
- Высокоскоростное подключение к сети Интернет. Позволяет вовремя и быстро получать нужную информацию, а так же пользоваться электронной почтой, не используя подключения по модему, тем самым не занимая телефонной линии. 
- Подключение к удалённой сети других подразделений. 
   - Рабочее место. 
   - Сервер. Содержит все необходимые для работы БД, а так же осуществляет доступ к ним, как с рабочего места, так с другими подразделениями или организациями. Помимо этого имеет подключение к Интернет по выделенной линии, обеспечивая тем самым доступ работников отдела сбыта в Интернет без использования модема. 
   - HUB. Устройство, позволяющее объединить в сеть группу пользователей. В нашем случае, 3 рабочих места и сервер. 
   - Принтер. Подключён к серверу и является доступным для использования со всех 3-х рабочих мест отдела сбыта. 
 - Сканер. Находится на третьем рабочем месте. 
   - Факс. В целях экономии, находится лишь на первом рабочем месте. Подключён к городской телефонной линии. 
  - Телефон. Подключён к городской телефонной линии. Находится на втором рабочем месте.