Информационные уровни документа

2. Временные (исторические) барьеры. Связаны с разделением источника и приёмника информации во времени. При этом, чем большим является это удаление, тем существеннее становится информационный барьер и тем труднее, как правило, он преодолевается.

3. Государственно-политические  барьеры - тормозят процесс формирования единого мирового информационного пространства, вследствие существования на Земле свыше полутора сотен независимых государств, разделённых границами, имеющих различные политические режимы, разные законодательства, по-разному регулирующие информационно-документационные процессы.

4. Режимные барьеры - ограничивают доступ к документированной информации. Часть информации, содержащей государственную тайну или имеющей конфиденциальный характер, оказывается недоступной для широкого потребителя.

5. Ведомственные и бюрократические  барьеры. Они обусловлены разветвлённой, иерархической структурой системы управления и самоуправления (включая государственное, местное, внутрифирменное и т.д.), которая удлиняет пути прохождения документов, в том числе вследствие недостаточной компетентности или нерадивости государственных, муниципальных и иных служащих.

6. Экономические барьеры - связаны с отсутствием или дефицитом финансовых средств для производства, передачи, потребления информации.

7. Технические барьеры - возникают вследствие нехватки или технической несовместимости оборудования, а также технических средств, программного обеспечения и т.п., необходимых для оптимизации информационных процессов.

8. Семантические (терминологические)  барьеры - появляются в результате различного толкования разными людьми слов, терминов, символов. В частности, тому или иному термину порой приписываются разные понятия, даются различные определения понятий.

9. Языковые (национально-языковые) барьеры - обусловлены незнанием либо слабым знанием языков. Между тем, по подсчётам специалистов, существует около 3000 различных разговорных языков, на которых говорят народы Земли.

10. Идеологические барьеры - возникают между отдельными людьми или социальными группами, вследствие наличия у них разных систем взглядов на окружающую действительность, различного вероисповедания и т.п. Идеологические барьеры могут стать (и неоднократно становились) причиной острых социальных конфликтов.

11. Психологические барьеры - связаны с особенностями восприятия информации конкретным человеком, с особенностями его памяти; со свойствами человеческой личности, с особенностями характера человека (замкнутость, застенчивость и т.п.); с психологическим состоянием человека в конкретный период времени (усталость, плохое настроение); наконец, с психофизическими возможностями человека. Некоторые авторы особо выделяют так называемые барьеры глубины и барьеры широты. 

 

Работа с документами  требует не только знания информационных барьеров, но и возможных путей  их преодоления. Успешное преодоление  многих барьеров связано с научно-техническим  прогрессом, с использованием современных  информационных технологий. Так, пространственные барьеры достаточно эффективно преодолеваются с помощью компьютерной сети Интернет; языковые - в результате совершенствования  системы языковой подготовки и переподготовки в учебных заведениях, а также  разработки и использования соответствующих  компьютерных программ перевода текстов  на различные языки; семантические - путём создания разного рода словарей и стандартизации ряда терминов и  определений и т.д.

Вместе с тем необходимо помнить, что информационные барьеры  в большинстве своём не могут  быть полностью устранены или  до конца преодолены, во всяком случае, в обозримом будущем. Препятствием для этого служит, прежде всего, сам  человек. Так, существуют пределы психофизических  возможностей современного человека воспринимать информацию. Человек способен принимать  и перерабатывать потоки информации, интенсивность которых составляет не более 100 бит/с. Если же интенсивность этих потоков превышает допустимую, то пропускная способность человека снижается вплоть до полного прекращения восприятия поступающей информации. Не приносят желаемых результатов для преодоления, в частности, языковых барьеров попытки использования искусственных международных языков. К настоящему времени предложено уже около 300 таких языков. Наиболее распространённый из них – «эсперанто» - является производным от английского и ряда других германских и романских языков и изобретён ещё в 1887 г. поляком Людвигом Заменгофом. Однако на этом языке, даже по самым оптимистическим подсчётам, в мире говорит не более 3 миллионов человек.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой  систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и  видеозаписи. Документ изготавливается  на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». 
          Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

           Как носитель информации документ  выступает в качестве непременного  элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. 

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля. 

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание. 

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы. 

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать  информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. 

Важнейшими свойствами документированной  информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная  информация практически не используется в месте своего возникновения  и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как  субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как  процесс, состоящий из различных  стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.

В свою очередь, поиск документированной  информации самым тесным образом  связан с проблемой её рассеяния  в пространстве (по множеству источников) и во времени.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1 Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И. Андреева. - 8-е изд.– Москва: Бизнес-школа  Интел-Синтез, 2002. – 192 с. 

2 Быченков, В.Ф. Документы  и документооборот в автоматизированных  системах организационного управления: Учебное пособие./ В.Ф. Быченков. -  Минск: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000. - 153 с.

3 Бирюков, Б.В. Тезаурусный  подход к коммуникативным процессам  и документальная информация / Б.В. Бирюков, Г.Г. Воробьёв.  – Москва: Наука, 1985. – 414 с.

4 Гаева, И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков.  – Минск: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005. – 222 с.

5 Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебно-практ. руководство / Э.  Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. –  Минск: Тетра Системс, 2001. – 288 с.

6 Делопроизводство: Собрание актов законодательства / авт. сост. В.Г Гавриленко. – Минск:  Право и экономика, 2005. – 352 с.

7 Карканица, Е.В.  Делопроизводство: курс лекций / Е.В. Карканица.  –  Минск : БГЭУ, 2010. – 162с.

8 Кирсанова, М.В. Курс  делопроизводства и документальное  обеспечение управления. Учебное  пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М.  Аксенов. – Москва: ИНФРА,  2001. – 296с.

9 Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н.  Кузнецов. -2-е изд. - Москва: Дашков  и К, 2006. - 312с.

10 Об информации, информатизации  и защите информации: Закон Республики  Беларусь, 10 ноября 2008 г., № 455-З // Консультант Плюс : Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2013.

11 Овчинников, В. М. Основы  делопроизводства с использованием  ПЭВМ : учеб.-практ. пособие / В.  М. Овчинников, О. Н. Горелая,  Е. В. Якобсон. –  Гомель  :     БелГУТ, 2012. – 176 с.

12 Организация работы  с документами: Учебник / В.А.  Кудряев [и др.]; под общ. ред. В.А. Кудряев. – Минск: ИНФРА-М, 2002. – 591 с.

13 Паневчик В.В., Акулич  В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое  обеспечение управления: учеб. пособие  / под ред. В.В.Паневчика. – Мн.: БГЭУ, 2008. – 127с.

         14 Панов, И.А. Автоматизация делопроизводства   /  И.А. Панов //  Управление персоналом. -  2006. - № 8. -  С. 38-41.

15 Собалевский, С.В. Делопроизводство: Курс лекций / С.В. Собалевский. –Минск: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2003. – 139 с.

16 Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и  обработка документов: Учебное пособие  / О.П. Сологуб. – Москва: Омега-Л, 2007. – 305с.

17 Томкович, Р. Р. Электронные  документы в коммерческой деятельности / Р. Р. Томкович // Право Беларуси. – 2004. – № 19 . – С. 46-53.

18 Чуковенков, А.Ю. Инструкция  по делопроизводству в организации  / А.Ю. Чуковенков // Делопроизводство. – 2003. - № 1. – С. 30-36.