Информационные уровни документа

Информацию, содержащуюся в  документах, можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);

          2. оперативную (текущую);

          3. перспективную (относящуюся к  будущему).

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

       Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются  они для удовлетворения различных  потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в  зависимости от назначения, роли в  данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить [7, с. 98].

Коммуникативная функция  выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории  документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1. Документы, ориентированные  в одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2. Документы двустороннего  действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность  документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция  выполняется официальными документами, которые специально созданы для  целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

Правовая функция присуща  документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории  документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие  ее на время.

В первую группу входят все  документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и  оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные  требования и т.п.).

Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией [5, с. 187].

Функция исторического источника  изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с  момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь, когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета: статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет  и иные функции, и с течением времени  удельный вес той или иной функции  изменяется. Перечисленные функции  можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического  источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического  источника.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным  правилам [16, с. 63]

Носитель документированной  информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде. Средства документирования –  орудия, используемые человеком для  создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам  документирования относятся пишущие  машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое  средство документирования используется, различают и способы документирования.

       Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат  строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству  зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Таким образом, в основу понятия  «документ» положена та особенность  документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Наиболее общей и основной функцией документов является информационная функция.

Документ - это средство закрепления  информации о событиях, явлениях объективной  действительности и мыслительной деятельности человека.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая  взаимодействие их частей. Документы  используют для передачи информации во времени и на расстояние. Документная  информация является основанием для  принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и  источником для обобщений, а также  материалом для справочно-поисковой  работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда.

     Документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

       Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.

       Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА

 

2.1 Документированные  информационные свойства

 

 

Свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние  и внутренние, а среди внешних  свойств выделить три группы в  зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника  и объекта или явления, которое  она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов  и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной  информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени  полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность [18, с. 32].

Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать  запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано  другое важнейшее свойство документированной  информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров  сокровищ»  Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную  информацию. В противном случае для  достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать  методом случайного поиска для определения  места раскопок. Карта же позволяла  существенно сэкономить время и  средства. Таким образом, ценность документированной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной  или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели [13, с. 29].

Существенной характеристикой  документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение  между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как  невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями  и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому  всегда можно говорить лишь о степени  полноты информации.

Следует различать полноту  и избыточность информации. Избыточная информация - это повторяющаяся, дублирующая  информация. Она отнимает время у  потребителя, отрицательно сказывается  на эффективности управления. По имеющимся  данным, излишним является в среднем  около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления  в управленческих подразделениях разного  уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать  целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако с избыточностью  информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что  в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в  русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой  избыточности человек не в состоянии  длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного  напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию [2, с. 38].

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как  ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между  понятиями полезности и бесполезности  относительна, субъективна, поэтому  можно говорить лишь о степени  полезности, которая выявляется в  процессе актуализации информации. С  полнотой связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением  полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех  пор, пока не наступает сверхизбыточность  информации, которая уже перестаёт  влиять на степень её достоверности.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация - это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.