Информационные уровни документа

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………….……………………………………….3

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ  ИНФОРМАЦИИ

1.1 Понятие информации………………………..……...…………………… 4

1.2 Понятие документа …………………………………..…………………...8

ГЛАВА 2 ИНФОРМАЦИОННЫЕ  СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА 

2.1 Документированные информационные свойства ………………….…14

2.2 Информационные уровни документа………..………………………...18 

2.3 Проблемы поиска и трансляции документированной информации………………………………………………………………...…….....21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………..………………………………………………........27

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ  ИСТОЧНИКОВ……………………..………29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В процессе документирования происходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы  в другую, т. е. кодирование информации, без которого невозможна реализация основных функций документа –  функций закрепления и передачи информации в пространстве и времени. Среди этих новейших носителей информации выделяется группа «Современных носителей  документированной информации», которые  используются в настоящее время, приходя на смену старым носителям  всё большей популярностью. Данная тема «Информационные уровни документа» касается и документно-коммуникационной деятельности, чем и определяется ее актуальность.

Цель нашей работы - рассмотреть  информационные уровни документа.

Для достижения поставленной цели требовалось решение следующих  задач:

1. Дать общую определение понятиям «документ» и «информация»;
2. Выяснить, каковы документированные информационные свойства;
3. Проанализировать, что представляю собой информационные уровни документа;
4. Рассмотреть проблемы поиска и трансляции документированной информации.

Объект исследования: документ.

Предмет исследования: Делопроизводство

Для решения поставленных задач были использованы следующие  методы:

• анализ научной и методической литературы по проблеме исследования;
• классификация, систематизация и обобщение полученной информации.

Структура курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения,  списка использованных источников (18). Общий объем работы - 30 страниц.

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

 

1.  Понятие информации

 

 

Информация (от лат. informatio - осведомление, разъяснение, изложение, от лат. informare - придавать форму) - в широком смысле абстрактное понятие, имеющее множество  значений, в зависимости от контекста. В наиболее общем случае под «информацией»  понимаются сведения (данные), которые  воспринимаются живым существом  или устройством и сообщаются (получаются, передаются, преобразуются, сжимаются, разжимаются, теряются, находятся, регистрируются) с помощью знаков.

В узком смысле этого слова - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. В настоящее  время не существует единого определения  термина информация. С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим  набором признаков. Например, «информация» может трактоваться, как совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе, сохранённых и распространённых во времени и пространстве [8, с. 35].

Субъектами информационных отношений могут являться:

1. Республика  Беларусь, административно-территориальные  единицы Республики Беларусь;

2. государственные  органы, другие государственные  организации;

3. иные  юридические лица, организации, не  являющиеся юридическими лицами;

4. физические  лица, в том числе индивидуальные  предприниматели ;

5. иностранные государства,  международные организации [10, с. 5].

Субъекты  информационных отношений в могут  выступать в качестве:

1. обладателей  информации;

2. пользователей  информации, информационных систем  и (или) информационных сетей;

3. собственников  и владельцев программно-технических  средств, информационных ресурсов, информационных систем и информационных  сетей;

4. информационных  посредников;

5. операторов  информационных систем.

Государственные органы, физические и юридические  лица вправе осуществлять поиск, получение, передачу, сбор, обработку, накопление, хранение, распространение и (или) предоставление информации, пользование информацией  в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Государственные органы, общественные объединения, должностные  лица обязаны предоставлять гражданам  Республики Беларусь возможность ознакомления с информацией, затрагивающей их права и законные интересы, в порядке, установленном законодательством.

Гражданам Республики Беларусь гарантируется  право на получение, хранение и распространение  полной, достоверной и своевременной  информации о деятельности государственных  органов, общественных объединений, о  политической, экономической, культурной и международной жизни, состоянии  окружающей среды.

В зависимости  от категории доступа информация делится на:

1. Общедоступную  информацию;

2. Информацию, распространение и (или) предоставление  которой ограничено.

Информационные ресурсы - это идеи человечества и указания по их реализации, накопленные в  форме, позволяющей их воспроизводство  [8, с. 68].

Это книги, статьи, патенты, диссертации, научно-исследовательская  и опытно-конструкторская документация, технические переводы, данные о передовом  производственном опыте и др.

Информационные  ресурсы (в отличие от всех других видов ресурсов - трудовых, энергетических, минеральных и т.д.) тем быстрее  растут, чем больше их расходуют.

Информационная  технология - это совокупность методов  и устройств, используемых людьми для  обработки информации .

Человечество  занималось обработкой информации тысячи лет. Первые информационные технологии основывались на использовании счётов и письменности. Около пятидесяти лет назад началось исключительно  быстрое развитие этих технологий, что в первую очередь связано  с появлением компьютеров.

В настоящее  время термин «информационная технология»  употребляется в связи с использованием компьютеров для обработки информации. Информационные технологии охватывают всю вычислительную технику и  технику связи и, отчасти, - бытовую  электронику, телевидение и радиовещание.

Они находят  применение в промышленности, торговле, управлении, банковской системе, образовании, здравоохранении, медицине и науке, транспорте и связи, сельском хозяйстве, системе социального обеспечения, служат подспорьем людям различных  профессий и домохозяйкам.

Народы  развитых стран осознают, что совершенствование  информационных технологий представляет самую важную, хотя дорогостоящую  и трудную задачу.

В настоящее  время создание крупномасштабных информационно-технологических  систем является экономически возможным, и это обусловливает появление  национальных исследовательских и  образовательных программ, призванных стимулировать их разработку.

Информационные ресурсы  делятся на государственные и  негосударственные [10, с. 23].

Состав  государственных информационных ресурсов, порядок их формирования, а также  пользования документированной  информацией из государственных  информационных ресурсов определяются Советом Министров Республики Беларусь.

Порядок формирования негосударственных информационных ресурсов определяется собственниками информационных ресурсов.

Увеличение  роли и значения информации в современном  обществе безусловно велика. Одна из основных особенностей состоит в том, что  информация, и особенно знание как  ее высшая форма, занимает в нем совершенно особое место. Информация в ее обыденном  смысле всегда играла решающую роль в  жизни человека. В отличие от высших животных, у которых жизненно важная информация вырабатывается, хранится передается в основном с помощью  биофизических структур, человек  в своей деятельности регулируется знаниями, т. е. особой небиологической  формой информации. По мере усложнения человеческой деятельности объем знаний, требуемых для ее реализации, резко  возрастает. С переходом к современной  стадии развития, характеризующейся  нарастающим темпом технических  и технологических инноваций, объем  знаний, необходимых для их обоснования, разработки, реализации и распространения, должен расти экспоненциально. Подсчитано, что, для увеличения объема материального  производства в два паза необходимо четырехкратное возрастание объема обеспечивающей его информации. В  современных условиях отсутствие необходимых  знаний может оказаться непреодолимым  препятствием социального и научно-технического прогресса. Для преодоления когнитивного дефицита традиционные методы освоения знаний человеком совершенно непригодны.

В этих условиях информация, обеспечивающая жизненно и исторически важные направления  деятельности человека, превращается в наиболее ценный продукт и основной товар, суммарная стоимость которого зачастую превосходит суммарную  стоимость продуктов материального  производства.

Информационно-компьютерная революция радикально технологизирует  интеллектуальную деятельность с помощью  компьютеров и современных средств  связи.

1.2 Понятие документа

 

 

Документ создается в  результате документирования - записи информации на различных носителях  по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который  используется для закрепления и  хранения на нем речевой, звуковой или  изобразительной информации, в том  числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению.

       В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».

       Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

1. документ – материальный  объект;

          2. документ – носитель информации;

3. документ – документированная  информация [7, с. 73].

 

Таким образом, в последнее  время происходит перенос смысловой  нагрузки в определении «документа»  с материальной составляющей на информационную.

Закон «Об информатизации»  определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с  реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Для понимания эволюции документа  важно изучать вопрос о его  функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта  функция автором или нет. Любой  документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для  определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение [5, с. 128].

Выделяются функции общие  и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать  информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.