Информационные уровни документа

Одно из свойств документированной  информации - её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством  документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной  информации. Они находят своё выражение  в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Также важными свойствами является полнота и достоверность.

 

 

 

 

2.2 Информационные  уровни документа

 

 

Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного  измерения.

Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два  предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее  время отсутствует универсальная  мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют  информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для  соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет  свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный  и др. [1, с. 92].

Для определения количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным методом  измерения. Поскольку документированная  информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о  её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив  их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в  архивохранилищах. Для аудиовизуальных  и машиночитаемых документов могут  быть использованы такие единицы  измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

Информационный объём  письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и  авторских листах, перейдя, таким  образом, на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 * 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 * 90 см и  др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как  и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между  словами, или 3000 см. графического материала (иллюстраций, карт и т.п.). [1, с. 93].

В информатике количество информации определяется с помощью  такой единицы измерения как  бит (двоичная цифра, используемая для  кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд. байт [3, с. 47].

Однако физический объём  документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные  авторы вообще считают подобный подсчёт  невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения  реального количества документированной  информации предлагаются различные  способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое  конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа [3, с. 48].

Содержание всей информации в определённой информационной системе  называется «тезаурус» (от греч. «thesauros» - запас).

С точки зрения информативности  тезаурус каждого сообщения делится  на три части:

1. Основная информативность  - то, что дано и что получено;

2. Потери информативности  - то, что дано, но не получено  из-за рассеянности, спешки, незнания  языка или предмета;

3. Бесполезная информация - информационный шум.

Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который  отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части:

1. Основная информативность  - то, что дано и что получено;

2. Простая ассоциативная  информативность - то, что автор  не дал, но подразумевал и  предполагал дать и получатель  сумел извлечь, благодаря своей  квалификации;

3. Сложная ассоциативная  информативность - то, что автор  не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной  информативности, кстати, немыслимо  эффективное развитие научных  исследований, равно как и вообще  невозможен творческий процесс  во многих других областях  человеческой деятельности. Цифровая  оценка информативности осуществляется  путём составления двух списков  дескрипторов (от англ. «descry» - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и  нередко именуемых ключевыми  словами. В первый список помещаются  все дескрипторы документа, а  во второй - дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках,  служит показателем информативности.  Отношение информативности к  информационной ёмкости называется  информационной плотностью документа.  Информационная плотность, как  правило, меньше единицы, так  как в каждом документе содержится  определённое количество бесполезной  информации для данного конкретного  потребителя. Информационная ёмкость  и информативность документа  зависят от многих факторов: от  языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации  и т.п.

 

 

 

2.3 Проблемы поиска  и трансляции документированной  информации

 

 

Важнейшими свойствами документированной  информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная  информация практически не используется в месте своего возникновения  и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как  субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как  процесс, состоящий из различных  стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации [4, с. 45].

В свою очередь, поиск документированной  информации самым тесным образом  связан с проблемой её рассеяния  в пространстве (по множеству источников) и во времени. Эта проблема является весьма актуальной в самых различных  сферах деятельности человека: в науке, в управлении, в образовании и  т.д. По некоторым данным, разработчик  или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на поиск необходимой информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рассредоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую  информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Между  тем, оказывается, существуют определённые закономерности рассеяния информации. Одним из первых на это обстоятельство обратил внимание английский библиограф С.К.Бредфорд (1878-1948). Он предложил модель рассеяния информации, ставшую впоследствии классической:

«Если научные журналы, - писал С.К.Бредфорд, - расположены  в порядке убывания продуктивности статей по данному вопросу, они могут  быть разделены на ядро периодических  изданий, более специально посвящённых  данному вопросу, и несколько  групп или зон, содержащих то же самое  количество статей, что и ядро, когда  числа периодических изданий  в ядре и последующих зонах  будут относиться как 1: n : n²⁴. Иначе говоря, увеличение в арифметической прогрессии количества статей, содержащих информацию по какому-либо вопросу, приводит к возрастанию в геометрической прогрессии массива источников (в данном случае журналов) с такого рода статьями.

Таким образом, в соответствии с этой моделью, увеличение полноты  информации непосредственно связано  с нарастанием трудностей в её поиске.

Большие затруднения вызывает также и поиск документированной  информации, рассеянной во времени. При  этом необходимо учитывать фактор её старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется  в том, что постоянно возникают  всё новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную  информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано  первоочередное обращение именно к  этим источникам [9, с. 192].

Проблема поиска информации, рассеянной во времени, в наибольшей степени разработана применительно  к научной документации. Так, ещё  в 1960 г. учёные Р.Бартон и Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена в определённом интервале  времени. Для научной документации этот интервал равен полупериоду  формирования научных представлений  в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит  от конкретной науки, от определённой её области, научного направления.

В управленческой сфере также  происходит старение документированной  информации, причём, как правило, с  большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной сферы управления - административной, экономической  и т.п. Всё это необходимо учитывать  в практической работе с документами  [11, с. 72].

Передача документированной  информации во времени и в пространстве осуществляется с помощью естественно  возникших либо искусственно созданных  каналов и средств. На ранних этапах развития человеческого общества передача информации происходила в виде знания, ещё не отделённого от субъекта, обладающего этим знанием. Роль своеобразных банков знаний и каналов передачи знаний играли старики, т.е. самые опытные, умудрённые жизнью люди.

С появлением письменности происходит фиксация информации на материальном носителе, т.е. отделение её от субъекта, что позволило и передавать, и  хранить информацию. А начиная  с середины 19 в., информация могла  уже отделяться от материального  носителя, на котором она была зафиксирована, и существовать в виде сигнала, т.е. модулированного физического процесса^.

Однако в процессе передачи документированной информации имеют  место задержки, которые приводят к её старению, а, следовательно, к  снижению ценности. Чаще всего задержки эти происходят в «накопителях» (архивах, запоминающих устройствах  ЭВМ), а также в «каналах связи» (радиоканалах, почтовых ведомствах и  т.п.) [11, с. 74].

Нередко задержка бывает искусственной - с целью получить взамен затраченного времени меньшую вероятность  ошибки, т.е. большую достоверность  информации путём её перепроверки. Таким образом, создаётся определённая избыточность информации, гарантирующая  полноту восприятия. Однако не следует  при этом забывать, что избыточность может легко перейти в сверхизбыточность, поскольку слишком часто повторяемая  информация не воспринимается или по отношению к ней вырабатывается даже негативная психологическая установка. («Повторенье - мать ученья», но до известного предела). В документационном обеспечении  управления сверхизбыточная информация отнимает время у руководителей, снижает эффективность управления [17, с. 46].

Движение документированной  информации во времени и пространстве предполагает наличие источника  и приёмника. Если между ними возникает  информационное напряжение, то появляется информационный (документный) поток. Однако при этом между источником и приёмником информации могут возникнуть информационные барьеры, мешающие оптимальному протеканию информационных процессов.

Что представляют собой информационные барьеры? Каким образом их можно  классифицировать?

В самом общем виде информационные барьеры делятся на объективные, т.е. возникающие и существующие независимо от человека, и субъективные. В свою очередь, последние можно  разделить на:

а) барьеры, создаваемые источником, и

б) барьеры, возникающие за счёт приёмника информации [15, с. 43].

В исследовательской литературе обычно выделяется до десяти и более  информационных барьеров. Наиболее значимыми  из них являются:

1. Пространственные (географические) барьеры. Они возникают вследствие удаления источника и приёмника информации друг от друга в пространстве.