Документирование кадровой деятельности

       Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

      Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

    Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежащим образом заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

     Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

    Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

     Например:

N записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2	3	4
				Открытое акционерное общество "Учалинский рынок"
1	25	03	2009	Принята на должность бухгалтера	Приказ от 25.03.2009 N 19-к

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

    О формулировке записи об увольнении в трудовой книжке по мнению Журавлевой И. В. Журнал "Главная книга. Конференцзал" № 3/2013 http://www.facebook.com/G.kniga

      Запись об увольнении мы начинаем вносить как обычно: в первой графе книжки ставим порядковый номер записи, во второй графе - дату увольнения работника или прекращения трудового договора в связи со смертью работника. А вот по поводу того, как правильно заполнить графу 3, специалисты спорят.

    Традиционно мы привыкли писать "уволен" или "уволена" - именно такая формулировка содержится в Инструкции. Но после появления с 6 октября 2006 года в ТК новой статьи 84.1 некоторые специалисты стали утверждать, что теперь нужно в трудовой книжке писать не "уволен" или "уволена", а "трудовой договор прекращен" или "трудовой договор расторгнут". То есть поскольку в части 5 статьи 84.1 ТК РФ говорится о том, что запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК, а, например, в пункте 3 части первой статьи 77 ТК написано про расторжение трудового договора, значит, и запись в трудовой книжке должна быть соответствующей: "Трудовой договор расторгнут..."

    Мне кажется, что эта точка зрения происходит от недостаточно внимательного прочтения норм Трудового кодекса. В части пятой статьи 84.1 ТК законодатель указал, что в точном соответствии с формулировками ТК запись должна производиться конкретно об основании и причине прекращения трудового договора. То есть в формулировке основания и причины увольнения не должно быть никакой отсебятины, а только то, что содержится в ТК и иных федеральных законах. Однако статья 84.1 вовсе не требует, чтобы мы в трудовой книжке работника делали записи о судьбе трудового договора.

      Что касается понятия "прекращение трудового договора", то это синоним понятия "увольнение работника", одно без другого не бывает. Прекращение трудового договора означает увольнение работника, а увольнение работника означает прекращение договора. Единственное исключение - когда работник умер или признан безвестно отсутствующим или умершим, тогда остается только прекратить трудовой договор, так как увольнять уже некого. Поэтому в Трудовом кодексе понятия "увольнение" и "прекращение трудового договора" употребляются как тождественные, чтобы хоть немного разнообразить тяжелый юридический язык. Возьмем, например, статью 80 ТК: для расторжения трудового договора по собственному желанию нужно написать заявление об увольнении. Кроме того, в статье 66 ТК говорится о внесении в книжку сведений именно об увольнении работника.

     Так вот, поскольку мы все-таки ведем трудовую книжку работника, а не книгу учета трудовых договоров, то и писать в книжке следует о том, что происходит с самим работником, а не с его договором. А сам работник сначала принят на работу, затем переведен, а потом уволен.

      Очевидно, что система записей со словами "принят", "переведен", "уволен", во-первых, более удобна и понятна и, во-вторых, что самое главное, точно соответствует Трудовому кодексу.

 

 

 

 

 

Заключение

   Проделанная работа позволяет сделать следующие выводы.

      Во-первых, раскрыв понятие кадровой документации , мы видим, что кадровая документация - совакупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала, основная ее функция это оформление и закрепление трудовых отношений.

    О важности кадровой  документации свидетельствует, прежде  всего, то, что любой кадровый  документ фиксирует юридически  значимые факты, которые являются  основанием совокупности корреспондирующих  друг другу прав и обязанностей  работника и работодателя. Кроме  того, с помощью некоторых кадровых  документов, используемых в качестве  важных письменных доказательств, работодатель может доказать  свою правоту в суде.

    Изучив общий  состав и виды кадровой документации, можно сделать вывод, что состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации. При этом, необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

     Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя. 
    Во вторых, рассмотрев ведение кадрового делопроизводства на основе трудового законодательства, познакомились с новыми поправками изменении порядка документального оформления трудовых отношений.

     Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

     1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

       2. Факультативные  кадровые документы, которые работодатель  может принимать в рамках локального  нормотворчества, их перечень, порядок  ведения работодатель определяет  самостоятельно. 
      В – третьих рассмотрев правила оформления кадровых документов, мы видим,что одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.

В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

   Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

      Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации.

     Таким образом основной смысл кадровой документации -  в придании большой прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные « правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает  управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

     Итак цель курсовой работы достигнута, задачи решены.

Практическое задание представлено в приложении.

 

                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                          Список литературы

Источники

1. «Трудовой кодекс Российской  Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.11.2011, с изм. от 15.12.2011) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».

2. «Гражданский кодекс  Российской Федерации» (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.12.2011); «Гражданский  кодекс Российской Федерации» (часть  вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011; с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2012); «Гражданский кодекс Российской Федерации» (часть третья) от 26.11.2001 № 146-ФЗ (ред. от 30.06.2008); «Гражданский кодекс Российской Федерации» (часть четвертая) от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. от 08.12.2011) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации» // Справочно-правовая  система «Консультант Плюс».

4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) «О персональных  данных»  // Справочно-правовая система  «Консультант Плюс».

5. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации" Унифицированная система организационно-распорядительной документации. "Требованиям к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года.

6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78.

7. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132);

9. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

     Литература

10. Алимова Н.А. Большой справочник кадровика. / Н.А. Алимова. -М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2007. - 536 с.

11. Андреева В.И. Делопроизводство. /В.И. Андреева Изд.6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

12. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.4-е, испр. и доп. / В.И. Андреева - М.: Интел-Синтез, 2006.

13. Басаков М.И. Документы по персоналу предприятия / М.И. Басаков. - Ростов-н/Д, 2002.

14. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6.30-2003) 100 экзаменационных ответов / М.И. Басаков. - Экспресс-справочник для студентов вузов.М., 2004.

15. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе /А.В. Верховцев - М.: ИНФРА - М, 2003.

16. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ /О.И. Захаркина - Омега-Л, 2007.

17. Кирсанов М.В., Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное  пособие.4-е изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М.: Феникс, 2004.

18. Красавин А.С. Проблемы  документационного обеспечения  управления кадрами / А.С. Красавин // Делопроизводство. - 2000. - №2

19. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник, 3-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф.В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 2006.

20. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

21. Кузнецова Т.В. Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост.М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991 - 271 с.