Документирование кадровой деятельности

     2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»[9;5].

       Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

     1. Документация по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на  должность;

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового  коллектива о приеме на работу.

    2. Документация по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на  другую работу;

- представление о переводе на  другую работу;

- приказ о переводе на другую  работу.

   3. Документация по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

   4. Документация по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении  отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

    5. Документация по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового  коллектива о поощрении.

     6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладная записка о нарушении  трудовой дисциплины;

- объяснительная записка о нарушении  трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного  взыскания;

- протокол общего собрания трудового  коллектива о наложении дисциплинарного  взыскания.

    Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

    1. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового  распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

     2. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

    3. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор.

    4. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу.

    5. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы  и другое) кадровой документации;

- документация по учету рабочего  времени и расчетов с персоналом;

   6. Информационно-справочная документация.

      Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда. 
         Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних). 
Также в разделе 3. 1 «Организация документооборота» «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации».

При этом, необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

 

1.2 Ведение кадрового делопроизводства на основе трудового законодательства

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

• трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);
• прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);
• на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);
• по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);
• обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);
• прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров: №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». 
      Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

     №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы»[6;112]. 
       Анализ норм ТК РФ позволяет сделать следующие общие выводы об изменении порядка документального оформления трудовых отношений:

• Вводится новая формальность в документообороте, связанная с трудовым договором - получить вторую подпись работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя - и подтверждающая, что работник уже получил экземпляр трудового договора (статья 67 ТК РФ).
• Расширен перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению (статья 62 ТК РФ). Теперь в этот перечень включаются и справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.
• Перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, не изменился, но при этом законодатель ввел новую правовую норму. Работодатель теперь наделяется правом не только выписать дубликат испорченной трудовой книжки своему работнику, но и обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, оформить новую трудовую книжку (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).
• Уточнены все случаи, когда заключение срочного трудового договора обязательно (часть 1 статьи 59 ТК РФ) и когда стороны трудового договора могут заключать срочный трудовой договор по соглашению, без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения (часть 2 статьи 59 ТК РФ).
• Уточнен порядок аннулирования трудового договора (статья 61 ТК РФ).
• Уточнен порядок приема и увольнения работника. Теперь приказ о приеме на работу составляется в трехдневный срок со дня фактического начала работы, а не со дня подписания трудового договора, что более верно. В главу 13 ТК РФ, регулирующую прекращение трудового договора, законодателем внесены изменения и дополнения практически во все статьи, кроме того, глава дополнена новой статьей 84.1, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора.
• Более подробно прописан порядок применения дисциплинарных взысканий [1(статья 193 ТК РФ)].
• Работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (статья 66 ТК РФ).
• Расширен круг законодательно закрепленных обязанностей работодателя. Теперь в обязанность работодателя входит знакомить, под роспись, всех работников с «……локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью» (статья 22 ТК РФ).

    Эта норма уточнена также в статье 68 ТК РФ:

«При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

    Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

      Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. 
Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»: 
«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.               Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу. 
       При этом необходимо отметить, что если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели - юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты. 
        В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

• Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
• Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
• При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
• График отпусков (статья 123 ТК РФ);
• Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников [1(статья 212 ТК РФ)].

   Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

     Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

      Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

   1. Федеральный уровень:

- Конституция Российской  Федерации;

- Трудовой кодекс Российской  Федерации;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации»;

- Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых  пенсиях в Российской Федерации»;

- Постановление Правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

- Постановление Минтруда  Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции  по заполнению трудовых книжек»;

- Постановление Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты»;

- «Основные правила работы  архивов организаций», одобренные  решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

- Приказ Главного архивного  управления СССР от 25 мая 1988 года  №33 «Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения»;

- ОКУД;

- Постановлением Госстандарта  Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и  введении в действие государственного  стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);

- ГОСТ Р 51141-98;

- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного  комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

- Приказ Минкультуры Российской  Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти»;

- «Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

- Постановление Госстандарта  Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении  в действие общероссийского классификатора  профессий рабочих, должностей служащих  и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее  ОКПДТР);