Документирование кадровой деятельности

- «Общероссийский классификатор  занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением  Госстандарта Российской Федерации  от 30 декабря 1993 года №298;

- «Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих», утвержденный  Постановлением Минтруда Российской  Федерации от 21 августа 1998 года №37;

- Постановление Минтруда  Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка  применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

- Выпуски Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих (ЕТКС) по различным отраслям  экономики, утверждаемые Минтруда  Российской Федерации;

- Квалификационные требования  к работникам и номенклатуры  специальностей, утверждаемые Министерством  здравоохранения и социального  развития Российской Федерации  в сфере, отнесенной к компетенции  Минздравсоцразвития Российской Федерации.

  2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

  3. Локальные нормативно-правовые акты:

- Правила внутреннего трудового  распорядка;

- Коллективный договор;

- Штатное расписание;

- Положение о должностной инструкции;

- Положение о защите персональных  данных работников;

- Положение по оплате труда;

- Положения о структурных подразделениях и другие.

     Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

   1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). 
К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников[25;89]. 
       2. Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно. 
   Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Правила оформления  кадровых документов

2. 1 Нормативная регламентация документирования приема на работу (оформление заявления о приеме на работу, оформление приказов о приеме, переводе, увольнении)

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу)[23;23].

     К таким  документам относятся:

трудовой договор, заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные карточки формы - Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

   Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта)

    Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работо-дателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

     Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме(см. приложение1). В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.                    Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигры-вает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

         Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

   Понятие трудового договора дает статья 56 ТК РФ: “Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которыми работодатель обязуется предоставить работнику работу об обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник"{25}.

      Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индиви-дуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.        Согласно статье 21 ТК, при заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев".

      Хотелось бы отметить, что обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели[27].

Помимо трудового договора при приеме сотрудника на работу нужно оформить некоторые дополнительные документы. В большинстве организаций с работника требуют заявление о приеме. Сразу скажем, что необходимости в подобном документе нет. Трудовой кодекс не устанавливает его обязательного оформления. В то же время наличие этой бумаги может быть обусловлено правилами внутреннего документооборота конкретной компании. Форма заявления законодательством не закреплена. Поэтому каждое предприятие разрабатывает ее самостоятельно. Данное заявление может выглядеть, например, так:

Генеральному директору 
ЗАО «Салют» Иванову Н.И.  
от Руматова В.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу с 22 ноября 2012 года на должность заведующего отделом сбыта и установить оклад согласно штатному расписанию.

«22» ноября 2013 года

Руматов Руматов В.А.

На основании трудового договора, подписанного сторонами, составляют ряд других документов о приеме сотрудника на работу. Причем до 1 января 2013 года их оформляли по формам, утвержденным Госкомстатом России. После этой даты подобное требование стало не обязательным. Для приема сотрудника на работу документы могут составляться по тем формам, которые разработаны компанией самостоятельно и утверждены ее руководителем. Однако, использовать прежние унифицированные формы проще и удобней. В них уже есть вся необходимая информация[27].

    Прежде всего оформляют приказ о приеме на работу(приложение 2). Это предусмотрено статьей 68 Трудового кодекса. Форма такого приказа утвержде-на Госкомстатом России (пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если компания принимает одного работника, заполняют приказ по форме № Т-1, если двух и более — по форме № Т-1а. В этом документе указывают: должность (специальность, профессию) принимаемого работника, срок его испытания, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода, для замещения временно отсутствующего работника и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в графе «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строку «по» не заполняют. С приказом, подписанным руководителем компании, работника знакомят под роспись. Причем это делают не позднее трех дней с того момента, когда сотрудник приступил к работе [1 (ст. 68 ТК РФ)].

        На основании приказа соответствующая запись вносится в трудовую книжку работника(приложение 3). Кроме того, бухгалтерия (или кадровая служба) компании должна оформить на сотрудника личную карточку по форме № Т-2 и открыть лицевой счет работника (форма № Т-54 — при ручном ведении кадрового учета или № Т-54а — при автоматизированном ведении кадрового учета). В личной карточке приводят дополнительную информацию о работнике. Например, его семейное положение, данные воинского учета, сведения об образовании, повышении квалификации и переквалификации. Так что если работник не представил документы, в которых эта информация отражена, то соответствующие графы карточки не заполняют.

     Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8)  и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета прекращения (расторжения) трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.

    По требованию  работника работодатель обязан  выдать ему надлежащим образом  заверенную копию указанного  приказа (распоряжения). В случае, когда  приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора невозможно  довести до сведения работника  или работник отказывается ознакомиться  с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая  запись.

    В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание  прекращения (расторжения) трудового  договора (увольнения)» производится  запись в точном соответствии  с формулировкой действующего  законодательства Российской Федерации  со ссылкой на соответствующую  статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка  на документ, на основании которого  готовится приказ и прекращается  действие трудового договора, с  указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское  заключение, служебная записка, повестка  в военкомат и другие документы).

    При прекращении (расторжении) трудового договора  материально ответственного лица  к приказу (распоряжению) прилагается  документ об отсутствии материальных  претензий к работнику.

    При расторжении  трудового договора по инициативе  работодателя в случаях, определенных  действующим законодательством  РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора  с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

     На основании  приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора  с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), трудовой книжке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Оформление  трудовой книжки

 

       На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу вносится запись в трудовую книжку работника. В случае если трудовой договор заключается работником впервые, то возникает необходимость в оформлении трудовой книжки в данной организации. Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее по тексту - Постановление Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции... ") и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (далее по тексту - Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках"). В соответствии с указанными нормативными актами оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.