Документационное обеспечение управления

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система дает возможность просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, документов еще непросмотренных исполнителем с сортировкой их по срокам, по исполнителям, по видам. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации следует сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителем (полный список или количественные данные);

• справка (отчет) о количестве выполненных исполнителями исходящих документов (списочный или количественно);

• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя к исполнителю);

• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов и т.п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается.

Пример формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

Название подразделения на 00.00.0000

Фамилия исполнителя	Входящий номер	Дата	Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен)	Краткое содержание

Пример формы справки о документах, числящихся за исполнителем

Исполнитель: Петров А. К.

Номер исходящего документа и название корреспондента	Дата	На входящий №	Дата	Краткое содержание	Дело №, дата исполнения
1
2
Всего документов за исполнителем:		Из них исполнено:		В работе:

 

Пример формы справки (отчета) об общем количестве документов, числящихся за исполнителями

Название подразделения с 00.00.0000 по 00.00.0000

 

Фамилия исполнителя	Всего входящих	Из них исполнено	Всего исходящих	Из них исполнено

 

Автоматизированная система контроля исполнения способствует повышению эффективности работы сотрудников предприятия, организации, фирмы.

 

4. Хранение документов  в электронной форме

 

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. В основе классификации используется номинальный признак.

Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и т.п.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной, а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как было описано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовыми или ведомственными).

Особенностью электронного хранения является направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот экономят значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Однако, все преимущества электронного хранения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения документов в электронной форме.