Документационное обеспечение управления

1 – в дело

2 – используется в службе  управления делами в качестве  рабочего

3 – как учетный документ в  архиве

4 – в виде выписок передается  в соответствующие структурные  подразделения

 

 

 

2. Формирование дел 

Формирование дел – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных подразделениях осуществляют лица, ответственные за документацию – служба ДОУ. (маленькие организации – секретарь)

Формирование дела начинается с начала года. Для всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой строки – название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре. После этого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».

Термин «дело», как правило, применяется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, в которых документы связаны последовательным ведением делопроизводства по одному конкретному вопросу (личное дело Иванова И.И.)

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, не связанные последовательным ведением делопроизводства то в заголовке пишется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых формируется дело («Документы о строительстве нового учебного корпуса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка).

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) за который составлены документы, наименование их вида и авторы.

Документы могут группироваться в дела по следующим признакам:

- Номинальному – принадлежность  к одному и тому же виду. (приказы, протоколы)

- предметно-вопросному – основа  это содержание (документы по повышению качества продукции)

- авторскому – документы одного  автора

- корреспондентскому – связаны  с перепиской,

- географическому – территориальное  отличие

- хронологическому – за какой  то определенный период (квартальные  отчеты).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы, не указанные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Документы постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированы в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Сроки, утвержденные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине, не превышающей 4 см. при большом объеме документов, относящихся к одному делу, приводят его деление на тома, части. Ограничений на минимальный объем дел не существует.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТЕМА 5. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

1. Оперативное хранение документов

 

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

 До передачи в архив организации  осуществляется оперативное хранение  дел в структурных подразделениях. Существует два вида оперативного  хранение документов:

• Хранение в процессе их исполнения
• Хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку».

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ.

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заменитель.

По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.

При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заменитель, которая помещается на место выданного дела. Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений разрешается на срок не более одного месяца после истечения указанного срока оно должно быть возвращено на место его хранения.

Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса.

 

 

2. Подготовка документов к архивному хранению

 

Подготовка включает следующие этапы:

1. проведение  экспертизы научной и практической ценности документов – проводит экспертная комиссия по выявлению ценности информации. Часть документов может иметь разовое значение, другие могут использоваться в течение ряда лет, а третьи должны храниться постоянно. Экспертиза ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при пролистном просмотре. В процессе экспертизы выделяют 4 группы дел:

- постоянного хранения

- длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет)

- Временного хранения (до 10 лет)

- Подлежащие уничтожению в связи с истечение срока хранения.

По результатам экспертизы составляют описи дел (в 3-х экз) первой, второй и третьей группы, а также акты уничтожения документов четвертой группы.

2. Оформление дел  и составление описи на дела с постоянным и долговременными сроками хранения.

Оформление дел – может быть полным (дела постоянного и долговременного хранения) или частичным. Полное оформление включает операции

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь

- Нумерацию листов в деле черным графитовым карандашом в верхнем правом углу.

- составление внутренней описи  документов для наиболее ценных  дел

- составление завершительной надписи  дела (отражает наличие повреждений, разрывов, отсутствие отдельных документов)

- подшивку дела в твердую  обложку их картона (с завязками) или переплет

- описание дела – вынесение  необходимых уточнений в реквизит  обложки дела для дальнейшего  хранения и поиска сведений о документах дела.

 

 

ТЕМА 6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Ранее отмечалось, что одной из важнейших составляющих процесса управления, оказывающих значительное влияние на оперативность принятия управляющих решений и их качество, является организация работы с документами. Известно, что надежность управления зависит от достоверности информации, оперативности ее приема-передачи, правильной организации поиска, хранения и использования документов.

В настоящее время в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Отсюда — необходимость четкой постановки работы с документами, т.к. в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства. Системы автоматизированного делопроизводства предоставляют следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование  документов;

2) составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти ПК;

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения  документов;

5) систематизация документов, формирование  дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

 

1. Составление документов

Для составления и редактирования документов существует множество программных средств, которые называются текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Так программы типа Word 2000 или Word 2002 можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документов. Помимо полностью составленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее часто применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компановке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа.

Элементы «Автотекста» могут содержать:

• выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто ссылаться;

• традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в конечной части писем.

Например: Уважаемый (ая) господин (госпожа)!

В ответ на ваше письмо от.........

С уважением...............

Искренне Ваш.............

С глубоким уважением..., и т.д.;

• постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, их почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;

• схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчетов; рекламных писем и т.п.

Программа MS Word осуществляет автоматически проверку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним слова для слова, выделенного курсором.

 

 

2. Автоматизация работы  с документами

Передача и прием внутренних документов в электронном виде может осуществляться с компьютера на компьютер в компьютерной локальной сети, а входящих и исходящих документов — с помощью электронной почты и сети Интернет.

Компьютерная локальная сеть (LAN), объединяющая несколько компьютеров, расположенных внутри организации (фирмы), позволяет руководителю обращаться к документам секретаря, бухгалтера и других специалистов, выводить эти документы на экран, обмениваться информацией с сотрудниками организации.

Если сеть распространяется за пределы организации, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN). Автоматическую обработку поступающей электронной корреспонденции можно осуществлять с помощью программы Outlook Express, указав критерии сортировки документации по различным папкам (автор письма; заголовок документа; адрес отправителя и т.д.).

Все документы организации (входящие, исходящие и внутренние) должны проходить обязательную регистрацию. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние — в день подписания.

Регистрацию документов в крупных организациях с большим документооборотом осуществляет служба ДОУ (централизованная регистрация), в небольших организациях (фирмах) — секретарь или секретарь-референт (децентрализованная регистрация). При этом традиционная регистрация документов вручную заменяется вводом сведений о документах в память ПК.

Регистрационная карточка, выводимая на экране компьютера, аналогична традиционной, однако содержит значительно больше сведений о документе. В регистрационную карточку можно внести следующие сведения: