Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Марта 2014 в 19:13, курс лекций
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. В основе классификации используется номинальный признак.
25 – отметка о заверении копии – верно, наименование должности заверившего копию, расшифровку, дату.
26 – отметка об исполнителе
27 - отметка об исполнении
Издан приказ от 01.08.2003 №8
«О создании Совета директоров»
В дело №01-01
___________ Иванов И.И.
12.09.2003
28 – отметка о поступлении документа в организацию – в правой нижней части документа (в виде штампа о входящей документации)
29 – идентификатор электронной копии документа – имя файла, код оператора, дата, место изготовления документа и т.д.могут быть и другие поисковые данные. Этот реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.
документов
Бланки управленческих документов имеют установленный комплект реквизитов и определенный порядок их расположения.
К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и положения, изложенные в них, являющиеся обязательными для исполнения.
Бланк организационного документа имеет определенный набор реквизитов. Организационные документы проходят процедуру утверждения и согласования со всеми заинтересованными лицами.
Устав – документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Структура устава включает следующие разделы:
- общие положения (задачи и цели организации)
- Организационное единство (структурные
подразделения и их
- Регламент деятельности (сведения о формах управления, правах и обязанностях должностных лиц)
- Финансово-материальная база (источники финансовых ресурсов) отчетная и ревизионная деятельность
- Порядок ликвидации и
Положение – документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения.
Различают положение об организации и положение о структурных подразделениях.
1). Положение об организации включает: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, контроль, проверка и ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация.
2). Положение о подразделении включает: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.
Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Состав документа: заголовок, дата и место составления, номер, наименование сторон, предмет контракта, условия и сроки, условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов, порядок сдачи и приема выполненных работ, ответственность.
Штатное расписание – документ, содержащий перечень должностей сотрудников предприятий, учреждения; сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы, ответственность за подготовку штатного расписания несет отдел кадров. (см. рис.4)
Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Состав: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность и взаимоотношения.
При разработке должностных инструкций учитываются наименования должностей, предусмотренных общероссийским классификатором профессий рабочих. Должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Должностные инструкции заново утверждаются при:
3. Правила оформления и составления распорядительных документов
К распорядительным документам относят: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным или организациям.
4. Правила составления и оформления справочно-распорядительных документов
Информационно-справочные документы
носят вспомогательный характер по отношению к организационно-
5. Правила составления и оформления документов по персоналу
В соответствии с кодексом законов о труде РФ в организация установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Документация по личному составу – комплекс документов, характеризующих правовую, трудовую, служебную деятельность работников организации.
К таким документам относят:
С 2001 года введены в действие новые унифицированные формы документов:
ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам. Это движение документом называется документооборотом.
Выделяют три группы документов:
Каждая из таких групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Организацией делопроизводства на предприятии в основном занимается управление делами, в обязанности которого входит обработка входящей и исходящей документации, контроль, копировально-множительное отделение, архив и др.
Входящие документы должны пройти экспедиционную обработку, т.е. проверка правильности доставки корреспонденции, ее сохранность и т.д. вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой лично). Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам как правило относятся: поздравительные письма, каталоги, реклама и т.п.
Регистрацию документов осуществляют с помощью регистрационного штампа, содержащего название организации, дату поступления документа и его номер. Нумерация документов ведется в течение года, затем начинается заново. Если корреспонденция не вскрывается, то штамп ставиться на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Используют журналы входящей документации. В журнале существует календарная шкала, позволяющая контролировать сроки исполнения документов.
При рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факты:
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе заносятся в журнал и ставятся на контроль.
Документ с резолюцией передается исполнителю до окончания решения вопроса, и после выполнения, с отметкой о его выполнении и направлении в дело и с копией ответа – передается секретарю для пошивки в дело.
Обработка исходящей документации включает:
Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются им исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают:
Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильного оформления документов и правила работы с ними.
Контроль исполнения включает:
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. Также для осуществления контроля за документами в организации используется компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения документов и выводит на экран номера документов в день, назначенный для проведения по ним контрольных операций.
После выполнения документа он снимается с контроля, о чем делается соответствующая пометка в журнале и на самом документе.
ТЕМА 4. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Номенклатура дел
Систематизация исполненных документов и оформление их в дела служат основой порядка в делопроизводстве организации, обеспечивают быстрый поиск документов и их сохранность.
Дело – совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердой папке и оформленную по определенным правилам. Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.
Номенклатура дел включает в себя перечень всех документов, разрабатываемых в данной организации и поступающих в нее из вне.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей для постоянного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного хранения (до 10 лет).
Номенклатуры бывают:
Проверку и переутверждение типовых и примерных номенклатур дел проводят раз в 10 лет. В каждой организации должны составляются индивидуальные номенклатуры с учетом типовых и примерных. В этом принимают участие все непосредственно касающиеся деятельности с документами и их систематизацией. Всего печатается 4-5 экземпляров номенклатуры дел: