Документационное обеспечение управления

ТЕМА 1. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ. СОСТАВ.

КЛАССИФИКАЦИЯ

 

1. Общие понятие документационного обеспечения управления

 

Документ – материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и в пространстве. Понятие документ многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Систему документирования составляет совокупность взаимосвязаных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Управленческая документация – упорядоченная совокупность документов, состав которой определяется из компетенции и функций предприятия и с учетом установленного на предприятии порядка решения вопросов текущей деятельности.

Под содержанием управленческого документа понимается вся включенная в него информация – текст. Подготовка текста управленческого документа производится с соблюдением общих синтаксических правил на основе:

- унифицированных текстов (форм) документов, входящих в состав унифицированных систем документации;

- типовых нормативных документов;

- текстовых формуляров.

Все документы, функционирующие в организациях, классифицируются:

1. По средствам фиксации –  письменные, графические, фотокинодокументы;

2. По видам деятельности –  организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские и т.д.

3. По месту составления –  внутренние и внешние

4. По срокам исполнения –  срочные, несрочные

5. По происхождению – служебные, личные

Для повышения эффективности функционирования документов в сфере управления установлены единые правила оформления документов и их реквизитов, проведена унификация состава, форм документов, а также процессов работы с ними. Применение готовых унифицированных форм документов позволяет значительно сократить количество их видов на предприятии.

Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и включает в себя следующие этапы:

- определение объекта унификации (отдельные виды документов или  их группы, отражающие функцию или задачу управления);

- анализ текста документов и  обобщение его результатов;

- подготовка унифицированных форм  документов;

- формирование и утверждение  альбома унифицированных форм  документов.

 

2. Организация документационного  обеспечения управления персоналом предприятия

Организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия – это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности работников предприятия, а также деятельности руководящего состава предприятия и службы персонала.

Документация по персоналу – это упорядоченная совокупность документов по персоналу.

 

Классификация документов по управлению персоналом в соответствии с их функциональным назначением

 

Группа документов	Состав
Организационно-правовая документация предприятия	Устав предприятия
	Коллективный договор
	Правила внутреннего трудового распорядка
	Положение о персонале предприятия
	Штатное расписание предприятия
Организационно-правовая документация службы персонала	Политика управления персоналом
	Инструкция об организации управления персоналом
	Положении о службе персонала
	Положение о структурных подразделениях службы персонала
	Должностные инструкции работников службы персонала
	Прочие виды документов по персоналу
Документация по персоналу предприятия	Трудовые договоры с работниками
	Трудовые книжки
	Личные дела работников
	Приказы по персоналу
	Документы по адаптации, мотивации, тренингу, контроллингу персонала

 

 

ТЕМА 2. РЕКВИЗИТЫ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Полный набор реквизитов

Реквизит – это обязательный элемент конкретного вида документа. Количество реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке различных управленческих документов составляет 29.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления.

При оформлении управленческих документов на них проставляются стандартные надписи (подпись, гриф учреждения, визы согласования и др.). эта надписи являются РЕКВИЗИТАМИ и требуют правильного оформлении в соответствии с действующими нормативами, т.к. влияют на юридическую силу документа.

Правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности назначение в управленческом процессе.

Любой документ можно условно разделить на три основные части:

• Заголовочная – реквизиты, располагаемые до текста
• Основная – сюда входят реквизиты «текст» и «приложение»
• Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность находящихся в нем сведений.

 

 

Таблица 1

Общий состав реквизитов

Наименование реквизита	Код реквизита
Государственный герб РФ	01
Герб субъекта РФ	02
Эмблема организации или товарный знак	03
Код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору предприятий и организаций) и ОКОГУ	04
Код формы документа по ОКУД (общероссийскому классификатору управленческой документации)	05
Наименование организации	06
Справочные данные об организации	07
Наименование вида документа	08
Дата документа	09
Регистрационный номер документа	10
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	11
Место составления или издания документа	12
Гриф ограничения доступа к документу	13
Адресат	14
Гриф утверждения документа	15
Резолюция	16
Заголовок к тексту	17
Отметка о контроле	18
Текст документа	19
Отметка о наличии приложения	20
Подпись	21
Гриф согласования документа	22
Визы согласования документа	23
Печать	24
Отметка о заверении копии	25
Обметка об исполнителе	26
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	27
Отметка о поступлении документа в организацию	28
Идентификатор электронной копии документа	29

 

01 – в практике работы коммерческих  служб предприятий не используется, только на документах государственных учреждений

02 – на бланках документов  органов представительной и исполнительной  власти 

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – проставляется в соответствии  с общероссийским классификатором  предприятий и организаций (ОКПО). Это код автора документа. Наличие  кода сокращает количество возможных  ошибок, возникающих при передаче  длинных и трудновоспринимаемых названий документов. Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.

05-

06 – наименование организации (может  быть сокращенным если утверждено  в учредительных документах)

07 – справочные данные об  организации – включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО и ОКОГУ, код по ОКУД, номер счета в банке, адрес электронной почты.

08 – наименование вида документа  – прописными буквами, выделяют  полужирным шрифтом и располагают  в заголовочной части документа  после реквизита наименование организации;

09 - дата документа - реквизит обеспечивает  юридическую силу

10 - регистрационный номер документа  – состоит из номера структурного  подразделения, номера дела по  номенклатуре, и порядкового номера  регистрации, например – 05-07/112

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа – при ответе на запрос в этот реквизит переносятся сведения из поступившего документа

12 – место составления или  издания документа – место  нахождения

13 – гриф ограничения доступа  к документам – три степени секретности - особая важность, совершенно секретно, секретно, существует свой перечень документов входящий в этот состав. Секретные документы могут иметь грифы «для служебного пользования» (ДСП)»Конфиденциально» . реквизиты проставляются без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

14 – адресат – информация, необходимая  для доставки документа. Адрес  корреспондента пишется в такой последовательности: ООО «Адмирал» ул. Победы, д. 1, г. Москва, 121108

15 – гриф утверждения документа  – УТВЕРЖДАЮ

Директор

__________ И. И. Иванов

25.01.2007

Перечень документов с грифом утверждения:

• Акты – проверок, экспертизы, передачи дел и т.д.
• Задания – на проектирование, на строительство, на проведение исследования
• Инструкции – должностные, внутреннего распорядка
• Нормативы – расхода сырья, численности работников
• Отчеты – о производственной деятельности
• Перечни – должностей, типовых документальных материалов
• Планы – производственные, строительные, распределения
• Положения – об организации
• Программы – проведения работ
• Расценки – на производство работ
• Сметы – расходов и доходов
• Стандарты
• Структура и штатная численность
• Тарифные ставки
• Уставы организаций
• Формы (унифицированных документов)
• Штатные расписания

16 – Резолюция – указания  по исполнению данного документа. Реквизит включает Ф.И.О. исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату

17 – Заголовок к тексту –  краткое изложение содержания  текста документа (сокращает время  пи прохождении регистрации)

- приказ о переводе студентов на старшие курсы

18 – Отместка о контроле –  документ поставлен на контроль  с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Обозначается «К», словом или штампом «Контроль» располагается на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».

19 – текст документа – Существуют общие  требования к тексам служебных документов:

• краткость и точность изложения информации
• объективность и достоверность информации
• соблюдение определенной структуры текста
• широкое использование унифицированных форм представления текстов
• все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными
• тексты большого объема следует делить на разделы, пункты
• текст должен отделяться от заголовка 3-мя межстрочными интервалами.

20 – отметка о наличии приложения – располагается под текстом (приложение: на 2л, в 3 экз.)

21 - подпись – должность подписывающего  лица. Его подпись, расшифровку подписи.

22 – Гриф согласования документа -  согласие с содержанием документа. СОГЛАСОВАНО. Должность лица, личная подпись и расшифровка

23 – Визы согласования документа  – для внутреннего согласования  документов и ознакомления с ними. Сюда входит подпись визирующего, расшифровка подписи, дата. Документ визируется исполнителем, ответственными за исполнение, заинтересованными лицами. При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется.

24 – Печать – разделяют: гербовые  и простые. Оттиск печати проставляется  таким образом, чтобы он захватывал  часть наименования должности  лица, подписывающего документ, и  был хорошо читаем. Оттиск печати не ставиться на личной подписи руководителя и ее расшифровке.

Перечень документов, на которые ставят печать:

Акты, Архивные справки, Архивные копии, Доверенности, Договоры, Задания, заключения и отзывы, заявления, исполнительные листы, командировочные удостоверения. Нормы, Образцы, Представления и ходатайства, Письма гарантийные, Поручения, Положения, Реестры, Сметы расходов, соглашения, справки, спецификации, титульные списки, удостоверения уставы организации, штатные расписания.