Документ: этимология, эволюция, современная трактовка

- является основой  для составления актов на уничтожение  дел;

- может быть использована  как схема для построения справочной  картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и  конкретные (индивидуальные).

Типовая номенклатура дел:

- является нормативным  документом;

- содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;

- устанавливает типовой  состав дел с единой системой  индексации в отрасли;

- применяется без внесения  изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.

Примерная номенклатура дел:

- устанавливает примерный  состав дел для однородных  по характеру деятельности, но  различных по структуре организаций;

- носит рекомендательный  характер;

- допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.

Типовые и примерные  номенклатуры дел разрабатываются  службами документационного обеспечения  министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.

Типовая и примерная  номенклатуры дел являются методическими  пособиями при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для  организаций, входящих в данную единую сеть.

Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Описи дел

          Через год после завершения  дел в делопроизводстве формируются  описи дел структурных подразделений. Составляются они с применением специальной утвержденной унифицированной формы. 
          В документ вносятся заголовки дел в соответствии с принятой схемой систематизации документов, закрепленной в номенклатуре, а в конце заполняется итоговая запись, ставится подпись составителя и дата. Опись утверждается руководителем структурного подразделения после её согласования с руководителем службы ДОУ и экспертной комиссией подразделения (при ее наличии). 
          Описи составляются по результатам экспертизы ценности документов. При этом учитывается срок их хранения, а также функциональная принадлежность. По срокам хранения документы делят на постоянного и временного хранения (свыше 10 лет).  
Независимо от сроков хранения по функциональной принадлежности выделяют документы по личному составу, описи которых согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и оформляются по унифицированной форме.

10. Экспертиза ценности документа. Экспертная комиссия.

Экспертиза  ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

В настоящее время  экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
• номенклатуры дел.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

• документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений.
• документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
• документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета, личные дела работников.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению  играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный  экземпляр документа плохо сохранился.

Экспертиза  ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная  комиссия

Для организации и  проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и  организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного  учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

На основе Примерного положения должно разрабатываться  индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст  каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В задачи экспертной комиссии входит:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с Основными  правилами работы архивов организаций  главными функциями экспертных комиссий являются :

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
• проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
• описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
• описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
• актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения своих  функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые  также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией  принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают  председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Басаков М. И. Документы  и документооборот в бухгалтерии:  Практич. пособие / М. И. Басаков.- М: ИКЦ «МарТ» 2003.- 384 с.

2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2007. 272 

3. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. -- М.: Наука, 1973. -- 256 с.

4. Зиновьева Н.Б., Саятина НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». -- Краснодар, 1995. -- 58 с.

5. Ильюшенко М.П., Кузнецова  Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. --М.: МГИАИ, 1977. -- 132 с.

6. Кирсанова М. В.  Современное делопроизводство: Учебное  пособие: 2-е изд. испр. / М. В.  Кирсанова.- М.: ИНФРА-М, 2002.- 288 с.

7. Кузнецова Т. В.  Делопроизводство (документация обеспечения  управления) - М.: ЗАО «Бизнес-школа»  Интер-синтез, 1999.- 320 с.

9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знания, 2000. 460 с.

10. Ларьков Н.С. Документоведение. М.: Восток-Запад, 2006. 427 с.

11. Столяров Ю.Н. Классификация  документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. -- М., 1995. -- Сб. 70. -- С. 24--40.

12. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. 1994. Сб. 69. С. 37--57.