Документ: этимология, эволюция, современная трактовка

Из действующих на сегодняшний день законодательных  актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ; 

2. Гражданский кодекс  РФ; 

3. Федеральный закон  «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995; 

4. Федеральный закон  от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об  обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон  «Об информации, информатизации  и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ; 

6. Федеральный закон  «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.; 

7. Федеральный закон  «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21ноября 1996 г.; 

8. Федеральный закон  «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ; 

9. Федеральный закон  от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации; 

10. Закон РФ «О языках  народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.; 

11. Положение «Об Архивном  фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552; 

12. Положение «О порядке  и сроках хранения документов  акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения; 

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; 

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная  система стандартизации РФ. Общие  требования к построению, изложению,  оформлению и содержанию стандартов; 

4. Государственная система  документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения; 

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы  времени на работу по делопроизводственному обслуживанию; 

8. Основные правила работы архивов организации; 

9. Нормы времени на  работы по автоматизированной  архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93; 

11. Перечень типовых  документов, образующихся в деятельности  госкомитетов, министерств, ведомств  и других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием сроков хранения; 

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский  кодекс РФ, который устанавливает  виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется  не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться  Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования. 
Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

- Закон Российской  Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»; 

- Указ Президента Российской  федерации от 30 ноября 1995 г. №  1203 «Об утверждении перечня сведений  отнесенных к государственной  тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.); 

- Указ Президента Российской  Федерации от 6 марта 1997 г. №  188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; 

- Постановление Правительства  РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые  не могут составлять коммерческую тайну»; 

- Постановление Правительства  Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

 

8. Документооборот предприятия: его формы, этапы.

 

Согласно статье 2 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Согласно статье 1 Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов" документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

Для грамотной организации работы сначала нужно решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

В соответствии с Федеральным  законом "О бухгалтерском учете", первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет. Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений с контрагентами следует  помнить о предусмотренных гражданским  законодательством формах договоров. В соответствии со статьей 158 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), сделки совершаются устно  или в письменной форме (простой или нотариальной).

В соответствии со статьей 161 ГК РФ должны совершаться в простой  письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

- сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

- сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Следовательно, форма  гражданских договорных отношений  законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой обязательно  в силу закона, компании предстоит  определить "бумажный" объем, необходимый  для повседневной деятельности. Здесь  можно выделить:

- документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

- документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные.

Документооборот - это  движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и  подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

В технологической цепочке  обработки документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- информационно - справочная работа;

- направление на исполнение;

- исполнение документов;

- контроль исполнения;

- отправка документов по адресатам;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой;

- хранение и использование документов в текущей деятельности;

- подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации  делятся на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения), предложения, заявления и жалобы граждан.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные, объяснительные записки), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.  Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: традиционная (журнальная, карточная) и электронная. Более удобной является карточная форма регистрации.

Наиболее рациональной является электронная регистрация  документов. Она позволяет осуществлять наиболее быстрый поиск нужной информации, получить статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно и состоит из следующих этапов:

- составление чернового документа;

- подготовка чернового документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа (его подписание, утверждение, проставление печати).

Получив документ к отправке, проверяют правильность оформления. Если документ оформлен неправильно или представлен не полностью он отправляется исполнителю для доработки.

Документы, переданные для  отправки должны быть отправлены в  день их подписания или не позднее  следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного  документа подшивается в дело.

Внутренние документы  во время их подготовки проходят этапы  исходящих документов, а во время  исполнения (использования) - входящих.

Работа с внутренними  документами начинается с составления  проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, исправления черновика, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа  является его визирование составителем. Руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юристконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование.

При регистрации внутреннему  документу присваивают только порядковый номер и в пределах регистрируемой группы.

Дальнейшая работа с  внутренними документами с этого  момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами. Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

 

9. Номенклатура  дел: назначение и виды. Описи  дел. Сводная номенклатура дел.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение  номенклатуры дел:

- распределение исполненных  документов в дела;

- систематизация и  учет дел;

- закрепление индексов  дел;

- установление сроков  хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения;

- используется как  основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;