Документ: этимология, эволюция, современная трактовка

Министерство образования  Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Пензенский  государственный университет»

Факультет «Экономика и  управление»

Кафедра «Информационное обеспечение управления и производства»

 

 

 

 

 

 

ЗАЧЕТНАЯ РАБОТА

по дисциплине

 «Документирование управленческой деятельности»

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

гр.10ЭЭ1 Карамнова К.Е.

             Проверил: доцент,

Вдовикин А.И.

 

 

 

 

 

 

г. Пенза, 2013

Содержание

 

1. Документ: этимология, эволюция, современная трактовка…………………3

2. Классификация современных  документов……………………………………5

3. Документирование - важная  функция управления. Соотношение  делопроизводства и ДОУ. Служба  ДОУ………………………………………...8

4. Реквизиты документов. Бланки служебных документов…………………..13

5. Архипелаг документов………………………………………………………..23

6. Унификация и стандартизация документов…………………………………26

7. Нормативно-законодательная  база ДОУ…………………………………….28

8. Документооборот предприятия, его формы и этапы……………………….33

9. Номенклатура дел:  назначение и виды. Описи дел.  Сводная номенклатура…………………………………………………………………….37

10. Экспертиза ценности  документов. Экспертная комиссия………………...40

Список использованной литературы…………………………………………...45

Приложения……………………………………………………………………...46

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Документ: этимология, эволюция, современная трактовка.

 

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления  были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п.

Предметные способы  общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении  понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между  тем сам этот термин в течение  длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно  изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил  определённость ещё один важнейший  аспект документа - исторический, т.е. его  значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое  стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством  материи, первичным по отношению  к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия.

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

 

2. Классификация  современных документов.

Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам  фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие  группы: 
• письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов; 
• графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п.

        Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве; 
• фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.  
• фонодокументы — фонограмма — новое прогрессирующее средство фиксации.

По видам  деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы: 
• организационно-распорядительные - имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета. 
• по финансово-расчетным операциям - составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. 
• по снабжению и сбыту  - составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

По месту  составления документы подразделяются на: 
• внутренние, составленные работниками данного предприятия; 
• внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По содержанию документы делятся на: 
• простые, содержание которых посвящено одному вопросу; 
• сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

По форме  документы бывают: 
• индивидуальные — содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; 
• трафаретные — часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); 
• типовые — созданные для группы однородных предприятий, например правила внутреннего трудового распорядка.

По срокам исполнения документы подразделяются на: 
• срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом; 
• несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки — для телеграмм и три-пять дней — для корреспонденции.

По происхождению  документы принято делить на: 
• служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников; 
• личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы могут быть представлены в виде: 
• подлинников - это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный; 
• копий - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом; 
• выписок - Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью; 
• дубликатов - вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат подписывают те же должностные лица, но это не обязательно. Слово «Дубликат» пишется вверху справ.

По юридической  силе документы классифицируются на: 
• подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).; 
• подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

По степени  обязательности документы подразделяются на: 
• директивные; 
• информационные.

По ограничению  доступа к документу с целью защиты информации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на: 
• для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию; 
• конфиденциальные (коммерческая тайна) — ими может пользоваться ограниченный круг лиц; 
• секретные — документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ); 
• совершенно секретные — документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

Распорядительные документы

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов являются: 
• акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными комитетами РФ и другими органами исполнительной власти; 
• акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая принятие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (республик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также территориальных образований); 
• правовые акты организаций, направленные на осуществление их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией.

Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.

3. Документирование - важная функция управления. Соотношение делопроизводства и ДОУ. Служба документационного обеспечении управления.

Согласно с Положением системного подхода любая организация, форма, предприятие могут быть идентифицированы как система антропогенная, т.е. созданная  человеком.

Такие системы всегда находятся в развитии. У каждой из них своя целевая функция, свои входы и выходы. Такие системы по определению должны управляться.

Для этого должно быть организовано  «кольцо управления», т.е. передача информации с выхода системы  на его входы с учётом ограничений  в виде эталонов, ГОСТов, технических  условий.

Управленческая деятельность присуща всем антропогенным системам.

Документирование управленческой деятельности – это запись информации, необходимая для управления по установленной  форме, т.е. создание документов согласно нормативным актам.

ФЗ №149 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

«Документирование является обязательным условием включения информации системы в информационные ресурсы  региона, государства, планеты».

Документирование осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов.

Делопроизводство - важная функция управления.

Делопроизводство - документирование деятельности системы на основе НОТ (научная организация труда) с применением современной техники.

Делопроизводство - комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел и подготовке их к сдаче в архив.