Документ: этимология, эволюция, современная трактовка

21. Отметка о наличии приложения. Указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

22 Подпись. Документ подписывают руководящие работники предприятия или другие должностные лица в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством и правовыми актами. Реквизит состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности пишут от 0-й позиции табуляции, расшифровку подписи от 6-й позиции табуляции. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина одной строки должна быть не более 73 мм, расшифровку подписи в этом случае делают по последней строке.

Если должностное лицо, чья должность указана на документе, отсутствует, то документ подписывает  его заместитель или исполняющий  обязанности. При этом обязательно указывают фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Допускается внесение исправлений рукописным или машинописным способом. Не допускается подписывать документ, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Подпись нельзя отрывать от текста документа и переносить на другую страницу. Если на листе не хватает места для подписи, то на следующую страницу переносят  как минимум две строки текста или отметку о наличии приложения (если она есть) и после этого оформляют подпись.

23. Гриф согласования. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его подписи, ее расшифровки и даты согласования. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина строки не более 73 мм.

При согласовании с двумя  должностными лицами, имеющими должности  одного уровня, первый гриф согласования оформляют от 0-й позиции табуляции, а второй от 5-й позиции табуляции.

Документ может согласовываться с коллегиальным органом или с помощью письма, тогда реквизит оформляют следующим образом:

24. Визы согласования. Реквизит содержит наименование должности лица, c которым согласовывали текст документа, его подпись, ее расшифровку и дату визирования. Если документ содержит несколько виз, то первую оформляют от 0-й позиции табуляции, а вторую от 5-й, третью визу оформляют аналогично первой и так далее.

25. Оттиск печати. При заверении документа или его копии печать ставят таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ:

26. Отметка о заверении копии. Реквизит состоит из заверительной записи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения, расшифровку подписи пишут от 6-й позиции табуляции:

На копии документа на верхнем  поле от 7-й позиции табуляции  пишут слово «Копия». Если копия  выдается на руки заинтересованному  лицу или посылается в другую организацию, то ее заверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе документа. Реквизит оформляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит содержит инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит оформляют от руки. Пишут фразу «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, затем указывают краткие сведения об исполнении документа, ставят подпись или  указывают фамилию исполнителя и дату подшивки документа в дело.

29. Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит оформляют от руки или ставят специальный штамп. Реквизит содержит краткое наименование организации, входящий номер документа, дату его поступления.

30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит должен содержать имя файла, а также другие поисковые данные, необходимые для поиска документа, которые устанавливает сама организация.

Бланки  служебных документов.

         1. Служебные документы управления должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 
          2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 
         3. Состав видов и формы бланков, применяемых в Управлении, утверждаются Начальником Управления. 
         В Управлении применяются следующие бланки: 
          -бланки писем;

-бланки распорядительных документов. 
          При переписке между отделами Управления бланки не используются. 
         4. Для подготовки писем в Управлении используются:

-номерные угловые бланки с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; 
-безномерные угловые бланки с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 
          Номерной бланк письма с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – номерной бланк) применяется при подготовке документов, направляемых: 
-Президенту Российской Федерации; 
-Председателю Правительства Российской Федерации; 
-Председателю Конституционного Суда Российской Федерации; 
-Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; 
-Председателю Верховного Суда Российской Федерации; 
-Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; 
-Полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе; 
-Министрам Российской Федерации; 
-Губернатору  области; 
-Генеральному директору Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; 
-Гражданам. 
         В остальных случаях применяется безномерной бланк письма Управления с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 
         5. Номерные бланки являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление номерных бланков осуществляется через отдел капитального строительства, эксплуатации зданий, материально-технического обеспечения судов. 
         6. Номерные бланки подлежат обязательному учету. Учет номерных бланков ведется в специальном журнале. Номерные бланки хранятся в приемной Управления, подлежат строгому учету и должны использоваться строго по назначению. Ответственность за учет и хранение номерных бланков, а также за их выдачу отделам Управления возлагается на Специалиста, ответственного за ведение делопроизводства. Номерные бланки выдаются работникам отделов, только под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Начальники отделов Управления организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных номерных бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием. 
         7. Уничтожение бланков производится по акту. 
Об уничтожении бланков строгой отчетности в учетных формах делаются соответствующие отметки. 
         8. В случае обнаружения утраты номерных бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются начальнику Управления. 
        9. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без номерного бланка и должны иметь одну дату. 
         10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению начальника Управления. Соответствующие предложения вносятся заместителями начальника Управления или начальниками отделов вместе с образцами предлагаемых бланков.

 

 

 

 

 

         5. «Архипелаг» основных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационные документы:

1. Устав;

2. Положение об организации;

3. Учредительный договор;

4. Положение о структурном  подразделении;

5. Положение о коллегиальных  и совещательных органах;

6. Структура и штатная  численность;

7. Штатное расписание;

8. Инструкции по конкретным  видам деятельности;

9. Должностная инструкция;

10. Положение о персонале  или правила внутреннего распорядка.

 Распорядительные документы:

1. Приказы по основной  деятельности;

2. Приказы по личному  составу;

3. Распоряжения для разрешения оперативных вопросов;

4. постановления и  решения для коллегиальных органов;

5. Указания.

Информационно-справочные документы:

1. Служебные письма, гарантийные  письма, рекламация;

2. Записки;

3. Справки;

4. Акты приема, передачи  дел; несчастного случая;

5. Оферта - письмо-предложение;

6. Электронный документ;

7. ЭЦП(Электронно-цифровая  подпись).

Документы по кадровому обеспечению:

1.  Автобиография;

2. Анкета;

3. Характеристика;

4. Рекомендательное письмо;

5. Резюме;

6. Трудовой договор;

7. Контракт;

8. Личная карточка;

9. Приказы (о приёме, об увольнении, о переводе, о командировании, о предоставлении отпуска);

10. Журналы учёта командировальных;

11. Акты (об отсутствии на рабочем месте, об отказе отдачи объяснения об отсутствии).

Документы службы ДОУ:

1. Журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (для регистрируемых);

2. Учетно-контрольные карточки;

3.  Дела;

4.  Описи дел;

5.  Номенклатура дел;

6.  Архивная справка;

7.  Электронные документы.

Документы по оплате труда:

1.  Табель учёта рабочего времени;

2.  Расчетная ведомость;

3.  Платежная ведомость;

4.  Лицевой счет.

Договоры:

1.  Договор аренды помещений;

2.  Договор аренды транспортного средства;

3.  Договор поручения;

4.  Договор поставки;

5.  Договор о полной материальной ответственности.

Доверенности:

1.  Служебные (на получение материальных ценностей);

2.  Личные (на управление имуществом, транспортным средством, на получение заработной платы).

Документы учета средств и материалов:

1.  Карточки учёта;

2.  Накладные;

3.  Акты (о приеме и передаче основных средств, о списании транспортных средств).

Иски  и исковые заявления:

1.  Исковое заявление о возмещении ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей;

2.  Исковое заявление о возмещении вреда, причиненного работнику;

3.  Исковое заявление о восстановлении на работе и оплате за время вынужденного прогула.

Документы о сохранении коммерческой тайны (КТ) и конфиденциальной информации (КИ):

1.  Перечень сведений, которые могут составлять КТ и КИ;

2.  Перечень сведений, которые не могут засекречиваться;

3.Обязательство о неразглашении КТ и КИ.

 

6. Унификация  и стандартизация документов

 

Унификация  и стандартизация документов – это современный путь к совершенствованию документов.

Для улучшения количества документов в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения и уменьшения трудовых затрат на документирование и для достижения единообразия информационных баз разрабатываются УСД(унифицированные системы документации).

 Сегодня их в  России 9:

1. УСОРД (Унифицированные системы организационно-распорядительной документации).

2. Унифицированные системы первичной учетной документации.

3. Унифицированные системы банковской документации.

4. Унифицированные системы финансовой, учётной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций и учреждений.

5. Унифицированные системы учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия.

6. Унифицированные системы отчетно-статистической документации.

7. Унифицированные системы документаций по труду.

8. Унифицированные системы Пенсионного фонда РФ.

9. Унифицированные системы внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных  документов.

Стандартизация  в области ДОУ означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к исполнению всех организаций и предприятий с любой формой собственности.

Эти требования изложены в ГОСТ Р6.30-2003.

Применение стандартов повышает культуру управленческой деятельности и обеспечивает  эффективное применение современных технических средств в управленческом труде.

Унификация и  стандартизация служебных документов дает возможность составлять типовые  или трансфертные тексты для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся  информацию.

В этих случаях  повторяющаяся часть текста выносится  в трансферт, а для информации индивидуального применения оставляются  отдельные строки (мед. справки, договоры).

 

7. Нормативная законодательная база ДОУ

 

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.  
Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты  Российской Федерации в сфере информации и документации; 

2. Постановления и  распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов,  служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне; 

3. Государственная система  документационного обеспечения  управления;

4. Правовые акты органов  правительственной и исполнительной  власти субъектов РФ и их  территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ; 

5. Правовые акты нормативного  и инструктивного характера, методические  документы по ДОУ различных организаций; 

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации; 

8. Общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной информации; 

9. Нормативные документы  по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ; 

10. Нормативные документы  по организации архивного хранения  документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления. 

До недавнего времени  государственное регулирование  делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации  по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией  в Российской федерации, включая  работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.