Деятельность секретаря в приемной руководителя

 

Деятельность  секретаря в приемной руководителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Организация рабочего места и рабочего времени секретаря………………...6

2. Работа с посетителями в приемной……………………………………….....11

3. Ведение деловых бесед……………………………………………………….18

Заключение……………………………………………………………………….21

Список использованной литературы…………………………………………...23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь  руководителя с подчиненными и внешним  миром. Способность ориентироваться  в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и  даже всего учреждения.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" ¹. Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря ². Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества³.

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.

За последние годы профессия  секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель данной работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

Изучение теоретических  источников по данному вопросу;

Рассмотрение практического  приложения вопроса;

Анализ эффективности  деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это  профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по документационному  обеспечению управления;

- функции по так называемому  бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному  обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением  служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей ⁴.

          К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники ⁵.

Приемная – это центр  работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность  работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При  выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели  и оборудованию;

2) расстановку мебели  и оборудования;

3) потребность - в отдельных  случаях - особых условий;

4) возможность установки  вспомогательного оборудования ⁶.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению  рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда⁷.

 

Рассмотрим вариант  организации рабочего места секретаря  на примере образовательного учреждения (ОУ).

 

Приемная находится непосредственно  перед кабинетом руководителя. Рабочее  место секретаря в приемной находится  слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано  компьютером, монитор которого имеет  плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных  подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на правоведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта  современной российской фирмы имеет  свою специфику⁸:

- большое разнообразие  задач со значительными различиями  в них по степени сложности,  важности и т. д.;

- весьма насыщенный рабочий  день;

- необходимость выполнять  параллельно несколько работ;

- постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

- особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т.  п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных  продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют  в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников⁹.

 

План рабочего дня секретаря (на примере ОУ).

         

          8:30- приход на работу

8:45-просмотр входящей корреспонденции

9:00-оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10:00- работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12:00-отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

13:00-обеденный перерыв

14:00-работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16:00-проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение дня – ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17:30-завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь  придерживается для рационального  использования своего рабочего времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Работа с посетителями в приемной

 

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего, следует  позаботиться о приемной, которая  должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить  посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Организация приема зависит  от категории посетителей ¹⁰:

1 сотрудников своей организации;

2 сотрудников других организаций:  по предварительной договоренности; прибывших внезапно.

3 посетителей поличным  вопросам.

Во всех случаях секретарь, прежде всего, приветливо здоровается  с вошедшим.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана  его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных сотрудников  организации по текущим вопросам желательно иметь установленные  часы и дни, что является основой  рационального планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать¹¹:

♦ фамилию, имя, отчество;

♦ организацию, которую он представляет, и его должность;

♦ по какому вопросу;

♦ было ли назначено время  приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему  свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.