Если письмо-предложение направляется
адресату впервые, оно содержит
не только собственно предложение,
но и информацию об организации-авторе,
что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным
письмом.
9. Рекламное письмо
Рекламные письма пропагандируют
деятельность организаций, выпускаемую
ими продукцию или оказываемые
услуги.
Рекламные письма содержат подробное описание товаров и услуг
с указанием их цены, а также телефона,
адреса, в том числе электронного, и web-сайта
организации.
Письмо-предложение
Пример:
10. Письмо-напоминание
Письмо-напоминание используется
в случаях, когда организация-партнер
не выполняет взятые на себя
обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей:
- ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия;
- просьбы выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
«Напоминаем Вам...»;
«Вторично напоминаем
Вам...»;
«Обращаем Ваше внимание
на то, что...»;
«Ставим Вас в известность,
что...».
Письмо-напоминание может заканчиваться
указанием на санкции, к которым
вынуждена будет прибегнуть организация
– автор письма, если адресат
не выполнит взятые на себя
обязательства, например: «В случае невыполнения взятых
на себя обязательств Вам будут предъявлены
штрафные санкции» и
т. п.
Письмо-напоминание
Пример:
11. Письмо-требование
Письмо-требование призвано заставить
адресата выполнить взятые на
себя обязательства в условиях,
когда имеются серьезные нарушения
ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, письма сложной
структуры. В них обязательно излагаются условия
заключенных договоренностей со ссылкой
на конкретные документы, излагается существо
сложившейся ситуации, формулируется
требование о необходимости выполнения
обязательств и угрозы в адрес корреспондента,
если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях
могут быть: «Требуем выполнить взятые на
себя обязательства...»; «Срочно требуем
выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...»;
«Требуем незамедлительно выполнить...» и т. п.
Угрозы в адрес корреспондента
могут формулироваться следующим
образом: «В противном случае дело будет передано
в Арбитражный суд»; «В противном случае
Вам будут предъявлены штрафные санкции...»;
«В противном случае мы не несем ответственности
за последствия...» и т. п.
К письмам-требованиям относятся
также рекламационные (претензионные) письма в которых организации
требуют возмещения убытков, нанесенных
из-за невыполнения или нарушения условий
договора другой стороной (контрагентом).
Рекламация должна иметь копии документов,
как правило, актов подтверждающих такие
факты. Оформляются подобные копии в виде
приложения к основному документу (рекламации).
Письмо-требование
Пример:
12. Письмо-заявка
Письмо-заявка составляется если
организация желает принять участие
в мероприятиях или получить
услуги, предоставляемые другой
организацией. В коммерческой
деятельности, связанной с торговлей
товарами или услугами, заявка
может использоваться и как
первичный документ, на основании
которого проводится предварительное
рассмотрение вопроса, оформление
заказа или составление договора.
Особую разновидность заявок
составляют документы, представляемые
в органы исполнительной власти
и организации их подчинения
в целях регистрации каких-либо
прав, получения разрешений и
т. п.
Заявка может составляться по
унифицированной форме или с
учетом требований, сформулированных
организацией, предлагающей услуги.
Составление такой заявки –
это заполнение трафаретной или
анкетной формы, предложенной заинтересованной
стороной.
Если заявка составляется в
свободной форме, в нее включается
только та информация, которая
существенна для автора письма.
Поскольку письмо-заявка – это
фактически просьба выполнить
какую-либо работу, оказать услуги,
включить в состав участников
какого-либо мероприятия и т.п.,
то в тексте заявки, как правило,
используются те же языковые
обороты, что и в письмах-просьбах: «Просим
Вас включить в состав группы для участия
в выездном семинаре-практикуме...», «Просим
Вас предусмотреть участие двух представителей
нашей фирмы в конференции...», «Просим
Вас зарегистрировать в качестве участников
фестиваля…» и т. п.
В зависимости от ситуации
в текст письма-заявки включаются
дополнительные сведения, касающиеся
участников мероприятия, предмета
заявки, условий выполнения работ
или участия в проводимых мероприятиях
и т. д. Например, если составляется
заявка на участие в каком-либо
мероприятии (семинаре, конференции, фестивале,
ярмарке и т. п.), указываются
следующие сведения:
- название мероприятия;
- дата его проведения;
- форма участия (докладчик, слушатель, участник и т. п.);
- фамилия, имя и отчество участника (участников);
- место работы, должность;
- почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
- потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на
оказание какого-либо вида услуг,
указываются все существенные
стороны предмета заявки и
все необходимые данные об
авторе заявке, помимо тех, что
содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать и
гарантию оплаты услуг или
участия в мероприятии, о котором
идет речь. В этом случае авторы,
как правило, так и пишут на
самом письме – гарантийная заявка.
Письмо-заявка
Пример:
Гарантийные письма содержат
просьбу (заявку) выполнить что-либо,
обязательства или подтверждение
оплаты работ, услуг, аренды, сроков
поставки, качества и сроков выполнения
работ и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба
в адрес корреспондента и юридически значимая
формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.)
гарантируем».
Эта фраза является юридически значимым
компонентом текста. Если в письме гарантируется
произвести оплату, автор сообщает свои
банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются
двумя лицами: руководителем организации
и главным бухгалтером, а также
удостоверяются печатью организации.
Гарантийные письма
Гарантийное письмо
Пример:
Сопроводительные письма используются
для отправки документов, не имеющих
адресной части. В некоторых случаях
сопроводительные письма составляются,
когда направляемый адресату
основной документ требует дополнительного
пояснения. В сопроводительном письме
указывается, с какой целью направляется
основной документ, что с ним
необходимо сделать и в какие
сроки.
Текст сопроводительного письма начинается словами:
«Представляем Вам...» (в
вышестоящую организацию);
«Направляем Вам...» (в подведомственную
организацию);
«Высылаем Вам...» (в стороннюю
организацию).
Одновременно с этим может
содержаться дополнительная информация,
отражающая характер управленческой
ситуации, в которой осуществляется
деловое общение:
«В соответствии
с предварительной договоренностью высылаем
Вам...»;
«В соответствии с дополнительным
протоколом высылаем Вам...»;
«В подтверждение нашей
договоренности высылаем Вам...» и др.
Текст сопроводительного письма
может содержать просьбы, пояснения,
связанные с теми материалами,
которые составляют приложение
к сопроводительному письму. В
этом случае сначала говорится
о направлении документов, затем
излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного
письма является отметка о
наличии приложения.
Сопроводительные письма
Сопроводительное письмо
Пример:
Письма-благодарности направляются
в организации, должностному лицу
или гражданину с выражением
благодарности за совершенные
действия.
Эта разновидность писем, как
правило, составляется в более
свободной форме, чем другие разновидности
писем.
Ключевыми фразами письма могут
быть следующие выражения:
«Благодарим за оказанную
помощь в...»;
«Выражаем Вам свою
благодарность за...»;
«Позвольте Вас поблагодарить
за...»;
«Позвольте выразить Вам
искреннюю благодарность за...»
и т. п.
Письма-благодарности
Письмо-благодарность
Пример:
Письма-поздравления составляются
в торжественных случаях, связанных
со значительными событиями в
положении должностного лица, организации,
учреждения, предприятия.
Письма-поздравления, как правило,
составляются в свободной форме,
могут быть как небольшими
по объему – одно-два предложения,
так и достаточно развернутыми.
В последнем случае в письме-поздравлении
излагаются основные этапы жизни,
деятельности лица, к которому
обращено поздравление, наиболее
важные его достижения. Если письмо
обращено к организации или
ее структурному подразделению,
в нем излагаются наиболее
важные и значимые достижения
организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются
следующие ключевые фразы:
«Поздравляем Вас в
связи с…»;
«Искренне поздравляем
Вас с...»;
«Примите наши искренние
поздравления в связи с…»;
«Сердечно поздравляем
Вас с...» и т. п.
Письма-поздравления могут оформляться
не только на бланках организации,
но и на специальной бумаге
различной цветовой гаммы, украшенной
орнаментом, водяными знаками, имеющей
большую плотность и т. д.
Письма-поздравления
Письмо-поздравление
Пример: