Деловая переписка и совершенствование навыков делового письма

 

Например:

 

В районе немало сделано для улучшения торговли (не: по улучшению торговли)

 

Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога ИЗ-ЗА, если указывается такая причина, которая связана с поведением, действиями кого-либо,

 

Например:

 

Новое оборудование не установлено из-за нераспорядительности администрации (не: по нераспорядительности администрации)

Исключением являются выражения «по невниманию», «по небрежности», «по недосмотру».

Предлог В обязателен в тех случаях, когда речь идет об объеме, размерах, количестве,

 

Например:

 

Под углом в 40 градусов

Высотой в 80 метров

Размером в 10 – 15 метров

Бригада в 20 человек

 

   Аналогичные словосочетания, но без предлога характерны для других стилей языка.

 

   Предлог благодаря сочетается только с положительной информацией.

 

Предлог СОГЛАСНО управляет дательным падежом, а не родительным:

 

Согласно приказу, согласно  расписанию, согласно вашей просьбе.

8. Ошибки в построении  предложений

 

Не допускается соединять  как однородные члены предложения  причастные и деепричастные обороты  с придаточными предложениями,

 

Например:

 

Неправильно:

 

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются  Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

 

Правильно:

 

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

Неправильно:

 

Правильно:

 

  Направленный на опытные испытания образец КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку.

 

  Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку.

 

   При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо – субъектом действия, и ни в коем случае не с объектом.

Деепричастный оборот может  относиться к инфинитиву в  безличном предложении при условии  отсутствия субъекта.

 

Неправильно:

 

Говоря о городе, он развивается нормально.

 

Правильно:

 

  Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально.

  Говоря о городе, следует  отметить, что он развивается нормально.

  Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

 

Неправильно:

 

  Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

 

Правильно:

 

   Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными или деепричастными оборотами,

 

Например:

 

Вместо:

 

  Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать отделу капитального строительства.

 

Рекомендуется писать:

 

  Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать отделу капитального строительства.

Этикет делового письма

 

  Правила делового этикета логически вытекают из норм делового общения, в основе которых лежит:

 

Вежливое  и  уважительное  отношение к деловому  партнеру;

 

Соблюдение определенной  дистанции между работниками, занимающими  разное служебное положение;

 

Умение говорить  «нет», не обижая  партнера и не  задевая его самолюбия;

 

Терпимость  к  чужому  мнению,  не  совпадающему с  вашим;

 

Умение признавать ошибки, быть самокритичным;

 

Честность   в   деловых   отношениях;

 

Умение  принимать  решения  и способность их выполнять;

 

Умение вести спор, полемику.

 

   Первое и основное правило переписки – не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. В случае задержки извинитесь и объясните её причину.

При подготовке ответа  будьте внимательны к оформлению  реквизита «адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя; если заместитель руководителя – отвечайте ему.

По характеру информации, содержанию и назначению 

 

делятся на

 

Информационные письма

 

Сопроводительные

письма

 

Гарантийные

письма

 

Письма-благодарности

 

Письма-поздравления

 

служебные письма

1. Инструктивное (директивное)  письмо

 

Инструктивные письма исходят  из органов власти и управления  различных уровней подведомственным  организациям и содержат, как  правило, рекомендации, указания, предложения, разъяснения по вопросам законодательных  и иных нормативно-правовых актов, отчетности, налогов, экологии и  другим. В инструктивных письмах  могут дословно приводиться отдельные  положения законодательных и  иных нормативных правовых документов.

 

Информационные письма

2. Письмо-просьба

 

Целью письма-просьбы является  получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное  количество управленческих ситуаций  дают повод для составления  писем-просьб.

Текст письма-просьбы должен содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Просьба, как правило, излагается  с помощью глагола «просить»:

«Просим Вас провести...»;

«Просим Вас предоставить...»;

«Просим Вас сообщить...» и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное  решение вопроса...»;

«Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обращение» и т. п.

В одном письме может содержаться  несколько просьб. В этом случае  используются следующие языковые  обороты:

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)»;

«Одновременно просим  Вас...».

Письмо-просьба

 

Пример:

3. Письмо-запрос

 

Письмо-запрос направляется с  целью получения каких-либо официальных  сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются  так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем  организации или официально уполномоченным  на это должностным лицом.

 

Письмо-запрос

 

Пример:

4. Письмо-ответ

 

Письмо-ответ составляется как  ответ на письмо-просьбу или  письмо-запpoc.

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее  письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от ________№ ______...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

 

Ответ может быть как положительным, так и отрицательным (письмо-отказ).

Отрицательный ответ должен  быть обоснован, нельзя просто  отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно  начинать с обоснования отказа: «В связи с...». Также в письме-отказе рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях и когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-ответ

 

Пример:

5. Письмо-сообщение

 

В письме-сообщении автор информирует  адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный  интерес.

Письмо-сообщение может быть  инициативным или являться ответом  на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Как правило, письма-сообщения небольшого  объема, состоят из одного-двух  предложений.

Текст письма-сообщения может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Сообщаем Вам, что...»;

«Доводим до Вашего  сведения, что...».

 

Письмо-сообщение

 

Пример:

6. Письмо-подтверждение

 

В письме-подтверждении адресат  подтверждает :

• получение сведений, документов или других материалов;
• ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п.;
• какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Направление писем-подтверждений  является обязательной частью  деловых отношений.

Если подтверждается предварительная  договоренность, в тексте письма  следует коротко изложить ее  суть, если подтверждается получение  документов, необходимо назвать  их и т. д. Ключевой языковой  формулой этой разновидности  писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)».

Письмо-подтверждение может заканчиваться  просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-подтверждение

 

Пример:

7. Письмо-извещение

 

Письмо-извещение информирует о  публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях  и т. п.). В зависимости от конкретной  ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь  приложения, где могут быть карта  участника, анкета участника, программа  мероприятия и другие информационные  материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются  по списку, поэтому реквизит «Адресат»  оформляется обобщенно или не  оформляется вообще. Подписываются  письма-извещения руководителем  организации (несколькими руководителями, если мероприятие проводится  совместно несколькими организациями) или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и  проведение мероприятия.

Письмо-извещение может быть  одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть отдельным документом. Письмо-приглашение отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т. п. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый ...!».

Письмо-извещение

 

Пример:

8. Письмо-предложение

 

Письмо-предложение направляется  потенциальному партнеру с предложением  о сотрудничестве в различной  форме. В коммерческой деятельности  используется как коммерческое  предложение (оферта).

Письмо-предложение может быть  направлено одному корреспонденту  или сразу нескольким. Предложение  партнеру может содержать конкретную  детальную информацию, так что  следующим шагом может быть  заключение договора, или общую  информацию, являющуюся фактически  предложением к началу переговоров.