Деловая переписка и совершенствование навыков делового письма

 

   В Департаменте продовольственных ресурсов прошли переговоры  представителей Правительства Москвы с первым секретарем Посольства Румынии, заместителем торгпреда и другими официальными лицами, во время которых стороны подробно обсудили возможности поставки в Москву румынских продовольственных товаров, пользующихся у москвичей большим спросом, в частности… Со своей стороны московские организации подтвердили возможности поставки в Румынию продукции ведущих московских предприятий.

 

       Если в основной части письма описываются какие-либо события, факты излагаются в исторической последовательности – так, как они происходили в действительности.

 

      В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма; высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьбы, предложения, требования, напоминания и др.

 

       В этой же части письма приводятся при необходимости доказательства – аргументы, логически подводящие к заключительной части

Заключение

 

   Просим направить письменную заявку в гостиницу «Россия» с указанием количества необходимых мест и сроков пребывания делегации.

 

       Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

 

      Заключение – это итог рассмотрения темы, которой посвящено письмо

 

   Приглашаем сотрудников вашей организации принять участие в семинаре по антикризисному управлению, проводимом Пензенским институтом экономического развития в январе 2005 года.

 

   Предлагаем провести переговоры по детальному обсуждению условий поставки продовольственных товаров с представителями вашей фирмы в Москве в период с 15 по 30 января 2006 года.

 

Примеры:

Заключение

 

   «просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры, просим предоставить информацию, просим организовать встречу…)

 

       Смысловое ядро заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:

 

   «предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства…)

 

   «представляем», «направляем», «высылаем» - в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение, высылаем для сведения, направляем на отзыв…)

 

   «напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора, напоминаем о необходимости срочного завершения работ…)

 

   «сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что…, сообщаем выводы комиссии по проверке…)

 

  «поздравляем» - в письмах-поздравлениях

 

  «приглашаем» - в письмах-приглашениях

 

   Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы:

 

«не располагаем …»,            «не нуждаемся…», «не считаем  целесообразным…», «не можем обеспечить…» 

Предупреждение

 

       Предупреждение – часть текста, в которой содержится угроза применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.

 

       Предупреждение – обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций.

 

Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами:

 

«в противном случае…»

 

«в случае невыполнения… »

 

«в случае отказа…» и т.п.,

 

   В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

 

   В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в арбитражный суд.

 

Примеры:

Заключительные этикетные  фразы

 

    К заключительным этикетным фразам относятся устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата

 

Сожалеем, что не можем  воспользоваться Вашим предложением.

 

Надеемся на дальнейшее  сотрудничество.

 

Надеемся на развитие  наших отношений на взаимовыгодной  основе.

 

     Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый…», оно должно заканчиваться заключительной этикетной фразой «С уважением», которая печатается на 2 – 3 интервала ниже текста, с абзаца и отделяется от названия должности запятой

 

Примеры:

 

С уважением,

Генеральный директор    личная подпись О.Н.Крылов

Заключительные этикетные  фразы

 

    Обращение и заключительные фразы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная фраза «С уважением».

 

     Формулируя заключительные этикетные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов.

      В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимается демонстрация преувеличенного внимания, подобострастие, уничижение, фамильярность и другие подобные отношения, поэтому нежелательно вводить в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие экспрессивную окраску:

 

К счастью, наши опасения  не подтвердились.

 

Очень рады оказать  Вам услугу.

 

К сожалению, мы поздно  получили Ваше приглашение.

 

Примеры:

 

С наилучшими пожеланиями.

 

Многоуважаемый господин N

 

Глубокоуважаемый господин N

Язык и стиль делового  письма

 

    В служебной переписке используется деловой стиль – особая разновидность русского литературного языка, предназначенный для общения в сфере административного управления.

 

   Специфика делового стиля определяется условиями, в которых протекает письменное деловое общение

 

участники делового общения  – преимущественно юридические  лица;

 

характер и содержание информационных  взаимосвязей организаций достаточно  жестко регламентированы;

 

предметом переписки всегда  является деятельность предприятий;

 

большинство ситуаций, возникающих  в деятельности организаций и  нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным.

 

Эти условия

заключаются

в следующем:

Язык и стиль делового  письма

 

нейтральный тон изложения

 

констатирующе-предписывающий характер  изложения

 

точность и ясность изложения

 

лаконичность

 

широкое использование общепринятых  языковых формул

 

использование терминов

 

применение лексических и графических  сокращений

 

преобладание страдательных конструкций  над действительными

 

ограниченная сочетаемость слов

 

использование конструкций с  последовательным подчинением слов  в родительном или творительном  падеже

 

употребление словосочетаний с  отглагольным существительным вместо  глагола

 

преобладание простых распространенных  предложений

 

употребление сложных рубрицированных  перечислений

Нейтральный тон изложения

 

Констатирующе-предписывающий  характер изложения

 

   Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской.

 

  Служебное письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность должны быть завуалированными.

 

   Эмоциональность служебного письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

 

    Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий

 

Комбинатом производится  обработка, выделка, крашение шкур  крупного рогатого скота.

 

Фирма предлагает продукцию  ведущих европейских фирм.

 

Наниматель отвечает за  вред, причиненный имуществу.

 

Пример:

Точность и ясность  изложения

 

Лаконичность

 

Широкое использование  общепринятых языковых формул

 

  Точность изложения текста обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленностей

 

  Требование краткости заставляет более четко формулировать предмет письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности

 

   Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных, повторяющихся ситуациях.

 

Сообщаем, что в период  с… по…

 

Установлено, что в период  с…по…

 

Сообщаем, что по состоянию  на…

 

Акт подготовлен комиссией  в составе…

 

Направляем Вам согласованный  с…

 

Направляем на рассмотрение  и утверждение…

 

Гарантируем возврат кредита  в сумме… до…

 

Просим Вас изыскать  возможность…

 

Оплату гарантируем. Наши  банковские реквизиты…

 

Претензии по гарантии  следует предъявлять…

 

…в противном случае  Вам будут предъявлены штрафные  санкции…

 

Юридически

значимые

компоненты

текста

Использование терминов

 

  При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату.

 

Если у автора возникает сомнение  по этому поводу, необходимо поступить  одним из следующих способов:

 

1. Дать официальное определение  термина 

 

2. Расшифровать значение термина  словами нейтральной лексики 

 

3. Убрать термин и заменить  его общепонятным словом или  выражением 

 

   Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, один и тот же термин нередко получает новое значение.

 

Термины - синонимы, как правило, различаются  сферой их употребления.

 

 «договор» - «контракт» - «соглашение»

 

   В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре.

   В гражданском – двух- и многосторонние сделки называются договорами.

   Во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт».

   Договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве»).

 

Пример

Применение лексических  и графических сокращений

 

   В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

 

   Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста

 

   Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ.

 

Пример

 

Преобладание страдательных  конструкций над действительными

 

В  русском языке существует  два типа близких по смыслу  глагольных конструкций:

 

- действительный залог: Мы рассмотрели ваши предложения

 

- страдательный залог: Нами рассмотрены ваши предложения

Преобладание страдательных  конструкций над действительными

 

При действительном залоге акцент  ставится на того, кто осуществляет  действие, при страдательном –  на само действие 

 

Проектом предусмотрено  сооружение здания, отвечающего  мировым стандартам

 

Московскими организациями  будет поставлено в Венгрию  электротехническое оборудование

 

Возможность ликвидации  совместного предприятия прорабатывается  Департаментом международных связей

 

Пример:

 

   В деловом стиле предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях независимо от того, кто их произвел.

 

Такая установка еще  более реализуется в безличных  конструкциях.

Ограниченная сочетаемость  слов