Деловая переписка и совершенствование навыков делового письма

Деловая переписка и  совершенствование навыков делового  письма

Деловая переписка занимает  значительное место в документальном  массиве организации, около 80% входящей  и исходящей документации.

 

Виды деловой переписки и  их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

 

Из электронной связи на сегодняшний день самый эффективный метод осуществления деловой переписки – это электронная почта. Телеграммы и телексы в последнее время практически выходят из обихода. Уже начинают терять свою актуальность и факсы.

 

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и другие), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

 

Служебное (деловое) письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

 

 

 

 

«У вас никогда не  будет следующего раза, чтобы  произвести первое впечатление».

Р. Теппер 

автор книги «Как овладеть  искусством делового письма...»

 

Служебные письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны или иметь потенциальный интерес.

 

Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и т.д.

 

Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание и т.д.

 

Деловое письмо – это всегда способ презентации организации.

Бланк письма, конверт, оформление  письма и, наконец, текст способны  произвести благоприятное или  неблагоприятное воздействие на  получателя письма.

Деловое письмо должно быть  безупречным во всех отношениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

       При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

 

письмо оформляется на специальном  бланке письма (формата А4 или  А5 в зависимости от размера  текста письма);

 

 для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу (в письме может рассматриваться два и более вопросов, только если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение);

 

письмо не должно быть большим  по объему – лучше до одной-двух  страниц текста, в исключительных  случаях – до пяти страниц;

 

письмо должно быть составлено  грамотно, аккуратно, без грубых  помарок и исправлений;

 

текст письма должен быть  логичным, последовательным, убедительным  и корректным по форме; не должен  допускать различного толкования; должен иметь достаточную аргументацию  и в необходимых случаях разъясняющие  и дополняющие материалы;

 

факты и события должны излагаться  просто, лаконично, ясно, без сложных  языковых оборотов и понятий;

 

письмо не должно быть сухим, должно заинтересовать адресата, но не должно быть эмоциональным: независимо от содержания письмо  должно излагаться официально-деловым  стилем.

Реквизиты письма:

 

• государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации             или товарный знак;
• код организации;
• ОГРН юридического лица;
• ИНН/КПП;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата (датой письма является дата его подписания);
• регистрационный номер;
• ссылка на дату и номер поступившего документа (если письмо является ответным);
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись (письмо подписывается руководителем в рамках предоставленной ему компетенции);
• отметка об исполнителе;
• отметка о наличии приложений;
• печать (в гарантийных письмах).

пример

 

Композиция письма определяется  его назначением и конкретным  содержанием

 

Переписка – важнейший  элемент делового общения

 

Подготовка деловых писем

 

Композиция текста письма

 

Служебное письмо может состоять  только из одной смысловой  части, быть одноаспектным по  содержанию

 

письмо-просьба без обоснования:

 

             Просим выслать календарный план проведения семинаров по повышению квалификации работников служб персонала на 2-е полугодие 2004 г. с указанием условий и размера оплаты за обучение.

пример

 

Служебное письмо может включать  две, три и более смысловых  частей

 

         Сопроводительное письмо может состоять как из одной части – сообщения о высылке каких-либо материалов, так и из двух частей – сообщения о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать отзыв или заключение до определенного срока

 

      Представляем Вам на рассмотрение и утверждение первую редакцию Типового положения и Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса.

 

Композиция текста письма

 

         Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии

 

      Направляем Вам первую редакцию Типового положения о Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса (1-ая часть – сообщение о высылке документа) и просим дать заключение до 20 ноября 2007 года (2 часть – изложение просьбы).

Простые письма

 

Сложные письма

 

Переписка – важнейший  элемент делового общения

 

   Письма, состоящие из одной - двух смысловых частей, называются простыми

 

   Письма, состоящие из трех и более смысловых частей – сложными

 

Письма

 

      Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в административном и юридическом отношении коллизий.

 

        Сложные письма – в случаях, когда необходимо детально описать управленческую ситуацию, дать ее анализ, изложить различные мнения, обосновать свои выводы и предложения.

      Как минимум, из двух смысловых частей должны состоять письма-отказы: независимо от ситуации, послужившей темой письма, отказ должен быть обоснован

 

Письма

 

Переписка – важнейший  элемент делового общения

 

      Наряду с этим желательно сообщить корреспонденту о том, кто (какая организация или должностное лицо) может решить данный вопрос или каким образом он может быть решен

 

пример

 

      В связи с изданием Указа Президента Российской Федерации о размещении в комплексе зданий Мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному адресу не представляется возможным.

 

      На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.

Переписка – важнейший  элемент делового общения

 

Письма

 

        Служебные письма, как простые, так и сложные, могут начинаться с личного обращения к должностному лицу – адресату письма, а заканчиваться формулой вежливости.

 

Смысловые части сложного письма

 

1. Обращение

 

2. Вступление

 

3. Основное содержание текста  (изложение, описание ситуации)

 

4. Заключение

 

5. Предупреждение

 

6. Заключительные этикетные  формулы

Обращение

 

     Обращение – этикетная формула с выражением уважения должностному лицу – адресату служебного письма

 

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

 

     Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.)

 

Уважаемый господин Королев!

Уважаемая госпожа Смолякова!

 

     Официальный характер носит и формула обращения по фамилии. Обращение по фамилии свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма

Обращение

 

Уважаемый Юрий Михайлович!

Уважаемая Ирина Николаевна!

 

     Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству

 

Уважаемые господа!

 

     При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение

 

           Эта формула обращения свидетельствует о тесных контактах между автором письма и адресатом, поэтому ее следует использовать в переписке между организациями, входящими в одну систему органов власти и управления, а также в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях

 

Уважаемые  коллеги!

 

     При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение

Обращение

 

     В практике ведения переписки за рубежом обращение является обязательным элементом служебного письма, отсутствие обращения свидетельствует о нарушении норм делового этикета.

 

     У нас в стране традиция использования обращения в служебной переписке окончательно не сложилась и обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в том случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

 

     Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них одновременно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.

 

Не следует в служебной переписке  использовать обращение

 

      Его используют только по отношению к близким людям. В официальных отношениях, какими бы тесными они ни были, должна соблюдаться определенная дистанция

 

«Дорогой!...» или «Дорогие!...»

Вступление

 

           Вступление – это формулировка цели письма или объяснение причины его написания

 

Назначение вступительной части  – установить связь между тем, что уже известно корреспонденту, и тем, что автор намерен ему  сообщить 

 

Вступление может содержать

 

Ссылку на документ (нормативный, организационный, распорядительный, договорный  и др.)

 

Констатацию факта, описание  события, сложившейся ситуации

 

    Сбербанком Российской Федерации при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных о клиентах.

 

   В соответствии с планом работы в ноябре 2007 года Контрольным управлением проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности Липовецкого машиностроительного завода.

 

   Администрацией города 12 февраля 2006 года принято решение о перерегистрации малых предприятий, действующих на территории города.

 

Примеры:

Основное содержание письма