Делопроизводство в кадровой службе предприятия

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

VII. Формирование и хранение документов

кадровой службы

 

 

 

Формирование дел – группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и  долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в  начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела –  заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

Сроки хранения документов кадровой службы приведены в Приложении № 13

Формирование  и ведение личных дел. Личное дело сотрудника предприятия – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.

Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:

• анкета;
• автобиография;
• личное заявление о приеме на службу или увольнение;
• копия приказа о приеме на службу или об увольнении;
• контракт;
• заявления сотрудника о перемещениях;
• представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;
• копии приказов о перемещении;
• аттестационные листы;
• выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
• копии наградных листов;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• характеристики с прежнего места работы;
• фотографии.

Все документы личного дела подшиваются  в обложку установленного образца.

Номер, за которым учтено личное дело по книге учета личных дел, целесообразно проставлять  в верхнем левом углу обложки  дела.

В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 4*6 см.

В каждом разделе личного  дела ведется внутренняя опись, в  которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения  документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и  кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

Листы документов, подшитых в дело, нумеруются.

Документы в личном деле рекомендуется располагать в  последовательности, указанной в  каждой части личных дел.

Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела не должны входить документы второстепенного  значения, имеющие временные ( до 10 лет  включительно) сроки хранения. К  таким документам относятся справки  с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• автобиография;
• характеристика-рекомендация;
• результаты медицинского обследования;
• копии документов об образовании;
• копия приказа о приеме на работу;
• дополнение к личному делу;
• карточка поощрений и взысканий;
• внутренняя опись;
• карточка форма № Т-2.

Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми записями, которые содержаться в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения опроса.

При заполнении анкеты используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документы об образовании;
• документы о присвоении ученой степени, ученого звания.

В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у сотрудника. Если сотрудник закончил несколько курсов высшего учебного заведения или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается.

Окончившие три курса  высших учебных заведений относятся  к лицам с неполным высшим образованием. Строка «Специальность по диплому» заполняется только на специалистов с высшим и средним специальным образованием. В этой строке указывается специальность, полученная по окончании высшего или среднего специального учебного заведения. Специальность по образованию записывается только на основании диплома.

Сотрудники, обучающиеся  или обучившиеся в средних специальных учреждениях заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее или неполное среднее образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее специальное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее образование, относятся сотрудники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии. Сотрудники, окончившие профессионально-технические училища, указывают профессию и разряд. Лица, не имеющие профессионально-технического образования, профессию указывают по опыту работы.

В графе «Был ли за границей» указывают полное наименование страны, год и цель пребывания.

В графе «Ваши ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи с указанием родства ( отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находится сотрудник), затем близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником, при этом указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого члена семьи. Если жена имеет фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию. Если ранее работник был женат ( замужем), указываются данные на бывшую жену (мужа). В эту графу могут быть записаны также нетрудоспособные родители жены (мужа), ее (его) братья, сестры, если они проживают совместно с сотрудником, находятся на его полном содержании или получают от него помощь, которая является для них единственным источником к существованию. Родители жены (мужа), проживающие отдельно, в число иждивенцев не записывают независимо от того, состоят ли они на иждивении сотрудника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность сотрудника началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождении на иждивении и т.п. Кроме того, если сотрудник занимал различные должности, следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических и приравненных к ним училищах. При прохождении службы в Вооруженных Силах указываются должность, номер воинской части (учреждения) и округ, в котором она находилась, в случаях перехода из одной воинской части в другую номера этих частей  даты перехода с указанием точных адресов мест службы за последние 15 лет.

Трудовая деятельность записывается в строго хронологическом порядке.

В графе « Какие государственные награды имеете» указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказах о награждении.

В графе « Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение сотрудника к воинской обязанности.

Лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой работы обязано:

• проверять при приеме на службу у граждан пребывающих в запасе военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан подлежащих призыву;
• установить, состоит ли гражданин (гражданка), принимаемый (ая) на службу на воинском учете;
• в случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет [ если он (она) является военнообязанным (ой)], направлять граждан в районный  военный комиссариат.

Анкета подписывается  и заверяется:

• поступающим на работу;
• сотрудником отдела кадров, ответственным за документальное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на работу;
• печатью предприятия.

Автобиография – документ, содержащий описание хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие за период работы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребовано обновленная автобиография, а старая помещается в раздел « Дополнительный материал».

Автобиографии подписями  должностных лиц и печатями не заверяются.

 Копии документов об образовании следует заверять подписью сотрудника отдела кадров и печатью при наличии предъявленного подлинника документа.

Дополнение  к личному делу – документ, в котором фиксируются сведения о работе со ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указываются причина этих перемещений в графе « Причина освобождения» («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).

Данный документ заполняется  отделом кадров после издания  приказа о приеме на работу, должностными лицами не подписывается.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы возникающие  в процессе служебной деятельности сотрудника:

• аттестационные листы оформляются в соответствии с приказами руководителя предприятия;
• представления к перемещению по службе составляются непосредственным руководителем сотрудника, перемещаемого по службе;
• копии (ксерокопии) документов об утверждении в должности;
• другие дополнительные материалы.