Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Приказ по личному составу изданный вышестоящей организацией, объявляется  приказом руководителя предприятия  с указанием даты вступления работника в должность или ухода с нее.

Копии приказов по личному составу  или выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим и рассылаются  в соответствующие структурные  подразделения, а в случае необходимости  в вышестоящую или заинтересованную организацию.

Кроме того отделом кадров предприятия  для издания приказов применяются  типовые межведомственные формы  приказов о приеме на работу (форма  № Т-1), о переводе на другую работу (форма №Т-5), о прекращении трудового  договора (форма № Т-8).Эти приказы заполняются работниками отдела кадров в одном экземпляре на всех принимаемых, переводимых и увольняемых работников в пределах данного предприятия. На работников, применительно к которым издаются приказы вышестоящей организацией (О назначении на должность. Переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), после получения выписки из приказа отдел кадров предприятия заполняет приказ по типовой форме с определением даты вступления в должность, установление оклада и различных надбавок или даты увольнения работника.

Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию  предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении  должности или полного расчета  при увольнении.

Заполненный приказ о приеме на работу одновременно служит направлением на переговоры и пропуском на ознакомление на месте с условиями работы. Руководитель структурного подразделения дает заключение о возможности приема на работу и  указывает условия работы. После прохождения медицинского осмотра приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем, имеющим такое право. Работник отдела кадров проставляет номер приказа и дату. Приказ объявляется работнику под расписку до начала работы с целью проверки им правильности оформления условий заключенного трудового договора и получения его согласия со всеми положениями приказа.

На основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет  личную карточку (форма № Т-2) и  делает запись в трудовой книжке.

Приказ о переводе на другую работу составляется при переводе как по инициативе администрации, так и  по просьбе самого работника, в основном при переводе внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется  его подписью на приказе, которая ставиться после того как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.

Приказ о прекращении трудового  договора заполняется при увольнении работником. На основании данного приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Оценка деятельности  рабочих кадров

 

 

 

Основным методом оценки деятельности работников является аттестация.

Аттестация – определение степени  соответствия уровня квалификации работника квалификации выполняемой им работы.

При проведении аттестации исходят  из следующих основных принципов : законность; равное право граждан на любую  должность в соответствии со способностями  и профессиональной подготовкой  без какой либо дискриминации; профессионализм и компетентность; гласность; экономическая, социальная и правовая защищенность; ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных полномочий.

Оценку квалификационного уровня работника следует осуществлять комплексно и основываться на учете специфики труда той или иной категории работников и достигаемой результативности в работе.

Основными задачами аттестации работников являются:

• определение служебного соответствия работника занимаемой должности;
• выявление перспективы использования потенциальных способностей и возможностей работника;
• стимулирование профессиональной компетенции работника;
• определение направлений повышения квалификаций, профессиональной подготовки или переподготовки работника;
• внесение предложений о перемещении кадров, освобождение работника от должности, а также переводе на более (или менее) квалифицированную работу.

Аттестация работников может носить очередной (регулярный) и внеочередной характер.

Внеочередная аттестация проводится по решению руководителя предприятия.

Подготовка  к проведению аттестации состоит  из следующих этапов:

• разработка и утверждение графиков проведения аттестации;
• определение утверждение состава аттестационных комиссий;
• подготовка необходимых документов на аттестуемых работников;
• утверждение состава экспертных групп.

Проведение аттестации работников включает:

• оценку соответствия квалификационного уровня работника квалификации выполняемой им работы;
• оформление результатов аттестации;
• ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами по его аттестации и принятие соответствующих кадровых решений;
• разработку планов мероприятий по итогам аттестации и осуществление контроля за их выполнением.

Как правило, аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемой должности менее одного года, беременные женщины. Женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком подлежат очередной аттестации не ранее чем через год после выхода их на работу.

Конкретные  сроки, а также график проведения аттестации и состав аттестационной комиссии утверждается директором птицефабрики по согласованию с комитетом профсоюза и доводятся до сведения аттестуемых работников не менее чем за один месяц до начала аттестации.

В графике указываются наименования структурного подразделения, в котором работает аттестуемый; его фамилия, инициалы и должность; дата проведения аттестации и дата сдачи представлений в аттестационную комиссию с указанием ответственных лиц.

В ходе подготовки к аттестации директор птицефабрики издает приказ, в котором  определены сроки проведения аттестации, установлен перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график, формулируются задачи руководителей подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации.

Аттестационная  комиссия утверждается в составе  председателя, его заместителя, секретаря  и членов комиссии. В аттестационную комиссию включается директора птицефабрики, его заместитель по экономике  и финансам, руководители функциональных структурных подразделений, представители профсоюза и кадровой службы.

На  каждого работника, подлежащего  аттестации, не позднее чем за две  недели до начала проведения аттестации представляется служебная характеристика-отзыв, которая подготавливается его непосредственным руководителем. Данный документ содержит всесторонний анализ и оценку личности работника, включая его профессиональные качества, индивидуальные способности, а также результаты работы за прошедший период.

Характеристика составляется на стандартном  листе бумаги в произвольной форме  и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подписи, дату, печать. В текст характеристики включаются следующие сведения о  работнике:

• фамилия, имя, отчество;
• год рождения;
• образование;
• занимаемая должность;
• структурное подразделение;
• стаж работы в организации;
• деловые качества;
• отношение к работе;
• профессиональный рост;
• наличие правительственных наград и поощрений;
• целевое назначение характеристики.

Если характеристика утверждалась на заседании общественной организации, в тексте дается ссылка на номер и дату протокола заседания.

Характеристика подписывается  директором птицефабрики, руководителем  структурного подразделения, председателем  профкома. Ниже ставится дата составления характеристики. Подписи на характеристике заверяются печатью птицефабрики. Копия выданной характеристики помещается в личное дело работника.

При последующей аттестации в комиссию представляется также аттестационный лист предыдущей аттестации. Аттестуемый работник заранее, не менее чем за две недели до начала аттестации, знакомится с подготовленными на него материалами.

Аттестация проводится в присутствии  руководителя структурного подразделения, в котором работает аттестуемый. Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов, в ходе которой выясняются возникающие спорные или неясные вопросы, необходимая дополнительная информация. А также соображения аттестуемого работника и его планы в части совершенствования своей трудовой деятельности и улучшения результатов труда. Члены аттестационной комиссии на своем заседании заслушивают также краткое сообщение руководителя подразделения с оценкой работы аттестуемого, которая отражена в характеристике-отзыве. В ходе заседания комиссии ведется протокол.

При неявке работника на заседание  аттестационной комиссии без уважительной причины комиссия проводит аттестацию в его отсутствие.

По результатам аттестации работника  аттестационная комиссия дает рекомендации по одному из следующих направлений:

• соответствует занимаемой должности;
• соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
• не соответствует занимаемой должности.

Аттестационная комиссия дает также рекомендации по повышению должности, изменению должностного оклада, поощрению за достигнутые работником успехи, включению в резерв на выдвижение.

Оценка деятельности аттестуемого работника и рекомендации комиссии принимаются открытым голосованием. Аттестация и голосование проводятся при наличии не менее 2/3 числа членов утвержденного состава аттестационной комиссии. Результаты голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим занимаемой должности. При аттестации работника, являющегося членом аттестационной комиссии, аттестуемый в голосовании не участвует. Голосование проводится в отсутствии аттестуемого работника.

Результаты аттестации заносятся  в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствующими на голосовании и принявшими участие в голосовании. Аттестационный лист и характеристика-отзыв на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Ведение трудовых  книжек работников ООО «Птицефабрика  Александровская»

 

6.1. Общие положения.

 

 

 

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных  и временных работников, а также на нештатных работников, при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны  предъявить администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица - поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

 

6.2.Правила заполнения  трудовой книжки

 

 

 

В трудовую книжку вносятся следующие  сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• основания прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту  работы на основании документа, подтверждающего  работу по совместительству.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку  после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального  закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.