Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции

 

………………………………………….

 

………………………………….

 

 

 

Введение

 

Тема: «Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции. База исследования: Отдел МВД России по городскому округу Семеновский».

Цель: получить возможность в теоретическом и практическом аспектах более подробно ознакомиться с одной из технологических операций, выполняемой работниками отдела кадров: делопроизводства кадровой службы.

Задачи 

Исследование в Отделе МВД России по г.о. Семеновский:

• Краткой истории и структуры;
• Общей характеристики делопроизводства;
• Нормативной базы;
• Места отдела кадров в учреждении;
• Должностного и численного состава отдела кадров;
• Документов, проходящих через отдел кадров.

Основные  термины и понятия по теме

• Делопроизводство кадровой службы;
• Формирование, ведение и оформление личных дел;
• Систематизация и хранение документов кадровой службы.

Освещенность  темы. Данная тема имеет широкую освещенность в научной и учебной литературе. При написании курсовой работы я ознакомилась с рассмотрением этой темы в учебниках:

• Единая государственная система делопроизводства. Основные положения [Текст]. - М.: Госстандарт России 2004. - С. 23-60.
• Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документации
• Кузнецова Т.В. Делопроизводство [Текст]: Учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л.М Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; Под общ. ред. проф.Т. В. Кузнецовой .- М.: МЦФЭР, 2009. - 408 с.
• Кузнецова Т.В. Методы анализа  результатов обследования организации делопроизводства [Текст] // Делопроизводство, 2008. -  № 4. - С. 19-27.
• Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ [Текст] Секретарское дело, 2009. - № 3. - С. 11 – 15.

1. Теоретическая часть

1. Делопроизводство  кадровой службы

1. Законодательные акты, нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права.

Формирование  информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на её юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется прежде всего безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратится и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе. 
Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск». 
Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нём прежде всего, находим определение базового понятия – «социальное партнёрство». В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ «Сторонами социального партнёрства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством». 

Служба  кадров строит свою работу на основных принципах социального партнёрства, изложенных в ст. 24, таких, как

• равноправие сторон;
• уважение и учет интересов сторон;
• заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;
• соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• полномочность представителей сторон;
• свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;
• добровольность принятия сторонами на себя обязательств;
• реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;
• обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;
• контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;
• ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений. 
Прежде всего отметим, что отдельная статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
• указы Президента Российской Федерации;
• постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
• коллективные договора, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. 
  

2. Плановая  документация:

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

К плановой документации мы относим  также такие документы, как: Структура  и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность  организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие  графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие  графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и  изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.

 

3. Организационно-справочная  документация:

График отпусков – нормативный документ, определяющий порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам организации. Значение этого документа состоит в том, что с его помощью определяется очередность ежегодных оплачиваемых отпусков, согласно внутреннему распорядку, а также информация о планировании отпусков доводится до сведения сотрудников.

График (обычно используется унифицированная форма  Т-7) составляется в каждом структурном  подразделении организации, уполномоченным на это лицом. Его подписывают: руководитель структурного подразделения, работник отдела кадров. Затем согласуется  с выборным представительным органом работников (например, профсоюз) и утверждается руководителем организации (приказ не издается).

Не позднее, чем за две недели, необходимо ознакомить сотрудника с графиком отпусков (образец  уведомления). Если возникла необходимость  перенести ежегодный оплачиваемый отпуск (с согласия сторон), в графике, согласно приказу руководителя, который издается при наличии документально подтвержденных обстоятельств, требующих переноса, делаются соответствующие изменения. Кроме того, при предоставлении отпуска в другой период, необходимы не только приказ о внесении изменений в график отпусков, а также заявление работника на отпуск.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В ТК РФ нет прямого  требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении  Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности. 
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.

Кто должен заниматься составлением штатного расписания? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на ра- 

ботника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной  инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

4. Договорная  документация:

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения  работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнёрства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговорённости в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

Соглашение – правовой акт, устанавливающий  общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между  полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и  работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором  работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника.