Внутренняя управленческая отчетность и ее роль в организации управленческого учета. Использование отчетности на различных уровнях управ

Специальные требования:

1. гибкая, но единообразная структура;
2. понятность и обозримость информации;
3. оптимальная частота представления;
4. пригодность для анализа и оперативного контроля.

Таким образом, система управленческой отчетности – один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возможностей информационной и технической служб, а с другой стороны - получить эти сведения оформленными надлежащим образом, т. е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого  персонала всех уровней необходимой  управленческой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации.

 

 

 

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

 

1. Роль внутренней управленческой отчетности в принятии управленческих решений.

 

Достижение финансово – экономической устойчивости и эффективности функционирования организации во многом зависят от принятой в организации практики управления фирмой, принятии оптимальных, рациональных и правильных управленческих решений. На сегодняшний день это является важнейшей задачей при разработке политики управления организацией.

Современный менеджер должен иметь информацию, помогающую ему  экономически правильно оценить  и в реальном режиме времени отреагировать  на все внешние и внутренние события  периода. Это вопросы развития экономических  процессов во внешней среде, изменения  номенклатуры и объема производства продукции во внутренней среде, структурные  перестройки организации и т.д.

Не возникает сомнений в том, что в современных условиях хозяйствования существенно возрастает роль учета как функции управления, повышаются требования к учетной информации. Важно правильно понимать цели ее получения, а также знать методы ее формирования.

Как показывает опыт работы ряда организаций, во многих случаях  при принятии управленческого решения  менеджер испытывает недостаток аналитической  и оперативной информации, характеризующей  производственно – хозяйственную и финансовую деятельность организации именно на момент принятия решения. Это происходит на различных уровнях управления.

Управленческий учет ориентирован на обеспечение информацией внутренних пользователей с целью принятия обоснованных управленческих решений. Основой принятия и осуществления управленческих решений является информация обо всех аспектах деятельности организации.

Управленческая отчетность формируется для внутренних пользователей – руководителей и работников с целью удовлетворения информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления натуральных и стоимостных данных, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений, а также конкретных менеджеров.

Исходя из требований, предъявляемых  к отчетности, и установленных  мест затрат и центров ответственности, считается оптимальной система  внутрифирменной отчетности трех уровней  управления.

Отчетность для первого  уровня управления должна отражать информацию по местам затрат и являться оперативной. В отчетность данного уровня входит информация первичных документов в  тех или иных группировках в сопоставлении  с установленными нормами затрат материалов, заработной платы и т.д. Основными потребителями оперативной  отчетности являются руководители среднего звена. Сроки составления данной отчетности колеблются от недели до месяца. Состав отчетности первого уровня может  быть сформирован из учетных регистров  по учету затрат с выделением информации по конкретным производственным участкам (местам затрат), с периодичностью представления  в десять дней. Использование этих учетных регистров в качестве отчетности вполне оправдано: они для  того и составляются, чтобы получить информацию для оперативного управления. Итоги, подсчитанные в них на любую  дату, дают отчетные показатели без  всякой дополнительной работы и могут  использоваться линейными руководителями.¹³

В связи с тем, что высшее руководство формирует стратегические цели управления организацией, в управленческих отчетах, адресованных ему, должны найти отражение:

1. фактически достигнутые результаты в производственной, инвестиционной, финансовой и других видах деятельности как по организации в целом, так и по отдельным структурным подразделениям;
2. оценка внутренних и внешних факторов, повлиявших и влияющих на результаты выполнения целей организации;
3. плановые и прогнозные индикаторы развития организации на предстоящий период.

Отчеты для второго  уровня управления содержат информацию по центрам ответственности (цехам, переделам, участкам производства). Они  необходимы для руководителей цехов  и других руководителей данного  уровня и являются среднесрочными. Периодичность этого блока отчетности – месяц. Основой для составления отчетов второго уровня могут служить те учетные регистры, которые составляются в цехах на основании первичных документов с различными вариантами группировки данных.

Для руководителей структурных  подразделений, ориентированных на разработку стратегии реализации долгосрочных целей развития организации, в управленческой отчетности следует представить:

1. показатели деятельности структурных подразделений и результаты их аналитической обработки;
2. информацию планового и прогнозного характера по предприятию в целом и по отдельным структурным звеньям;
3. необходимую информацию о смежных подразделениях и контрагентах.

Отчеты третьего уровня содержат сводную информацию по предприятию  в целом в разрезе видов  продукции, центров ответственности  и других показателей, необходимых  для конкретных служб предприятия. Отчетные формы, входящие в этот уровень, должны быть интегрированы с финансовой отчетностью. Отчеты третьего уровня являются сводными и содержат информацию по предприятию в целом, готовятся бухгалтерией организации для управленческого персонала верхнего и второго уровня управления. Периодичность предоставления этих отчетов может колебаться от месяца (квартала) до года.¹⁴

Менеджерам низшего звена  управления, ответственным за определенные участки деятельности, необходимо получать и анализировать информацию:

1. об этой деятельности через систему синтетических и аналитических показателей;
2. связанную с прогнозными оценками внутренних и внешних факторов;
3. прочую информацию, способную оказать влияние на формирование итоговых результатов деятельности.

Для того чтобы система  управленческого учета удовлетворяла внутренние потребности предприятия, необходимо устранить недостатки внутренней отчетности, к числу которых относятся:

• информация, обобщаемая в отчетности, зачастую адресуется не тем, кому она действительно нужна, а руководителю или его заместителям;
• обобщение информации осуществляется главным образом для контроля объема продаж или определения издержек и, как правило, не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;
• в отчетности имеет место, с одной стороны, избыточная информация, а с другой – нехватка релевантной информации, что затрудняет процесс ее обобщения и принятия решений по конкретным направлениям и участкам деятельности;
• существует проблема непонимания информации, представленной в отчетности, отсутствие у работников способности говорить на одном языке.

Управленческая отчетность должна давать возможность менеджменту  организации проводить на ее основе анализ и обоснование широкого спектра  управленческих решений. Исходя из этого, она должна отвечать ряду требований. Считается, что если информация не удовлетворяет требованиям хотя бы трех характеристик, то система управленческого учета рассматривается как неэффективная и ее необходимо реорганизовывать.

Немаловажное значение имеет  способ представления учетной управленческой информации. Наряду с традиционными подходами к представлению информации в виде таблиц с набором цифр, размещенных на бумажных носителях, их следует дополнить демонстрацией на дисплее построением различных графиков и диаграмм. При этом основными факторами, влияющими на выбор способа представления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, являются: содержание предоставляемой информации; потребности и пожелания пользователей отчетов; критерий экономичности их получения и передачи.

В отношении форм управленческой отчетности, по мнению А.Д. Шеремета, необходимо базироваться на соблюдении двух принципов. Во – первых, управленческая отчетность должна содержать только те показатели, которые подконтрольны менеджеру данного центра ответственности и на динамику которых он может оказывать влияние. Во-вторых, отчетность должна содержать информацию об отклонениях, наличие которой позволяет реализовать принцип управления по отклонениям. Суть этого принципа состоит в предположении, что менеджеру более высокого уровня нет необходимости в текущем порядке регулировать детали деятельности центров ответственности на более низком уровне. Он начинает действовать тогда, когда на нижнем уровне возникает проблема, проявляющаяся как отклонение от заданного параметра

Управленческая отчетность позволяет подробно раскрывать различные  показатели отчетности, в частности  формирование доходов по видам деятельности, по центрам ответственности. Правильно  построенная система управленческой отчетности также дает возможность  проводить более глубокую детализацию  затрат, что, в свою очередь, позволяет  руководству реализовывать различные  мероприятия, направленные на повышение  эффективности работы организации.

Таким образом, данные управленческой отчетности являются одним из важнейших элементов информационной базы оценки бизнеса. В частности, становятся возможными оценка эффективности функционирования различных сегментов и участков деятельности предприятия и взаимоотношений между ними, проверка выполнения бюджетов, оценки их качества. Наряду с этим отчеты обеспечивают информацию, достаточную для того, чтобы руководство могло установить, почему производятся расходы и какую прибыль приносит бизнес – единица, центр прибыли, бизнес – направление, клиент, проект, канал сбыта и т.д., проанализировать причины расходов и доходов, привести доходы и расходы к желательному уровню.

 

2.2. Формы внутренних отчетов

 

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях  управления организацией. Важным элементом  здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки  решения и претворения его  в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная  форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис.2).

Рисунок 2 – Классификационные признаки форм внутренней отчетности

 

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т.п.¹⁵

По уровням управления различают оперативные, текущие и сводные отчеты.

Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.