Внутренняя управленческая отчетность и ее роль в организации управленческого учета. Использование отчетности на различных уровнях управ

Под носителями затрат понимают виды продукции, выполненные работы, оказываемые услуги данного предприятия, предназначенные как для реализации на рынке, так и для внутренних нужд предприятия.

В системе управленческого  учета обязательно указывается  «центр ответственности». Управление издержками осуществляется через целенаправленную деятельность работников предприятия, организации. Поэтому люди, участвующие  в процессе управления, должны отвечать за целесообразность того или иного  вида расходов.

Центр ответственности –  структурный элемент предприятия, в пределах которого менеджер несет  ответственность за целесообразность понесенных затрат. Администрация предприятия  самостоятельно решает, в каких разрезах классифицировать затраты, осуществлять детализацию мест возникновения  затрат и как их увязать с центрами ответственности.⁷

Объектом управленческого  учета являются, кроме производственных затрат и калькулирования себестоимости  продукции, также результаты деятельности, которые могут учитываться по местам возникновения затрат и по носителям затрат.

Под организацией управленческого  учета понимают систему условий  и элементов построения учетного процесса с целью получения достоверной  и своевременной информации о  хозяйственной деятельности организации, осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и управления производственной деятельностью. Ответственность за организацию управленческого учета в организациях несут руководители организаций. В зависимости от объема учетной работы они могут:

– учредить службу управленческого учета как структурное подразделение, возглавляемое соответствующим руководителем;

– ввести в штат бухгалтерии должности специалистов по управленческому учету (бухгалтеров – аналитиков).

Для обеспечения рациональной организации управленческого учета  большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации управленческого  учета состоит из следующих элементов:

– план документации и документооборота;

– план счетов и их корреспонденции;

– план отчетности;

– план технического оформления учета;

– план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации указывается  перечень документов для учета хозяйственных  операций и составляется расчет потребности  в бланках. При этом организации  могут использовать типовые формы  первичные учетных документов или  применять формы документов, разработанные  самостоятельно. После определения  потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или  делают заявку на их приобретение.

Основой организации первичного учета в организациях является график документооборота. Под документооборотом  понимают путь, который проходят документы  от момента их выписки до сдачи  на хранение в архив. В графике  документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время  прохождения документа с момента  составления до сдачи в архив.

В плане отчетности указываются: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления  отчетности, наименование служб и  подразделений, а также фамилии  должностных лиц, получающих отчеты, способ предоставления отчетов и  фамилии работников, отвечающих за составление отчетности, с точным указанием выполняемых работ. План отчетности, как правило, состоит  из двух частей. В первой содержатся необходимые сведения для отчетности, представляемой вышестоящим пользователям, во второй – по отчетности, получаемой от нижестоящих подразделений организации.

В плане технического оформления учета указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут  использованы в организации. Помимо использования вычислительных машин  в соответствующих организационных  формах необходимо предусмотреть применение различных вычислительных таблиц и  разного рода средств механизации  изменения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических  и т.п.).

В плане организации труда  работников бухгалтерии определяется структура данной службы, ее штат, дается должностная характеристика каждому  работнику, намечаются мероприятия  по повышению квалификации, сопоставляются графики учетных работ.

Можно сделать вывод, что управленческий учет в организации – это система, обеспечивающая руководящее звено организации информацией, необходимой для принятия решений и эффективного управления. Управленческий учет не регламентируется какими – либо стандартами или иными нормативными документами, но во многом опирается на них. Правильно поставленный управленческий учет позволяет получить информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности организации и планирования дальнейшей работы, предоставляет базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабжает механизмами контроля за исполнением принятых решений.

2. Понятие, содержание и принципы управленческой отчетности.

Внутреннюю отчетность можно  определить как отчетность, сформированную по отдельным центрам ответственности  организации. Информация внешней финансовой отчетности используется для анализа финансового состояния предприятия, результатов его деятельности, а данные внутренней отчетности позволяют оценить качество работы каждого структурного подразделения, так как центр ответственности представляет собой часть системы управления предприятием.

Внутренняя управленческая отчетность имеет свои особенности:

• у нее особый статус, поскольку, в отличие от бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности, она содержит информацию, формируемую лишь по запросам внутренних пользователей;
• процесс формирования управленческой отчетности не регламентируется законодательными и нормативными актами, в отличие от бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, которые составляются по единым правилам, установленным законом “О бухгалтерском учете”, Налоговым кодексом РФ, постановлениями и инструкциями органов статистики, положениями по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности, другими нормативными актами;
• состав и содержание отчетных показателей (натуральных и стоимостных, количественных и качественных), форма и сроки их представления устанавливаются каждой организацией самостоятельно, исходя из ее организационно – правовой формы, вида деятельности, стратегии и тактики управления, квалификации управленческого персонала и других особенностей каждого хозяйствующего субъекта.⁸

Информация внутренней отчетности позволяет администрации организации контролировать деятельность центров ответственности и объективно оценивать качество работы возглавляющих их менеджеров. 

Кроме того, внутренняя отчетность помогает в работе самим менеджерам. Руководителю любого уровня всегда следует  знать, насколько хорошо он работает. Если его планы не выполняются, он должен узнать об этом как можно раньше. Таким образом, четко налаженный контроль позволит руководителю центра ответственности принимать обоснованные промежуточные решения и пересматривать цели подразделения в период планирования.

Информация внутренней отчетности используется с целью принятия разнообразных  управленческих решений. Для многих российских предприятий вопрос выживания  сегодня напрямую связан с необходимостью разукрупнения (реструктуризации) бизнеса. Как и любое другое управленческое решение, решение о реструктуризации должно основываться на тщательном изучении и анализе имеющейся информации во внутренней отчетности.⁹ 

Внутренняя отчетность —  это совокупность упорядоченных  показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего данные управленческого учета являются непригодными для целей внутреннего  управления.  

К основным функциям, которые выполняет  бухгалтерская управленческая отчетность, можно отнести (рисунок 1):

• информационную, под которой понимается, что бухгалтерская управленческая отчетность – это основной источник информации, используемый менеджерами при принятии решений;
• плановую, под которой подразумевается, что информация бухгалтерской управленческой отчетности используется при осуществлении планирования финансово-хозяйственной деятельности организации;
• систематизирующую, предполагающую, что учетно-аналитическая информация внутренней отчетности систематизирует в себе всю информацию, которая всесторонне характеризует результаты деятельности организации, состояние ее внешней и внутренней среды;
• аналитическую, которая предполагает, что по данным бухгалтерской управленческой отчетности возможно и необходимо провести комплексный внутренний экономический анализ деятельности организации;
• контрольную, которая состоит в том, что содержание внутренней бухгалтерской отчетности позволяет отслеживать основные параметры функционирования организации, а при возникновении отклонений от предполагаемых сценариев развития ситуации подавать о них сигнал пользователям информации;
• организационную, которая предполагает, что не только процесс формирования учетно-аналитической информации требует определенной организации, но и бухгалтерская управленческая отчетность должна способствовать развитию и совершенствованию организационной структуры организации, обеспечивая информационную связь различных уровней управления друг с другом.¹⁰

Рисунок 1 – Функции бухгалтерской  управленческой отчетности

Принципы построения внутренней управленческой отчетности:

1) Внутренний отчет должен  быть адресным и конкретным. Он  не принесет желаемых результатов, если будет адресован не конкретному менеджеру, а его более высокому руководителю; будет содержать расплывчатую информацию по общим вопросам. Эффективный управленческий контроль предполагает наличие конкретной отчетной информации.

2) Для принятия управленческих  решений полезна оперативная  информация. Нельзя допустить, чтобы  созданные бухгалтером-аналитиком  отчеты легли на полку. При  составлении внутренних отчетов  следует учитывать психологические  особенности менеджера.

3) Не стоит слишком  углубляться в прошлое; полезнее  искать информацию, использование  которой позволит улучшить дальнейшую  работу центра ответственности.  Нередко при разработке сегментарной  отчетности бухгалтер-аналитик ошибочно  увлекается ретроспективным анализом  в ущерб будущим оценкам. 

4) Не следует слишком  часто менять форматы сегментарных  отчетов.

5) Не следует перегружать  отчетность расчетами. Управляющему  нужен минимальный объем данных, но эти данные должны быть  систематизированы так, чтобы  на основе содержащейся в них  информации руководитель смог принимать оптимальные управленческие решения и осуществлять конкретные действия.

6) Отчеты должны охватывать  главное: то, что приближает всех  работников к выполнению плана.  Отчет, содержащий информацию, не  нужную менеджеру, снижает качество  управленческого контроля.

7) Одних только записей может быть недостаточно. Бухгалтеру – аналитику следует проводить беседы с управляющими всех уровней.¹¹

Требования, предъявляемые  к внутренней отчетности:

1. целесообразность, т. е. информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
2. объективность и точность — внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений;
3. оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
4. оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
5. краткость — в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
6. сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
7. адресность — внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
8. эффективность — издержки на составление внутренней отчетности должны быть составлены с выгодами от полученной управленческой информации.¹²

Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.