Управленческий учет запасов материалов и затрат на его создание и хранение» ( на примере ОАО «Электроавтомат»)

  -  выбор времени  использования партии товара;

  -  точность прогнозов;

  -  жесткость запланированных  сроков поставки;

  -  методы организации  сбыта;

  -  конкурирующие  стандарты обслуживания.

Планирование и контроль уровня запасов.

Показатели затрат на запасы. Цель управления запасами – удерживать на минимальном уровне ежегодную общую сумму затрат по обеспечению запасами. Контроль за этими затратами осуществляется практически сведением к минимуму следующих показателей:

    -  количество  заказов за год;

    -  длительность  страховых циклов;

    - длительность времени поставки, изготовления и внутризаводских    перевозок;

    -  длительность  циклов хранения на складе;

    -  количество  товаров, находящихся на складе;

    -  количество  кладовых и складов.

Регулирование длительности различных циклов. Длительность циклов доставки, производства, внутризаводского перемещения и хранения должна удерживаться на практическом минимуме. Обычно длительность циклов доставки регулируется путем переговоров между отделом снабжения и поставщиком. Длительность циклов производства регулируется путем контроля количества совершаемых операций и сведения до минимума количества операций, выполняемых в обрабатывающих цехах в порядке опережающего запуска. Продолжительность циклов внутризаводских перевозок регулируется выбором способов перемещения и размером партий грузов.

В свою очередь продолжительность  циклов хранения регулируется:

1) корректировкой размера  заказываемых партий;

2) планированием использования  материалов в кратчайшие сроки  после их поступления на склад;

3)сведением к минимуму различия между отдельными поступлениями и выдачами.

Каждое предприятие  должно иметь свою систему управления запасами, созданную с учетом его специфических требований. Она будет действительной только при участии и поддержке всех подразделений предприятия. Эффективным способом получения поддержки является обеспечение информацией руководителя подразделений. Руководители подразделений должны иметь как минимум определенные представления об управлении запасами, о производственной программе, степени участия своих подразделений. Эта информация может быть получена на совещаниях, что обеспечивает разностороннюю оценку предпосылок управления запасами.

Объем запасов в каком-либо подразделении или во всей системе  в целом есть произведение среднего объема поступления материалов за рабочий  день на количество рабочих дней, в  течении которых материал находится  в данном подразделении или во всей системе. В каждый период времени темп поступления материалов должен быть близок к темпу выпуска и расхода. Мероприятия по регулированию объема запасов должны быть направлены на сведение к минимуму времени, в течении которого материал находится на предприятии. Эта цель может быть достигнута в результате:

1. Доведения до необходимого или оптимального уровня величины заказанных партий и объема страхового запаса.
2. Поддержание на экономичном минимуме длительности циклов незавершенного производства.
3. Планирование использования партии товара в наиболее короткие сроки после его получения.
4. Доведение до минимума количества товаров на каждом складе.
5. Использование минимального количества складов.

Контроль количества материалов на складах. Регулирование количества материалов нВ складе начинается в отделе сбыта и в техническом отделе. Вместе с руководством предприятия отдел сбыта определяет количество наименований продуктов или количества изделий, которые предполагается предложить клиентам. Единственная форма регулирования количества изделий и их моделей, которая доступна руководителю отдела снабжения, - это сообщить, во что обойдутся дополнительные запасы изделий, деталей и материалов для продукции, выпускаемой малыми партиями. Собирать и распространять такие отчеты – также часть работы по управлению запасами.

Технический отдел влияет на количество наименований материалов, которые должны храниться на складе, посредством проектирования продукции, степени использования взаимозаменяемых деталей, уровня стандартизации, номенклатуры и размеров.

Количество складских  помещений должно быть сокращено  до минимума. Необходимость в складах  появляется на каждом этапе производственного  процесса, где имеются большие  разрывы в поступлении материалов. Вот некоторые необходимые мероприятия, которые вытекают из наличия таких разрывов:

1. Накапливать материалы так, чтобы они могли расходоваться или перемещаться партиями.

2. Установить различные величины интервалов накопления и расходования материалов. Например, сельскохозяйственные продукты накапливаются за короткий период времени, а используются за гораздо более длительный период. Товары для удовлетворения сезонных требований могут производиться в течении длительного периода времени, а использоваться за короткий период.

3. Величины партий изготовляемых или приобретаемых и расходуемых товаров должны быть различными.

4. Удовлетворять спрос потребителей с близко расположенных товарных баз поставщиков

5.юЭкономить средства на автомобильных и железнодорожных перевозках товаров между двумя пунктами.

Как правило, изменение  числа складов предприятия является важной мерой. Соответствующее решение  должно основываться на результатах  изучения экономики затрат и чистой прибыли, получаемой от такого шага. Решение  в пользу открытия нового склада должно служить поводом для проведения такого изучения. Необходимо, чтобы в затратах на управление складами учитывались затраты капитала и возможность риска. Следует сделать также поправку на определенные объемы медленно расходуемых и устарелых материалов на складе.

3.2 Оптимальный  размер запаса и определение  момента его размещения

 

Оптимальный размер заказа будет определяться теми затратами, на которые оказывают влияние количество хранящихся запасов или количество сделанных заказов. Если большее количество единиц заказывается одновременно, меньше заказов потребуется сделать за год, т. е. уменьшится стоимость выполнения заказа. В то же время, когда делается меньше заказов,

нужно иметь больший  средний запас, что ведет к  увеличению стоимости хранения запасов. Цель управления заключается в том, чтобы снизить стоимость хранения больших запасов по сравнению со стоимостью размещения большего количества заказов. Оптимальный размер заказа — это такое заказанное количество, при котором стоимость всего объема заказов и хранения запасов будет минимальной.

Определение наиболее экономичного размера заказа предусматривает заказ партий материалов, которые независимы от других видов материалов. Однако многие материалы, детали и продукты связаны с другими наименованиями материалов. Величины партий для таких материалов, деталей и изделий следует координировать с заказанными партиями связанных с ними наименований. Их следует планировать таким образом, чтобы остатки партий, используемых для изготовления этого вида изделий, были минимальными, когда сборка партии продукции завершена. Выполнение этих целей требует составления и выполнения плана производства, который, в свою очередь, требует синхронизации количества заказов зависимых материалов, а для этого необходимо увеличивать и уменьшать размеры наиболее экономичной партии. Экономия затрат на содержание запасов или отсутствие необходимых материалов на складе должны с избытком компенсировать увеличение затрат на изменение величины экономичной партии.

Оптимальный размер заказа можно рассчитать с помощью таблицы совокупной стоимости заказов различной величины, графически или по формулам.

Табличный метод. Ежегодные релевантные затраты по заказам различных размеров приведены в табл. 1. Данные таблицы показывают, что экономически выгоден заказ на 400 ед., так как при этом количестве совокупные ежегодные релевантные затраты минимальны.

Таблица 2

Релевантные затраты  для заказов разных размеров

Показатель	Размер заказа, ед.
	100	200	300	400	500	600	800	10000
Средний запас, ед	50	100	150	200	250	300	400	5000
Количество заказов на поставку	400	200	133	100	80	67	50	4
Годовая стоимость хранения запасов, руб	30	60	90	120	150	180	240	3000
Годовая стоимость выполнения заказа, руб	480	240	169,6	120	96	80,4	60	4,8
Совокупные релевантные издержки, руб	510	300	249,6	240	246	260,4	300	3004,8

  

  Графический метод. Данные, приведенные в табл. 1, представлены в графической форме на рис. 4 для каждого заказа размером до 800 ед. На вертикальной оси отмечены годовые релевантные затраты на инвестиции в запасы, а на горизонтальной оси — размеры заказов или средних уровней запасов (на горизонтальной оси фактически две шкалы, чтобы можно было показать и размеры заказов и уровни запасов).

  Рис. 4 График оптимального размера заказа

  

        Из графика видно, что при росте среднего уровня запаса или размера заказа стоимость хранения увеличивается, а стоимость выполнения заказа уменьшается. Линией совокупных затрат отмечается стоимость хранения и выполнения заказа.

Линия совокупных затрат проходит через точку пересечения кривых стоимости выполнения заказа и стоимости хранения запасов, она является минимальной для заказа 400 ед.

Таким образом, наиболее экономичен размер заказа в точке, где  стоимость хранения равна стоимости  выполнения заказа. График отражает факт, что совокупные релевантные затраты не очень чувствительны к изменениям размеров заказов.

Формулы определения  размера заказа. Приведем формулы для вычисления наиболее экономичного размера партий.

Np = LQ/Vc*24/R*Pm;

Nm= LQ/Vc*24/R*1/Pm,

где N_p — количество изделий или единиц в наиболее экономичной партии;

LQ — разовые затраты на заказываемую партию;

V_c — разовые затраты на единицу запасов;

R — расчетный коэффициент для содержания запасов, представленный в виде дроби;

Р_т — предполагаемый месячный спрос на изделия;

N_m — величина месячного поступления, обеспечиваемого наиболее экономичными размерами партий.

Страховой запас, расчет оптимального размера. Оптимальный размер заказа и момент его размещения у поставщика или на производстве зависят от величины страхового запаса. Рассмотренные выше формулы расчетов действенны при определенных условиях: точности прогнозов, своевременном пересмотре сроков поставок, недопущении дублирования заказов, хранении страховых запасов у поставщика.

В табл. 3 показан объем страхового запаса в процентах к постоянному объему запасов товарно-материальных ценностей при двух условиях. Единицей выражения количества запасов является месячная поставка.

При уменьшении размера  заказываемой партии оптимальная сумма страховых запасов увеличивается. С положением, подобным выше указанному, часто сталкиваются в промышленности. Так, предприятие практиковало планирование ежемесячных поставок для производства одного вида продукции за три недели до того, как появилась потребность в поставляемых материалах. Около 58% запаса для этого вида продукции относились к страховому фонду.

 

                                                                                                            Таблица 3

 

Объем страхового запаса к постоянному объему запасов товарно-материальных ценностей                          

	Условие 1	Условие 2
Размер заказываемой партии	4,0	2,0
Средний объем оборотных  запасов	2,0	1,0
Страховой запас	0,5	0,6
Постоянный запас	2,5	1,6
Страховой запас в процентах к                 постоянному запасу	20	37,5

 

 

 

 

                                

 

 

                                    Цикл заказа          Цикл заказа       Цикл заказа 

 

Рис. 5 Поведение запасов в условиях определённости

     

Если прогноз точен, то необходимо лишь иметь достаточный страховой запас, чтобы покрыть разницу между фактическим и предполагаемым объемом спроса в период циклов поставки. Это позволяет добиться существенного сокращения объема страховых запасов, поскольку можно установить определенный контроль за разницей в поставках.

Регулирование сроков поставок. Сроки поставки материалов планируются на основе предполагаемого уровня спроса. Часто имеется большое различие между ожидаемым и фактическим уровнем спроса. Объем страховых запасов сокращают в том случае, когда можно ускорить или отдалить сроки поставки, если уровень спроса выше или ниже, чем ожидалось.

Дублирование запасов. Часто запасы готовой продукции дублируются полными запасами деталей и материалов. Такое дублирование запасов не является необходимым. До возможных пределов соответствующие каждому виду запасы должны храниться на одном участке. Затем следует предусмотреть поддержание постоянного уровня поступления и расхода запасов на этом участке и минимальный объем запасов на других участках.

Хранение страховых запасов у поставщика. Во многих случаях выгоднее, чтобы страховые запасы находились у поставщика, а не на складе предприятия. Хотя такое положение может вызвать необходимость дополнительной отгрузки, но при этом все же можно получить экономию. Стоимость материалов и затраты на их содержание меньше у поставщика, чем на предприятии.

В основе расчета оптимального объема страховых запасов лежит  формула стоимости, по которой определяются затраты, связанные с риском отсутствия на складе необходимых материалов в расчете на один заказ, и метод установления приемлемой величины затрат, вызванных их отсутствием. Используя эту оценку, формулу преобразуют и определяют оптимальное увеличение страхового цикла.