Учёт расчётов с покупателями и заказчиками

Дебиторская и кредиторская задолженности могут возникнуть по всем видам расчетов предприятия  с контрагентами и являются их основной частью. Основные виды взаимных долговых обязательств имеют место  при расчетах с поставщиками и  подрядчиками, покупателями и заказчиками, по долгосрочным кредитам и займам, по налогам и сборам, расчетам с  персоналом по оплате труда и подотчетным  суммам.

Кроме того, существуют значительные суммы расчетов с дебиторами и  кредиторами. К ним относятся  задолженность, возникающая по имущественному страхованию, по претензиям, по суммам, удержанным из оплаты труда работников предприятия в пользу других организаций  и отдельных лиц на основании  исполнительных документов или постановлений  суда, и другие.

Дебиторская задолженность  образуется при выполнении долговых обязательств, в которых эта организация  выступает в качестве кредитора, имеющего право требования к другой стороне – дебитору.

При постановке дебиторской  задолженности на учет необходимо установить срок ее исковой давности, определить текущую стоимость (договорная, договорная с процентами, рыночная), установить величину задолженности по расчетам в иностранной валюте с учетом изменяющихся курсов, определить потребность  в залоге под отгруженную продукцию  и порядок его использования.

Неустойка и другие финансовые санкции включаются в состав дебиторской  задолженности только тогда, когда  они признаны должником или имеется  решения суда об их взыскании.

Дебиторская и кредиторская задолженности в иностранных  валютах отражаются в бухгалтерском  учете и бухгалтерской отчетности в рублях, в суммах, определяемых путем пересчета иностранных  валют по курсу Банка России, действующему на дату совершения операции в иностранной  валюте для целей бухгалтерского учета, а для составления отчетности – на дату составления отчетности.

Величина дебиторской  задолженности по договорам, предусматривающим  оплату неденежными средствами, принимается  к бухгалтерскому учету по стоимости  товарно-материальных ценностей, подлежащих получению организацией, или исходя из цены, по которой в сравнимых  обстоятельствах она определяет стоимость аналогичных товаров. При продаже продукции, товаров  и услуг на условиях коммерческого  кредита в виде рассрочки полная сумма дебиторской задолженности  равна выручке от продаж.

В зависимости от сроков погашения в бухгалтерском учете  различают нормальную и просроченную дебиторскую задолженность. Нормальная задолженность – это долги третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых, на момент составления баланса, не наступили. Они учитываются как задолженность, реальная к взысканию. Просроченная задолженность – это долги по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления бухгалтерской отчетности наступили и нарушены дебиторами. В бухгалтерском учете их следует подразделить на реальную к погашению задолженность и долги, взыскание которых нереально вследствие форс-мажорных обстоятельств, банкротства плательщика и т. п. Реальность или нереальность возврата долгов дебиторами оценивает организация кредитор с учетом конкретных обязательств по каждому долгу отдельно.

5. Сущность учета расчетов с покупателями и заказчиками

В ходе осуществления хозяйственной  деятельности любой (предприниматель) приобретает сырье, материалы, нуждается  в выполнении разных видов работ. В силу существующих правил бухгалтерского учета возникают взаимоотношения  с покупателями, заказчиками.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками является важным элементом  в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами этого  учета является:

• формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с покупателями и заказчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
• контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и заказчиками;
• контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности;
• своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности;
• контроль за осуществлением своевременных и правильных расчетов с покупателями и заказчиками за поступившие и оприходованные товары.

6. Первичная документация по учету расчетов с покупателями и заказчиками

Для отражения операций по реализации продукции применяются  следующие документы:

• товарная накладная Торг-12;
• товарно-транспортная накладная №1-Т;
• акт оказания услуг (выполнения, приёма-сдачи работ);
• счёт-фактура.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12)— первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.  
Бланк товарной накладной содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и может служить основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.  
Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) — предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом; состоит из двух разделов: товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, и транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов; на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку (автомобильный транспорт) с обязательным заполнением всех реквизитов; на перевозку при централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов — составляется совместно с работниками организаций — владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов; в условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности; — выписывается в четырех экземплярах: первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей, второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю, второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация  — владелец автотранспорта прилагает  к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается  к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и  начисления заработной платы водителю; по грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской  учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются организации  — владельцу автотранспорта (первый экземпляр служит основанием для  расчетов организации — владельца  автотранспорта с грузоотправителем  и прилагается к счету, а второй — прилагается к путевому листу  и служит основанием для учета  транспортной работы); третий экземпляр  остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных  объемов перевозок.

Акт оказания услуг (выполнения, приёма-сдачи работ) – двусторонний документ, отражающий факт оказания услуги (выполнения работы), ее стоимость и сроки этих отношений. Он составляется с целью зафиксировать выполнение услуги или работы согласно договора. Акт оказания услуг (выполнения, приёма-сдачи работ) является первичным бухгалтерским документом и служит основанием для отнесения на затраты расходов по оказанной услуге (выполненной работе). Унифицированная форма бланка акта на сегодняшний день не утверждена. Обязательными реквизитами для документов, форма которых не утверждена, согласно Федеральному Закону от 21.11.1996 г. №129-ФЗ (ред. от 28.09.2010 г.) «О бухгалтерском учете» (гл. II, ст. 9, п. 2) являются: наименование документа, дата его составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Налоговый кодекс в статье 38 (разд. IV, глава 7) дает подробные разъяснения  по поводу определения и признаков  услуг и работ для целей  налогообложения, а в статье 39 утверждает принципы их реализации и ценообразования. Согласно определению, приведенному в  НК, работа отличается от услуги прежде всего тем, что ее выполнение имеет  материальное выражение, которое может  быть реализовано для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц. Другими словами, исполнителю  работ есть что передавать, а заказчику - есть что принимать. По результатам  выполнения работ составляется Акт приёма-сдачи работ или Акт выполнения работ. Результат же оказания услуг нематериален, услуга потребляется в процессе ее оказания – передавать и принимать нечего, и стороны составляют Акт оказания услуг, который лишь подтверждает, что услуга фактически оказана в определенные сроки. На практике различие между работами и услугами зачастую оказывается очень условно и вызывает немало споров.

Гражданское законодательство прямых определений работы и услуги не дает, но содержит главу 39 "Возмездное оказание услуг". Правила главы 39 части 2 ГК РФ применяются к договорам  оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, за исключением услуг, оказываемых  по договорам: подряда (глава 37), выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских  и технологических работ (глава 38), перевозки (глава 40), транспортной экспедиции (глава 41), банковского вклада (глава 44), банковского счета (глава 45), расчета (глава 46), хранения (глава 47), поручения (глава 49), комиссии (глава 51), доверительного управления (глава 53). Основные положения  здесь соответствуют понятиям работы и услуги в целях налогообложения.

Как правило, в договоре на выполнение работ или оказание услуг предусматривается пункт, в котором оговаривается, каким  именно документом оформляется сдача-приемка  предмета договора — обычно им и  является Акт оказания услуг (выполнения, сдачи-приемки работ), подписанный  обеими сторонами. Оформление такого акта без наличия договора может быть признано налоговыми органами ошибкой, хотя в случаях, когда услуга или  работа оказываются в момент совершения сделки это допустимо. 

Таким образом, следует  учесть, что основанием для отнесения  расходов на затраты стоимости услуг (работ) будут: акт и документ, подтверждающий оплату услуги, при самом совершении сделки (статья 159 ГК РФ); или акт и  договор, составленный в простой  письменной форме, в других случаях (статья 161 ГК РФ). Кроме того, Акт  оказания услуг (выполнения работ) может  служить основанием для судебных разбирательств и исчисления сроков давности.

Счета-фактуры выписывают все предприятия и организации, реализующие продукцию, оказывающие  услуги. Также счет-фактура выписывается при получении авансов. На основании  счета-фактуры начисляется НДС, подлежащий уплате в бюджет. Покупателю счет-фактура  необходим для возмещения сумм НДС.

Бланк счета-фактуры может  быть изготовлен типографическим способом или самостоятельно с помощью  компьютера. Если в процессе изготовления изменяется внешняя форма счета-фактуры, то при этом должны быть сохранны количество строк и граф и последовательность их расположения. В счете-фактуре  должны быть указанны: порядковый номер  и дата выписки; наименование, адрес, ИНН налогоплательщика и покупателя; количество и наименование поставляемой продукции; цена; налоговая ставка и  др. реквизиты.

Счет-фактура составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр  передается покупателю не позднее 10 дней со дня отгрузки продукции или  получения аванса. Второй остается у организации продувшей эту  продукцию.

Регистрация составленных счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке по мере реализации продукции.

Книга продаж должна быть прошнурована, ее страницы пронумерованы и скреплены  печатью. Контроль за правильностью  ведения книги осуществляется руководителем  предприятия или уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится соответственно у поставщика и покупателя в течении  полных 5 лет с даты последней  записи.

7. Учет расчетов с покупателями и заказчиками

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками  согласно Плану счетов предназначен активно-пассивный счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». К  нему могут быть открыты следующие  субсчета:

• 62-1 «Расчеты в порядке инкассо»: здесь учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;
• 62-2 «Расчеты плановыми платежами»: предназначен для учета расчетов с покупателями и заказчиками, при длительных хозяйственных связях с ними, когда расчеты носят постоянный характер»;
• 62-3 «Векселя полученные»: учитываются расчеты с покупателями и заказчиками, обеспеченные полученными векселями, и другие;
• 62-4 «Расчеты по авансам полученным»: используется для учета полученных авансов на поставку материалов, под выполнение работ и т. п.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуется в корреспонденции  со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены  расчетные документы.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуются в  корреспонденции со счетами учета  денежных средств, расчеты на суммы  поступивших платежей (включая суммы  полученных авансов) и т. п. При этом суммы полученных авансов и предварительной  оплаты учитываются обособленно.

Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность  покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные  счета» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (на сумму погашения задолженности) и 91 «Прочие доходы и расходы» (на величину процента).

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведут по каждому счету предъявленному покупателем или заказчиком, а  при расчетах в порядке плановых платежей – по каждому покупателю и заказчику. Построение аналитического учета должно обеспечить возможность  получения данных: