Учет затрат в кассе

В случае выявления  недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам  и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму  выявленной при инвентаризации недостачи  денежных средств и документов в  учете осуществляется запись:

Дебет 94  Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих  бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности». Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение  суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей  записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба».

Если недостача  возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете производится запись:

Дебет 50/1«Касса организации» Кредит 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного виновного лица сумма  недостачи денежных средств, ранее  отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91/2 «Прочие расходы» Кредит счет 94

Результаты  инвентаризации наличных денежных средств  и документов в кассе оформляются  актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения  результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их С учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16 (прил. 8).

Для расчетов с  населением организации используют контрольно-кассовые машины, установленные  в операционных кассах. Для операционных касс, работающих с применением контрольно-кассовых машин, установлен особый порядок проведения инвентаризации. Инвентаризации подлежат наличные денежные средства.

Инвентаризационная  комиссия в присутствии кассира  – операциониста снимает показания  счетчиков контрольно-кассовых аппаратов  на момент инвентаризации. Эти показания, отражающие сумму выручки, сверяются  с данными кассовой ленты на их тождественность. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент инвентаризации определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе организации. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором в обязательном порядке указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе организации. При покупюрном пересчете денежной наличности определяют фактический остаток денежной наличности. Путем сопоставления учетных и фактических данных исчисляют результат инвентаризации. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира операциониста.

Недостачи денежных средств в операционной кассе  организации относятся на материально-ответственное лицо вследствие его виновности, а излишки приходуются на финансовые результаты. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств в операционной кассе в бухгалтерском учете используется активный счет 50 «Касса», к которому открывается субсчет 2 «Операционная касса». Записи по этому субсчету осуществляются аналогично организации учета результатов инвентаризации в центральной кассе (по субсчету 50/1 0 «Касса организации»). Сумма полученной выручки сдается кассиром-операционистом в центральную кассу организации. В кассовой книге осуществляется запись о фактической сумме выручки в целом по организации.

2.4 Отражение в бухгалтерской отчетности информации о денежных средствах в кассе.

В бухгалтерской  отчетности должна раскрываться, как минимум, следующая информация о движении денежных средств организации:

об остатках денежных средств на начало отчетного  периода;

о поступлении  и направлениях использования денежных средств;

об остатке  денежных средств на конец отчетного периода.

Основной формой отчетности, отражающей величину денежных потоков организации, является отчет  о движении денежных средств (форма  № 4; прил. 9). В этом отчете показывается движение денежных средств отдельно по всем видам деятельности организации (текущей, инвестиционной и финансовой).

В рекомендованной  форме бухгалтерского баланса (форма  № 1; прил. 10) отражается общая величина денежных средств организации, но организации могут ее детализировать и в свободных строках вписывать остатки на начало и конец отчетного периода по наличным средствам, по средствам, хранящимся на расчетных, специальных и валютных счетах.

Кроме того, в  бухгалтерской отчетности раскрывается информация по операциям, выраженным в  иностранной валюте. В объем этой информации включаются:

величина курсовых разниц, отнесенных на финансовые результаты деятельности организации (Отчет о  прибылях и убытках (форма № 2; прил. 11), расшифровка отдельных прибылей и убытков);

величина курсовых разниц, отнесенных на иные счета бухгалтерского учета (Отчет об изменениях капитала (форма № 3; прил. 12));

курс Центрального банка РФ, действовавший на дату составления бухгалтерской отчетности.

2.5 Направления совершенствования бухгалтерского учета денежных средств в кассе.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

 В условиях  использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

 Как рекомендацию  к более оперативному ведению  учёта денежных средств, предлагаю  оснастить кассу предприятия  персональной ЭВМ с пакетом  необходимых прикладных программ.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе было рассмотрено, что кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами и документами, их заменяющими. Бухгалтерия сначала регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передает в кассу для исполнения.

Отметим, что принимать и выдавать деньги по кассовым ордерам можно только в день их составления.

При выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию  и стипендий организации могут  хранить в кассах наличные сверх  установленных лимитов в течение  трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).

 На предприятиях, имеющих  большое количество подразделений  или обслуживаемых централизованными  бухгалтериями, выдача денег по  расчетным или расчетно-платежным  ведомостям может производиться  не только кассиром, но и другими сотрудниками.

На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При  этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости  запрещается Порядком ведения кассовых операций.

Форма журнала регистрации  приходных и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

 В настоящее  время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи в  кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Организации, получающие наличную выручку от населения за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

Предприятия могут  получать выручку наличными денежными  средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную  кассу от покупателей - юридических  лиц.

Кассовые операции проверяются по кассовой книге. В  ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе.

На конец  отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 «Касса», являющееся разницей сумму оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса».

Согласно Порядку  ведения кассовых операций, предприятие  может хранить с своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Выдача денег  под отчет осуществляется на основании  приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих  право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

Во время  нахождения иностранной валюты в  кассе предприятия может измениться ее курс по отношению к рублю. Появление  курсовой разницы не является реальным поступлением или расходованием  денежных средств (валюты). 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция Российской Федерации

2. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. (ред. 28.11.2011) № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете»

3. Положение ЦБР от 25 ноября 1997г. (ред. от 08.09.2000) №5-П «О проведении безналичных расчетов кредитными организациями в Российской Федерации»

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (Утвержден приказом Министерством финансов РФ от 31 октября 2000г. №94н)

5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. №34н)