Учет затрат в кассе

 Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

 Синтетический  учет денежных средств осуществляется  в журнале-ордере № 1.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет этого счета записывают поступление денежных средств в кассу, в кредит – выбытие денежных средств из кассы. Счета, корреспондирующие со счетом 50, бухгалтер указывает в первичных кассовых документах до совершения самой кассовой операции, а затем их переносят из документов в кассовую книгу.

В том случае, когда денежные документы приобретает  кассир (весьма распространенная практика), в учете делают проводку:

Дт 50–3 «Денежные  документы» Кт 50 «Касса» – на сумму  денежных документов, приобретенных  за наличный расчет.

При выбытии  денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат, например:

Дт 84 «Нераспределенная  прибыль (непокрытый убыток)» Кт 50 «Касса»  – на сумму стоимости путевок  в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 50 «Касса» – на сумму  стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис–менеджеру) для постепенного использования, то в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм:

Дт 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» Кт 50 «Касса».

На общехозяйственные  расходы стоимость марок списывается  по мере использования:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами».

Кассовые операции записывают по кредиту счета 50 и  отражают в журнале–ордере № 1. Обороты  по дебету этого счета проставляют  в разных журналах–ордерах, и, кроме  того, эти обороты контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала–ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале–ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Таблица 1.

Основные корреспонденции  по счету 50 «Касса».

Операции  по дебету счета 50 "Касса"

 

Номер  п/п	Содержание операций	Корреспондирующие  счета
		Дебет	Кредит
1	Отражение движения наличных денежных средств в     кассах организации	50	50
2	Поступление наличных денежных средств в кассу с    расчетного счета организации	50	51
3	Поступление наличных денежных средств в кассу с    валютного счета организации	50	52
4	Поступление наличных денежных средств в кассу со   специальных счетов организации	50	55
5	Поступление наличных денежных средств  в кассу      организации, ранее числившихся в пути	50	57
6	Возврат выданного займа в наличных денежных        средствах;                                         возврат наличных денежных средств в кассу          организации после окончания договора простого      товарищества	50	58
7	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации от поставщиков (подрядчиков)           (неиспользованных авансовых платежей)	50	60
8	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации от покупателей (заказчиков) (при       определении выручки методом начисления)	50	62
9	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации в виде краткосрочных займов и          кредитов	50	66
10	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации в виде долгосрочных займов и кредитов	50	67
11	Возврат в кассу организации  подотчетным лицом      излишне полученных наличных денежных средств	50	71
12	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации от работников (погашение займа;        недостач и т.п.)	50	73
13	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации от учредителей в счет вклада в         уставный фонд	50	75
14	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации от сторонних лиц и организаций (по     различным основаниям)	50	76
15	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации от филиалов, представительств,         отделений и других обособленных подразделений,     выделенных на отдельные балансы	50	79
16	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации от товарищей в счет их вкладов в       простое товарищество	50	80
17	Поступление в кассу  организации выручки от         реализации товаров, выполнения работ, оказания     услуг, передачи имущественных прав (при            определении выручки методом "по оплате")	50	90
18	Поступление в кассу  организации доходов,           связанных с продажей и прочим выбытием             (ликвидацией, списанием и др.) принадлежащих       организации основных средств, производственных     запасов, валютных ценностей, ценных бумаг и иных   активов;                                           получение доходов, связанных с предоставлением за  плату прав, возникающих из патентов на             изобретения, промышленные образцы и других видов   интеллектуальной собственности (когда это не       является предметом деятельности организации)	50	91
19	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации в виде штрафов, пени, неустойки за     нарушение условий договоров от организаций-        должников;                                         поступления в возмещение причиненных организации   убытков;                                           оприходование излишков денежных средств,           выявленных при инвентаризации	50	92
20	Поступление наличных денежных средств в кассу      организации в виде доходов, относящихся к будущим  периодам	50	98

 

Операции  по кредиту счета 50 "Касса"

 

№ п/п	Содержание  операций	Корреспондирующие  счета
		Дебет	Кредит
1	Отражение движения денежных средств в кассах организации	50	50
2	Отражено внесение наличных денежных средств на     расчетный счет организации	51	50
3	Отражено внесение наличных денежных средств на     валютный счет организации	52	50
4	Отражено внесение наличных денежных средств на     специальные счета в банках	55	50
5	Отражена сдача  выручки из кассы через почтовые     отделения, инкассаторов для зачисления на счета в  банках	57	50
6	Отражены финансовые вложения наличными денежными   средствами, а также выдача займов юридическим и    физическим лицам, кроме работников данной          организации	58	50
7	Отражены расчеты  наличными денежными средствами с  поставщиками и подрядчиками из кассы организации	60	50
8	Отражен возврат  из кассы организации излишне       полученных денежных средств от покупателей и       заказчиков	62	50
9	Отражено погашение  краткосрочных кредитов и        займов наличными денежными средствами	66	50
10	Отражено погашение  долгосрочных кредитов и займов  наличными денежными средствами	67	50
11	Отражено погашение  задолженности перед бюджетом    наличными денежными средствами	68	50
12	Отражено погашение  задолженности перед Фондом      социальной защиты наличными денежными средствами	69	50
13	Отражена выдача из кассы денежных средств на       оплату труда работникам, премий и т.п.	70	50
14	Отражена выдача из кассы денежных средств          подотчетных сумм на административно-хозяйственные  и операционные расходы	71	50
15	Отражена выдача из кассы денежных средств на все   виды расчетов с работниками, кроме расчетов по     оплате труда и расчетов с подотчетными лицами	73	50
16	Отражена выдача из кассы денежных средств для      выплаты доходов (дивидендов) учредителям           (участникам)	75	50
17	Отражена выдача из кассы денежных средств          сторонним организациям и лицам, связанная с        расчетами по разным операциям	76	50
18	Отражена выдача из кассы денежных средств          филиалам, представительствам, отделениям и другим  обособленным подразделениям, выделенным на         отдельные балансы	79	50
19	Отражен возврат  наличных денежных средств,         внесенных ранее товарищами в счет их вкладов в     простое товарищество (при прекращении договора)	80	50
20	Отражен выкуп  акционерным или иным обществом       (товариществом) у акционера (участника)            принадлежащих ему акций (доли) на сумму            фактических затрат	81	50
21	Отражена оплата наличными денежными средствами     внереализационных расходов, в том числе связанных  с чрезвычайными обстоятельствами	92	50
22	Отражена недостача  наличных денежных средств в     кассе организации, выявленная при инвентаризации	94	50

 

2.3 Инвентаризация денежных средств в кассе.

В кассе организации  могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности.

Денежные средства представлены денежной наличностью.

К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.

Бланками строгой  отчетности являются: квитанционные  книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

Сроки и порядок  проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную  ответственность за сохранность  всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация  кассовой наличности проводится на основании  приказа (распоряжения) руководителя организации  комиссией в составе представителя  администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет  включаются все приходные и расходные  документы, имеющиеся в кассе, которые  должны соответствовать типовым  унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе  на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым  осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким  ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных  документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на «____» (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу  и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие  денежных средств и документов в  кассе подтверждается их полным полистным  пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и  другие ценности кассир пересчитывает  в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг  и других бланков документов строгой  отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Для организации  учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет три субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная  касса», 50/3 «Денежные документы».

Бланки строгой  отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Путем сопоставления  фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно новому Плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н и в соответствии с п. 77 Приказа Минфина России от 28.06.2000 г. № 60н «О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации», выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 «Касса»  субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные  документы»

Кредит 91 «Прочие  доходы и расходы» субсчет 1«Прочие  доходы».

При выявлении  излишков бланков документов строгой  отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в условной (номинальной) оценке.