Учет затрат в кассе

Эксперт М.Ильина разбирает этот пункт  в статье «Лимит расчета наличными». «Обращаем ваше внимание на то, что  ограничение распространяется на размер суммы – ее предел 100 000 рублей; количество договоров, расчеты по которым осуществляются наличными, т.е. в рамках одного договора; никаких ограничений во времени не установлено».

4) обеспечение сохранности денег  и оправдательных документов;

«Это еще один пункт, которым часто пренебрегают руководители - отмечает аудитор Г.Денисова – Но п. 29 Порядка ведения кассовых операций в РФ обязывает их оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). В тех случаях, когда не были созданы условия для работы с денежными средствами, они несут ответственность по их хранению, транспортировке и учету».

5) проведение внезапных ревизий  кассы с составлением актов  по результатам ревизии;

«Проверка учета кассовых операций – обязательный компонент программ ревизий и проверок, в ходе которых выявляются нарушения и злоупотребления в учете наличных денежных средств - продолжает эксперт А. Кантеровский. - Первым делом ревизор проводит инвентаризацию. Затем сверяет остатки наличных денежных средств, находящихся в кассе предприятия, и бланки строгой отчетности. Более пристальное внимание ревизор уделяет расходованию наличных денежных средств. Сверяются записи, сделанные в кассовой книге, приходных и расходных ордерах, с отчетами, накладными, счетами-фактурами. После окончания ревизии результаты отражают в актах установленной формы».

Вся ответственность  за обеспечение сохранности и  правильного использования и  учета денежных средств возлагается  на руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, использование  трудов ученых-экономистов, практические советы и рекомендации ведущих специалистов и комментарии юристов в области  ведения бухгалтерского учета, и  в частности учета денежных средств, печатаемые в периодических изданиях, позволят нам более правильно организовать такой учет и избежать нарушений.

1.3 Законодательные и нормативные документы, регламентирующие порядок учета денежных средств.

В настоящее время  вопросы учета денежных средств  имеют достаточное правовое обоснование  и регламентируются следующими законодательными и нормативными документами.

1) Федеральный закон Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23.07.2013 N 251-ФЗ). Регламентирует Общие положения, Основные требования к ведению бухгалтерского учета. Бухгалтерскую документация и регистрацию, бухгалтерскую отчетность, заключительные положения.[2]

2) Федеральный закон  от 22.05.2003 N 54-ФЗ ''О применении контрольно-кассовой  техники при осуществлении наличных  денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт' (с изм., внесенными Федеральным законом от 07.05.2013 N 89-ФЗ)', устанавливает обязательное использование контрольно-кассовой техники, оснащенной фискальной памятью, при осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов.[2]

3) Положение о Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации (от 12 октября 2011 года N 373-П, ЦБ РФ)

настоящее Положение  определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации в целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения.

4). Приказ Министерство Финансов РФ№49 от 28.08.2012 г. «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Настоящие Методические указания устанавливают порядок  проведения инвентаризации имущества  и финансовых обязательств организации  и оформления ее результатов.

5) Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У « О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица». Ограничение распространяется на размер суммы - ее предел 100 000 рублей; количество договоров, расчеты по которым осуществляются наличными, т.е. в рамках одного договора; никаких ограничений во времени не установлено

6) Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)

В нем установлен порядок  создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.

7) Приказ Минфина РФ "О формах бухгалтерской отчетности организаций" от 17.08.2012 № 113н.

К ним относятся: Бухгалтерский  баланс (прил. 10), Отчет о прибылях и убытках (прил. 11), Отчет об изменениях капитала (прил. 12), Отчет о движении денежных средств (прил. 9), Приложение к бухгалтерскому балансу, Отчет о целевом использовании полученных средств.

Приказ № 654 от 13.06.2001г. «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-экономической деятельности предприятий и организаций агропромышленного комплекса и методических рекомендаций по его применению»)

Приказ по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций утвержден Решением Совета Директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40.

 

ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ  УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ.

2.1. Первичный учет денежных средств в кассе.

Постановлениями Госкомстата  утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций:

- приходный кассовый  ордер (форма N КО-1; прил. 1);

- расходный кассовый  ордер (форма N КО-2; прил. 2);

- журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов (форма N КО-3; прил.4);

- кассовая книга (форма  N КО-4; прил. 5);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5; прил. 6);

- авансовый отчет (форма  N АО-1; прил. 7).

На порядке составления  и нюансах заполнения каждого  документа остановимся более подробно.

Приходный кассовый ордер.  

Назначение. Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:

- приходный кассовый  ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

- квитанция к приходному  кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером или лицом,  на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом)  кассира и регистрируется в  журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;

- в приходном кассовом  ордере и квитанции к нему  указываются: по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";

- в приходном кассовом  ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе "Кредит, код структурного подразделения"  указывается код структурного  подразделения, на которое приходуются  денежные средства. 

Расходный кассовый ордер. 

Назначение. Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утвержден Решением Совета Директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 года №40) приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения расходного кассового ордера:

- кассовый ордер выписывается  в одном экземпляре работником  бухгалтерии;

- кассовый ордер подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером или лицом,  на это уполномоченным;

- кассовый ордер регистрируется  в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

- в тех случаях,  когда на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная  надпись руководителя организации,  его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна;

- в расходном кассовом  ордере по строке "Основание"  указывается содержание хозяйственной  операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации  приходный и расходных кассовых документов.

Применяется для регистрации  бухгалтерией приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга.

Применяется для учета  поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Применяется для учета  денег, выданных кассиром из кассы организации  другим кассирам или доверенному  лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

2.2 Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление де-нежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

 К счету  50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса организации» – учитывают денежные средства в кассе.

50-2 «Операционная касса» – учитывают наличие и движение денеж-ных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. этот субсчет открывается организациями при необходимости.

50-3 «Денежные  документы» –учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки госпошлины и другие денежные документы.

Субсчет 50-4 "Валютная касса" предназначен для учета  кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 "Касса  филиала" предназначен для учета  кассовых операций обособленных филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс.

 Для учета  кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные  формы первичных документов и  учетных регистров: приходный  кассовый ордер (форма КО-1), расходный  кассовый ордер (форма КО-2), журнал  регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999г.

 Поступление  денег в кассу и выдачу из  кассы оформляют приходными и  расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в  ордерах цифрами и прописью. Приходные  ордера подписывает главный бухгалтер,  а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер.

 Приходные  и расходные кассовые ордера  до передачи в кассу регис-трируются  бухгалтерией в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых  документов. Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организаций и главного бухгалтера.