Учет расчетов с подотчётными лицами и определение путей совершенствования учета с подотчетными лицами ООО «Даймэкс»

     В течение трех дней по возвращении  из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

     После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к  учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

     Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета  по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

     Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО «Даймэкс» используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Основанием  для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

     Проверка  отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования  и отчета по суммам выданных авансов  каждому подотчетному лицу на предприятии  осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

     Согласно  учетной политики формы первичных учетных документов: не разрабатываются организацией самостоятельно, а предусмотрены в альбомах унифицированных форм. В соответствии с п. 33 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, ст. 313 НКРФ, п. 2 ст.9 ФЗ о бухгалтерском учете. Так же согласно учетной политике  перечень лиц, имеющих право подписи в первичных учетных документах, законодательно не установлен, формируется организацией самостоятельно, на основании ст. 9,17 ФЗ о бухгалтерском учете, статья 313 НК РФ.  
 
 

     3. Рекомендации по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Даймэкс»

     При расчетах с подотчетными лицами очень  часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

     У бухгалтеров постоянно возникают  вопросы об отнесении или не отнесении  некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

     Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

     Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

     Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

     Учитывая  недостаточность российской экономической  базы по этому вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

     Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется  все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

     Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

     Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам  и иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации. ⁶

     Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

     Эти сведения включают в себя адрес постоянного  местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

     Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации  именно у этого продавца.

     Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников  может быть компенсирована указанная разница?

     Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны  с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится  к командировочным расходам (так  как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

     Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

            Более  широкое  внедрение   компьютерного учета  в процесс  оформления первичных документов  может  являться  одним  из  наиболее эффективных путей   совершенствования  первичного  учета.  С  этой  целью  необходимо автоматизировать   учет расчетов с подотчетными лицами,  что  позволит механизировать обработку информации  о командированных работниках,  понизить  вероятность  ошибок  при перенесении информации из  первичных  документов  в  регистры  бухгалтерского  учета,  а  также  сократить  количество  первичной  учетной  документации, что, в  свою очередь,  будет способствовать  повышению точности и оперативности  учета  расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

     Этому также  способствует    упорядочение первичной   документации,     широкое   внедрение      типовых унифицированных   форм, повышение   уровня    механизации    и  автоматизации   учетно  - вычислительных работ.

           В целях совершенствования  бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс» с учетом проведенной проверки необходимо установить следующее:

     1) в учетной политике определить  порядок возмещения расходов  по подотчетным суммам. Поскольку  в организации бухгалтерский  учет максимально приближен к налоговому учету, то необходимо установить: порядок возмещения расходов по командировкам и представительских расходов в пределах установленных Правительством норм;

     2) как приложение к учетной политике, определить перечень лиц, которым  могут выдаваться денежные средства в подотчет;

     3) в целях устранения нарушений  сроков представления авансовых  отчетов  - определить четкий график  документооборота по расчетам  с подотчетными лицами и установить  контроль за своевременностью  выдачи и представлением авансовых отчетов подотчетными лицами организации.

     Правильная  организация бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами обеспечит  получение необходимой информации о движении подотчетных сумм за работниками  организации, а также своевременное  и правильное отражение на счетах бухгалтерского учета расходов, произведенных из подотчетных сумм.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Освоение  методики учета и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

     Научно  обоснованная система организации  бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

     Помимо  выплаты заработной платы предприятие  выдает денежные средства наличными  из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные  нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

     Что касается списания из под отчета работника  суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

     Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     Подотчетные суммы для контроля за их расходованием  учитываются в разрезе каждого  работника предприятия в ведомости  и журнале-ордере по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.