Учет расчетов с подотчётными лицами и определение путей совершенствования учета с подотчетными лицами ООО «Даймэкс»

     В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

     В настоящее время организациям следует  руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.⁴

     Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

     Под расходами на хозяйственные нужны  обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.⁵

     Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     Согласно  Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

     Таблица 1

     Основная  запись по учету расчетов с подотчетными лицами 

 

     Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются:

     - расходные кассовые ордера –  на суммы, выданные под отчет;

     - авансовые отчеты – на израсходованные  суммы;

     - новые приходные или расходные  кассовые ордера – на расхождения  в суммах полученных и израсходованных.

     К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.

     Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

     При командировании работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных  норм суточных и квартирных.

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где  по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным  суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.  
 

     2. Учёт расчётов  с подотчётными  лицами в ООО «Даймэкс»

     2.1. Экономическая характеристика  ООО «Даймэкс» 

     Общество  с ограниченной ответственностью «Даймэкс» создано в соответствии с законодательством Российской Федерации в 1998 году.

     ООО «Даймэкс» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора  и Устава общества. ООО «Даймэкс» специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов.

     Высшим  органом управления ООО «Даймэкс» является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис.1).

 

     Рис. 1  Схема управления деятельностью  ООО «Даймэкс»

     Руководство текущей хозяйственной деятельностью ООО «Даймэкс» осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

     Основной  целью финансового анализа является получение небольшого числа ключевых (наиболее информативных) параметров, дающих объективную и точную картину финансового состояния предприятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами. При этом аналитика может интересовать как текущее финансовое состояние предприятия, так и его проекция на ближайшую или более отдаленную перспективу, т.е. ожидаемые параметры финансового состояния.

     Анализ  финансового состояния является одной из важнейших подсистем  общей системы управления предприятием, которая направлена на обеспечение  необходимой информацией таких важнейших сфер функционирования, как определение целей деятельности, формирование стратегии маркетинга и финансовой политики, прогнозирование и планирование всех аспектов производственного процесса, контроль за его ходом. На основе анализа финансового состояния вырабатываются стратегия и тактика развития предприятия, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, оцениваются результаты работы предприятия. (Приложение № 1)

     Основные  финансово-экономические показатели деятельности исследуемого предприятия за период 2006-2008 г.г. представлены в его бухгалтерской отчетности.

     Результаты  общей оценки финансового состояния  ООО «Даймэкс», за период 2007-2009 гг. представлены в таблицах 2, 3, 4, к которым приведены соответствующие пояснения и сделаны выводы.(Приложение №2-7) 

     Таблица 2

     Анализ  финансового состояния ООО «ВОПР» за 2006-2008 г.г.

           

     оптимальных рамках, от 0,8 до 1, только в 2007 году наблюдалось  снижение показателя до 0,6805. Коэффициент абсолютной ликвидности, при минимальном значении в 0,2 не опустился ниже 0,4606, таким образом, ООО «Даймэкс» - ликвидно. Коэффициент автономии находится на очень низком уровне. Данный показатель определяет долю активов организации, которые покрываются за счет собственного капитала (обеспечиваются собственными источниками формирования). Оставшаяся доля активов покрывается за счет заемных средств. Показатель характеризует соотношение собственного и заемного капитала организации. Максимальная доля собственного капитала равная 23%, наблюдалась в 2006 году. На начало 2008 года, она составила и вовсе неполные 5%. Финансовая устойчивость ООО «Даймэкс» сокращается, и к началу 2008 года составила лишь 46% от показателя 2006 года.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 3

     Анализ  финансовых результатов деятельности ООО «Даймэкс» за 2007-2009 г.г.