Учет расчетов с подотчётными лицами и определение путей совершенствования учета с подотчетными лицами ООО «Даймэкс»

 

     Валовая выручка от основного вида деятельности, т.е. от сдачи недвижимого имущества  в аренду за 3 года сократилась на 9826,29 тыс. руб. В то же время сократились и расходы, входящие в состав себестоимости реализованных товаров, работ и оказанных услуг на 13716,7 тыс. руб. В 2006 году наблюдалась ситуация, когда за счет основного вида деятельности организация понесла убытки, и сумела сохранить положительный финансовый результат, только за счет прочих операционных доходов. Есть положительный момент в том, что организация сумела по итогам финансового года получить прибыль, фактически не прибегая к посторонним видам деятельности. Общий финансовый результат от хозяйственной деятельности оставался положительным все 3 исследуемых года, но имеет тенденцию к сокращению.

     Таблица 4

 Анализ  деловой активности ООО «Даймэкс» за 2007-2009 г.г.

 

     За  счет уменьшения реального количества оборотных денежных средств, увеличился коэффициент их оборачиваемости. Все  остальные коэффициенты, включая  оборачиваемость запасов, дебиторской  задолженности и в целом оборотных  активов, имеет тенденцию к снижению.

     

       Рис. 1.Показатели доходности ООО «Даймэкс» за 2007-2009 г.г.

     На  данной диаграмме отображены наглядно финансовые результаты деятельности исследуемого предприятия за три года. Четко  прослеживается сокращение основных показателей, валовая выручка и себестоимость услуг снижаются, снижается и чистая прибыль предприятия.  
 
 
 
 
 
 
 

     2.2. Действующий порядок  бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными  лицами  в   ООО «Даймэкс» 

     В соответствии с Учетной политикой  выдача наличных денежных средств под  отчет в ООО «Даймэкс» осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

     Проанализируем  действующий порядок ведения  бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс». Учетная политика ООО «Даймэкс» раскрывает порядок организации расчетов с работниками организации по подотчетным суммам. В Методическом разделе учетной политики определен порядок выдачи наличных денежных средств под отчет сотрудникам и оформления отчетов по их использованию. В частности определен следующий лимит выдачи наличных денег под отчет:

• в пределах пятидесяти тысяч рублей, для лиц, состоящих в штатном расписании;
• десяти тысяч рублей, для лиц, не состоящих в штатном расписании организации.

     Учетной политикой организации определены условия выдачи денежных средств  под отчет, а именно, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещена.

     Выдача  под отчет денежных сумм производиться: наличными деньгами из кассы ООО «Даймэкс». В организации установлен следующий срок выдачи наличных денег под отчет: не более чем на 30 календарных дней.

     Во  избежание срыва в работе или  задержки хозяйственно-финансовых операций, в целях эффективности работы организации и получения им экономическо-финансовой выгоды, а также, если в кассе предприятия  не достаточно наличных денежных сумм для выдачи в подотчет, разрешить лицам, имеющим право подписи первичных документов, оплачивать израсходованные им суммы денег после предъявления в бухгалтерию организации отчета.

     Работники организации ООО «Даймэкс» получает денежные средства в подотчет на следующие нужды:

• на командировочные расходы
• на закупку хозяйственных материалов (канцтоваров и прочих хозяйственных материалов).

           В соответствии с  порядком организации расчетов с  подотчетными лицами, определенными  в учетной политике организации, работники по истечению 30 дней со дня выдачи денежных средств должны в обязательном порядке отчитаться за выданные денежные средства. По возвращению из командировки авансовый отчет необходимо предоставить в течение трех дней со дня прибытия из командировки.

           Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами осуществляется с применением унифицированных  форм первичных документов. Так, основными  документами, подтверждающими расход подотчетных сумм по командировкам, являются:

• для возмещения расходов по проезду - билеты на проезд до места командировки и обратно;
• для возмещения расходов на проживание - счет гостиницы;
• для оплаты суточных – командировочное удостоверение, с отметками о месте и времени пребывания работника в командировке;
• прочие первичные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм (накладные, товарные чеки и т.д.).

     В качестве документов, подтверждающих приобретение товарно-материальных ценностей, а также работ (услуг), используют:

     1. Товарные накладные (типовая форма  № ТОРГ-12 утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132) [29]

     2. Накладная на отпуск материалов  на сторону (типовая форма М-15, утвержденная постановлением Госкомстата  России от 30 октября 1997 г. №  71а).

     3. Товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара.

     4. Торгово-закупочные акты материальных  ценностей у физических лиц,  в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных  ценностей, а также сумма денежных  средств за них уплаченная.

     5. Акты выполненных работ, оказанных  услуг.

     6. Счета-фактуры - для получения  вычета по НДС при оприходовании  ценностей либо работ (услуг).

     7. Бланки строгой отчетности.

           Все перечисленные  первичные документы прикладываются к авансовому отчету и являются обоснованием для возмещения и списания выданных подотчетных сумм.

           Рассмотрим порядок  отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс» на примере хозяйственных ситуаций.

           1. В ноябре 2007 г.  работник организации был направлен  в командировку на три дня. На основании распоряжения руководителя организации было выписано командировочное удостоверение и выданы на основании расходного кассового ордера денежные средства в подотчет в общей сумме 5500 рублей.

           По возвращению  из командировки работником был представлен авансовый отчет о расходовании денежных средств, выданных в подотчет. Согласно авансовому отчету, стоимость проезда в одни конец составила 300 руб., счет гостиницы представлен на сумму 2808 (3 суток по 936 руб.), расходы по приобретению необходимой технической документации составили (1280 руб. с НДС). На основании приложенных к авансовому отчету первичных документов в бухгалтерском учете ООО «Даймэкс» были сделаны следующие записи на счетах бухгалтерского учета (табл.5).

     Таблица 5

Корреспонденции счетов бухгалтерского учета по учету командировочных расходов в ООО «Даймэкс» 

 

         2. В ноябре 2007 г.  были выданы денежные средства  работнику организации на закупку  хозяйственных материалов на  сумму 5600 рублей. Выдача денежных  средств производилась на основании  расходного кассового ордера. В  этот же день работником был  представлен авансовый отчет с приложенными документами на покупку хозяйственных материалов от юридического лица на сумму 6200 рублей (представлена счет-фактура). В бухгалтерском учете были произведены следующие записи (табл.5).

     3. В процессе хозяйственной деятельности ООО «Даймэкс» возникают и представительские расходы, связанные с налаживанием хозяйственных связей и отношений и партнерами по бизнесу. Рассмотрим порядок отражения представительских расходов в ООО «Даймэкс» на счетах бухгалтерского учета.  
 
 

     Таблица 6

Корреспонденции счетов бухгалтерского учета по учету  закупки 

хозяйственных материалов из подотчетных сумм в  ООО «Даймэкс» 

 

     Выдача  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные  сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.