Учет расчетов с подотчётными лицами и определение путей совершенствования учета с подотчетными лицами ООО «Даймэкс»

     Введение 

     Актуальность  темы курсовой работы. В соответствии с Российским законодательством каждая организация обязана вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности предприятия. Организации, кредитные учреждения, биржи вступают в договорные отношения по использованию имущества, денежных средств, осуществлению инвестиций. Все участники сделок заинтересованы в том, чтобы получать и использовать достоверную информацию о своих партнерах для принятия обоснованных решений. Администрации важно оперативно контролировать ход хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает необходимость своевременного получения качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

     Денежные  средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации важно четко представлять, как правильно должен быть поставлен бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

     Целью курсовой работы является - изучение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и определение путей совершенствования учета с подотчетными лицами ООО «Даймэкс».

     Для достижения поставленной цели, поставлены следующие задачи:

• изучить основы учета расчетов с подотчетными лицами;
• проанализировать учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс»;
• дать рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс».

     Методы решения задач написания курсовой работы:

• подбор и изучение документов, учебной литературы и публикаций, по учету расчетов с подотчетными лицами  в ООО «Даймэкс»;
• анализ учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс»;
• разработка рекомендаций по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс».

     Объектом исследования является система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Даймэкс». Предметом  исследования является ООО «Даймэкс».

     ООО «Даймэкс», не является субъектом малого бизнеса, основной вид деятельности – курьерская доставка документов, посылок и грузов по России и странам СНГ - входит предоставление логистических услуг (длительное хранение и комплектация заказов), предоставление услуги таможенного брокера, визовый сервис, продажа и бронирование авиабилетов. Находится на общем режиме налогообложения. Отчетность ведет полностью, с представлением итоговой части аудиторского заключения. Подлежит обязательному аудиту. 
 
 
 

1. Бухгалтерский учёт  расчётов с подотчетными  лицами

     Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

     В работе каждого предприятия часто  возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными  деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе  розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.

     Основные  принципы, которые необходимо соблюдать  каждой организации при работе с  подотчетными средствами, установлены  п. 11 Порядка ведения кассовых операций.

     В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций, организация может выдавать денежные средства подотчетными лицами:

     - на хозяйственные нужды;

     - на командировочные расходы;

     - на оплату представительских  расходов.

        Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или  хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплата мелкого ремонта.

     Представительские расходы – это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а так же участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

     Командировочные расходы. Командировка – это поездка  работника в другую местность  для выполнения служебного поручения вне  места его постоянной работы по распоряжении работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     На  основании доверенности и счета  на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

     Выдача  наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

     Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда Российской Федерации.

     В настоящее время в состав командировочных  расходов включаются:

     - проезд работника к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы;

     - наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

     - суточные или полевое довольствие;

     - оформление и выдачу виз, паспортов,  ваучеров, приглашений и иных  аналогичных документов;

     - консульские, аэродромные сборы,  сборы за право въезда, прохода,  транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

     Во  время пребывания работника в  командировке он продолжает получать заработную плату.

     Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.¹

     В соответствии с п. 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.²

     В п.2 статьи 9 Федерального закона "О  бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в  них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

     - наименование документа;

     - дата составления документа;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственной операции;

     - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

     - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

     - личные подписи указанных лиц.³

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии предприятия для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при  наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     При возвращении из командировки либо после  покупки товарно-материальных ценностей  подотчетное лицо составляет авансовый  отчет и прикладывает к нему все  оправдательные документы. Авансовый  отчет состоит из двух частей:

     I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;

     II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

     Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется  работником. После его сдачи в  бухгалтерию документ проверяется  бухгалтером, который проставляет  бухгалтерские проводки. Сроки обработки  сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

     Кроме того, по приказу руководителя при  предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным  лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного  легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.

     Новый аванс работникам выдается только после  расчета по предыдущему. Бухгалтерия  может удержать из зарплаты сумму  задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств.

     Возврат неиспользованного аванса оформляется  приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

     Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.