Учет расчетов с подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, прочими дебиторами и кредиторами, пути его совершенствования

Однако в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности организации сталкиваются с ситуацией, когда для решения какого-либо вопросов работнику выдаются суммы в подотчет (наличные).

Работники организации, которым по решению нанимателя в подотчет выдаются  суммы на определенные цели (командировочные, операционно-хозяйственные расходы и т.п.), называются подотчетными данными, а суммы, выданные им  в подотчет, - подотчетными суммами.

Расходы, производимые подотчетными лицами, условно можно сгруппировать следующим образом:

- операционно-хозяйственные  расходы;

- командировочные расходы;

- компенсации при разъездном  и подвижном характере работ и производстве работ вахтовым методом;

- представительские расходы.

Основным видом операций по подотчетным суммам является оплата командировочных расходов. Служебной командировкой признается  поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды (приобретение различных материалов, мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные расходы) производится  в размере и на сроки, определяемые руководителями субъектов хозяйствования, но не более предельного размера, установленного законодательством при осуществлении расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования. Список лиц, имеющих право получать авансы под отчет на указанные цели, утверждается руководителем организации.

Компенсации подвижной разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом – это денежные выплаты, установленные с целью возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей.

Представительские расходы – это расходы принимающей организации  по организации приема, пребывания, обслуживания представителей других организаций, прибывающих для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества. К представительским расходам относятся расходы, связанные с пребыванием  делегации с учетом условий, на которых она приглашалась принимающей организацией.

Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

Выдача подотчетным лицам наличных денег (аванса) производится из кассы хозяйства по расходным кассовым ордерам (или ведомости), подписываемым руководителем и главным бухгалтером. Аванс подотчетному лицу выдается только в том случае, если оно рассчиталось по ранее полученному авансу. Подотчетные суммы могут быть израсходованы только на те цели, на которые они были выданы [20, с.62].

Подотчетные лица после выполнения задания обязаны представить в трехдневный срок авансовый отчет об израсходованных суммах, на оборотной стороне которого на основании первичных документов указывается, кому, за что и по какому документу произведена оплата из подотчетных сумм. При покупке подотчетным лицом материальных ценностей к авансовому отчету должно быть приложено требование-накладная, удостоверяющее сдачу ценностей на склад. В случае, когда подотчетное лицо выполняло задание по служебной командировке, к авансовому отчету прилагается командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку и прибытие к месту работы, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Для оплаты представительских расчетов составляется программа приема, мероприятий по приему и условий пребывания иностранной делегации составляется смета расходов. В ней указываются предстоящие статьи расходов, плановые суммы предстоящих расходов и источники их покрытия. Смета расходов на прием иностранной делегации утверждается руководителем организации. Смета расходов является основанием для выдачи в подотчет денежных средств ответственному за прием лицу, а также для безналичных перечислений по счетам организаций, оказывающих услуги по приему.

Ответственность за правильность учета расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер. Он осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью произведенных расходов, достоверностью приложенных документов, своевременностью представления авансовых отчетов и возвратом подотчетными лицами неизрасходованных сумм аванса.

После проверки бухгалтерией и утверждения руководителем предприятия авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами служит основанием для списания израсходованных сумм с подотчетного лица. Если окажется, что сумма полученного аванса превышает сумму принятых по отчету расходов, разница подлежит возврату в кассу. Если сумма аванса меньше суммы произведенных и утвержденных по авансовому отчету расходов и подотчетное лицо использовало собственные средства, то сумма перерасхода ему возвращается. Неиспользованные по назначению и не возвращенные в кассу подотчетные суммы могут быть удержаны из оплаты труда подотчетных лиц [4, с.261].

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, в котором сосредоточен синтетический и аналитический учет. Ведется он линейно-позиционным способом.

В отличие от расчетов с подотчетными лицами, которые осуществляются на преимущественно на добровольной основе двух сторон (работника – с одной и предприятия – с другой), расчеты по возмещению материального ущерба носят обязательный характер, а их осуществление регулируется Трудовым кодексом Республики Беларусь. Работник несет материальную ответственность за причиненный работодателю прямой действительный ущерб. Материальная ответственность работника может быть полной и ограниченной.

Если работник несет ограниченную материальную ответственность, то взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба производится но распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы. Распоряжение может быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения брака и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.

Полная материальная ответственность наступает, когда:

1) Ущерб причинен в состоянии алкогольного или наркотического опьянения

2) Ущерб причинен умышленной порчей изделий при их изготовлении.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Если работник не согласен с размером вычетов, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством. Суд может уменьшить размер, подлежащий возмещению [7, с.151].

Работник, виновный в причинении ущерба нанимателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.

Долги, которые не могут быть в данный момент взысканы с виновного лица из-за его неплатежеспособности или по другим причинам, списываются в убыток организации. Расчеты по возмещению материального ущерба учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Как известно, для расчетов с организациями, предприятиями, работниками предусмотрены различные соответствующие счета бухгалтерского учета. При этом в основу выделения данных счетов была положена классификация видов расчетов, которые осуществляются предприятиями (расчеты с поставщиками и подрядчиками, расчеты с бюджетом, с персоналом по оплате труда, с органами социальной защиты). В то же время достаточно трудно предусмотреть отдельный счет для каждого вида расчетов, так как хозяйственная деятельность постоянно совершенствуется, появляются новые виды услуг, новые формы взаимоотношений, что требует постоянного изменения действующего плана счетов. Вдобавок, отражение отдельных видов расчетных операций (в части наиболее редко встречающихся) на отдельных счетах бухгалтерского учета потребовало бы существенного расширения действующего плана счетов, что увеличило бы время обработки учетной документации, а значит, снизило бы эффективность работы бухгалтерии. Поэтому для отражения достаточно редко встречающихся видов расчетов на предприятиях стали применять активно-пассивный счет 76 «Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами». Особенностью учета операций по этому счету является то, что на нем отражаются такие виды нетипичных для основного вида деятельности расчетных операций, как:

1. Расчеты по исполнительным листам
2. Расчеты по имущественному и личному страхованию
3. Расчеты по претензиям
4. Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам (в том числе и по договору простого товарищества)
5. Расчеты по депонированным суммам
6. Расчеты по товарам, проданным в кредит

Таким образом, рассматриваемая группа расчетных операций по расчетам по подотчетным суммам, в возмещение материального ущерба (вреда), по расчетам с разными дебиторами и кредиторами, отличается крайним разнообразием, различными формами осуществления (как в наличной, так и в безналичной), различными принципами осуществления. Это определяет значительный объем нормативных актов, которыми регулируются данные расчеты, различные счета для отражения их в бухгалтерском учете, различные способы и виды первичных документов, которыми фиксируются факты осуществления данных операций.

 

 

 

 

 

 

1.2. Принципы организации и задачи учета расчетов с подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, прочими кредиторами и дебиторами

 

Основной целью бухгалтерского учета расчетных операций (в части расчетов с подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, прочими кредиторами и дебиторами) в Республике Беларусь является обеспечение пользователей достоверной информацией о движении денежных средств по счету и в кассе предприятия и соблюдение действующего законодательства, регламентирующего организацию денежного оборота и трудовых отношений в Республики Беларусь.

Данная цель достигается в ходе постоянной работы работников бухгалтерии, перед которыми стоит задача обеспечить соблюдение следующих принципов расчетов с подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, расчетов прочими кредиторами и дебиторами.

Основополагающим элементом в системе расчетов по нетоварным операциям являются принципы их организации:

- принцип правовой регламентации  расчетов отражает наличие правил, обязательных для соблюдения  всеми сторонами и участниками. Базой для такого регулирования служит комплекс нормативных документов: законы Республики Беларусь, указы Президента и нормативные акты Национального банка страны;

- принцип контроля всех сторон  и участников за правильностью  проведения расчетов и их материальной ответственности направлен на соблюдение нормативных требований и положений, а также порядка их проведения. Принцип контроля в данной организации осуществляется в соответствии с действующими правилами и положениями;

- принцип согласия плательщика  на платеж отражает его права собственника распоряжаться средствами на счете  [4, 216].

Эффективное управление денежными потоками возможно только при соблюдении названных принципов при организации расчетов с подотчетными лицами, по возмещению вреда и с прочими дебиторами и кредиторами. Более того, создание эффективной системы бухгалтерского учета данных операций позволит решить следующие задачи:

1) Повысить ритмичность работы организации. Любой сбой в осуществлении платежей отрицательно сказывается на формировании производственных запасов сырья и материалов, уровне производительности труда, реализации готовой продукции и т.п. В то же время эффективно организованные денежные потоки, повышая ритмичность работы организации, обеспечивают рост объема производства и реализации продукции.

2) Сократить потребность организации в заемном капитале. Активно управляя денежными средствами, можно обеспечить более рациональное и экономное использование финансовых ресурсов, формируемых из внутренних источников и тем самым снизить зависимость организации от кредитов. Особую актуальность этот аспект управления денежными средствами имеет для предприятий, доступ которых к внешним источникам финансирования ограничен.

3) Ускорить оборачиваемость капитала. Результативное управление денежными средствами способствует сокращению продолжительности производственного и финансового циклов, что снижает потребность в капитале, обслуживающем хозяйственную деятельность организации, и повышает его отдачу.

4) Снизить риск неплатежеспособности. Даже у предприятий, успешно осуществляющих хозяйственную деятельность и получающих достаточную сумму прибыли, неплатежеспособность может возникать по причине несбалансированности различных видов денежных потоков во времени (особенно это характерно для расчетов с прочими дебиторами и кредиторами). Синхронизация поступления и выплат денежных средств позволяет устранить этот фактор возникновения неплатежеспособности.

5) Получить дополнительную прибыль. Активное управление денежными потоками организации обеспечивает более эффективное использование временно свободных остатков денежных средств, что позволяет предприятию получать дополнительную прибыль.

Основными задачами учета денежных средств и расчетных операций являются:

- своевременное и правильное  документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

- обеспечение сохранности денежных  средств и ценных бумаг в  кассе организации;