Учет расчетов с подотчетными лицами

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

 

3.3 Синтетический и аналитический  учет

 

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[13]

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом счетов, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или других счетов, в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. [6]

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [14]

В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.

Возврат неизрасходованных сумм сопровождается обратной записью с составлением ПКО, т.е Д50 К71

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

-приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;

-списание выданной в подотчет валюты – Д71 К50.4;

-после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Д20,26 К71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

При автоматизированном учете все документы могут вестись в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учета и бухгалтерские записи сохраняются.

 

3.4 Пути совершенствования учета

 

1С:Бухгалтерия это универсальная  бухгалтерская программа, которая  на сегодняшний день является  самой распространенной в ведении  бухгалтерского учета на ЭВМ. Эту программу можно изменить и откорректировать на лад своего предприятия и своей отрасли.

Возможности 1С:

1) Ведение аналитического  и синтетического учета;

2) Ведение количественного  и многовалютного учета;

3) Заполнение и выведение  на печать первичных документов;

4) Получение автоматически  бухгалтерских итогов;

5) Получение бухгалтерской  отчетности на печать.

В 1С: Бухгалтерия можно реализовать и собственную схему автоматизации бухгалтерского учета, которая будет существенно отличаться от предложенной в типовой конфигурации.

На предприятии МУП «ПУЖКХ» бухгалтерский учет автоматизирован. Рекомендуем данному предприятию в дальнейшем использовать эту программу, так как она позволяет эффективно автоматизировать учет практически любого участка работы бухгалтерии.

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

При вводе нового документа, прежде всего, следует установить тип авансового отчета «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет оказано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Заполненную форму можно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1. или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.

Если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) – основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).

В реквизите «Сумма» следует указать сумму, выплаченную поставщику. Реквизит «В том числе НДС» заполнять не следует. Операции отражающие поступление ценностей, рекомендуется оформлять предусмотренный для этого документами конфигурации: Поступление материалов», «Услуг сторонних организаций» и т.д. Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется в случае, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т.п. Сумму НДС следует указать в реквизите «В том числе НДС». (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки без НДС.

Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 «НДС по приобретенным ценностям» используется документ «Счет-фактура полученный».

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникает ситуация, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы подотчет. Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам.

В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются наряду с кассовыми операциями отдельно операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами и пути его улучшения» является актуальной, так как возникают постоянные споры по учету.

Целью данной курсовой работы является изучение особенностей учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

Объектом исследования в курсовой работе является МУП «ПУЖКХ».

В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи:

- дать организационно–экономическую  характеристику деятельности организации;

- рассмотреть теоретические  аспекты учета расчетов с подотчетными  лицами.

- изучить порядок учета  расчетов с подотчетными лицами  в организации.

- предложить пути совершенствования  автоматизации учета расчетов  с подотчетными лицами.

Источниками информации для выполнения данной курсовой работы являются учебные пособия, журналы, бухгалтерская отчетность за 2011-2013 гг., приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка, устав, учетная политика предприятия, первичные документы по расчетам с подотчетными лицами, журнал – ордер № 7.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на расходы по командировкам.

Такие работники называются подотчётными лицами. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:   

  -приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров;   

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;   

  -расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;   

  -представительские расходы.

 

На сегодняшний день МУП ПУЖКХ предоставляет следующие услуги:

- производство тепловой энергии 11 котельными;

- производство общестроительных  работ;

- производство санитарно-технических  работ;

- деятельность автомобильного  грузового неспециализированного  транспорта;

- производство деревянных строительных  конструкций и столярных изделий.  

Основной вид деятельности предприятия – бесперебойное теплоснабжение. Всего обслуживается 98 организаций и 55 многоквартирных дома. В 2013 году количество отпущенной тепловой энергии 11 котельными составило 26 тыс. 39 Гкал. Ежегодно осваивается большой объем капитальных вложений по реконструкции и капитальному ремонту котельных и теплотрасс. В течение нескольких лет проводится замена изношенных теплотрасс новыми, с применением современных изолирующих материалов и технологий. Обновляется автотракторный парк. Так, только в 2013 году при содействии администрации района приобретен трактор Т-150, трактор ДТ-75 и трактор МТЗ-82.1 (со всем навесным оборудованием).