Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникает ситуация, когда требуется производить расходы через сотрудников. Для этих целей работникам выдаются определенные денежные суммы подотчет. Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, налоговые органы особое внимание при проверке деятельности предприятия уделяют данному аспекту. Поэтому руководитель и другие заинтересованные лица должны следить за порядком выдачи денежных средств под отчет, целесообразностью расходов, направлением их списанию, а также своевременностью сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать не отрегулированных сумм по данным расчетам.

В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами проверяются наряду с кассовыми операциями отдельно операции по производственным командировочным и хозяйственным расходам (при этом пристальное внимание уделяется представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта), следует определить возможность компенсации, включение в себестоимость затрат, так и связанного с затратами доходы работника.

Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами и пути его улучшения» является актуальной, так как возникают постоянные споры по учету.

Целью данной курсовой работы является изучение особенностей учета расчетов с подотчетными лицами в организации.

Объектом исследования в курсовой работе является МУП «ПУЖКХ».

В соответствии с целью в работе поставлены следующие задачи:

- дать организационно–экономическую  характеристику деятельности организации;

- рассмотреть теоретические  аспекты учета расчетов с подотчетными  лицами.

- изучить порядок учета  расчетов с подотчетными лицами  в организации.

- предложить пути совершенствования  автоматизации учета расчетов  с подотчетными лицами.

Источниками информации для выполнения данной курсовой работы являются учебные пособия, журналы, бухгалтерская отчетность за 2011-2013 гг., приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка, устав, учетная политика предприятия, первичные документы по расчетам с подотчетными лицами, журнал – ордер № 7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

1. Нормативно-правовое регулирование темы исследования

 

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на расходы по командировкам.

Такие работники называются подотчётными лицами. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий и организаций на выполнение задач операционно-хозяйственного характера и возмещение расходов на служебные командировки.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:   

  -приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров;   

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;   

  -расходы на командировки по территории Республики Казахстан и за границу;   

  -представительские расходы.

Подотчетные суммы авансов выдаются по необходимости в погашении расходов тем сотрудникам, на которых возложена обязанность осуществить расходы из подотчетных сумм, и которых направляют приказом руководителя в командировки.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих основных правил:

1. Выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера.

2. Работники, получившие денежные средства в подотчет, по сложившейся практике, не позднее 3 дней по истечении срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

3. Откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки.

4. Выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам. В случае, если работник не отчитался либо не представил оправдательные документы, задолженность удерживается из заработной платы.

5. Сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц, может расцениваться как доход.

Предприятие имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок, администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.

Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Республике Казахстан, утвержденным в стандартах бухгалтерского учета. Так, например, в этом документе сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Необходимость учета расчетов с подотчетными лицами определяется также в Налоговом Кодексе Республики Башкортостан. Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами. Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные с получением дохода от предпринимательской деятельности. Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые, при отнесении их в состав вычетов, нормируются, т.е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами. Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т.п. Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т.е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника с последующим начислением налогов. В совокупный доход работника включаются только суммы суточных.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить следующее:         

 -своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;         

 -назначение и фактическое использование авансов;         

-командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания, согласно распоряжению администрации;        

-правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;        

-правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;        

-правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;         

-своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;        

-наличие оправдательных документов по всем операциям.

 

1.2 Теоретические аспекты учета

 

В условиях рыночной экономики постоянно происходят изменения в бухгалтерском учете и налогообложении расчетов с подотчетными лицами. В периодической и экономической литературе постоянно идут дебаты по совершенствованию учета и налогообложения расчетов с подотчетными лицами.

Луковецкая А.А., директор департамента аудита Группы компаний «РУСКОНСАЛТ», отмечает, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает для коммерческих фирм никаких норм по оплате расходов на проезд и проживание. Включить их в затраты можно в полном объеме.

Затраты на командировки относятся к прочим расходам, пусть даже косвенно. Прежде всего, это приказ о командировке, а также документы, подтверждающие затраты на жилье и проезд. Плюс авансовый отчет. Требовать от фирмы каких-либо дополнительных документов налоговики не вправе. Более того, не требуется даже командировочного удостоверения, достаточно приказа (п. 1 ст. 252 НК РФ). В то же время на случай спора с налоговиками фирма должна быть готова обосновать цель командировки [5,32c.].

Жиленко Е.В., главный бухгалтер ООО «Космос- Терминал», на вопрос можно ли оплачивать командировку, не учитывая средний заработок, отвечает, что если организация считает, что платить за командировку как за обычные рабочие дни удобнее, то должны иметь в виду следующее. Статья 167 Трудового кодекса РФ гарантирует сохранение за командированным сотрудником его среднего заработка, который рассчитывается исходя из зарплаты за 12 предыдущих месяцев. То есть главное, чтобы человек получил сумму, которая была бы не меньше средней заработной платы. Собственно поэтому законодательство требует сохранять за сотрудником, который находится в командировке, также премии и прочие выплаты, предусмотренные в организации [6, 68c.].

Сбитнева И.К., советник налоговой службы П ранга, объясняет, что затраты работников, связанные со служебными поездками за рубеж, в налоговом учете можно признавать на основании косвенных документов. Минфин России подтвердил это в письме от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660. В нем чиновники ссылаются на статью 252 НК РФ. В ней расшифровано, какие расходы можно считать «документально подтвержденными» при расчете налога на прибыль. С 1 января 2006 года пункт 1 статьи 252 НК РФ действует в обновленной формулировке. Утвердив ее, законодатели расширили существующий до этого перечень бумаг, которыми плательщики налога на прибыль могут подтверждать свои расходы. В частности, в этом перечне появились документы:

-оформленные «в соответствии с обычаями делового оборота», применяемыми на территориях иностранных государств;

- косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Суточные по загранкомандировкам можно подтвердить, например, приказом о командировке и посадочным талоном на самолет [7, 20c.].

Шкловец И.Н., советник налоговой службы I ранга, разъясняет по поводу учета стоимости виз по отмененным командировкам. Минфин России заявил, что при отмене занранкомандировки средства, истраченные на визы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают (письмо Минфина России от 6 мая 2006г. № 03-03-04/2/134). Рассуждали чиновники так. С одной стороны, статья 264 НК РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам. С другой стороны, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованным считать нельзя. По моему мнению, фирма имеет полное право списать стоимость виз независимо от того, состоялась командировка или сорвалась. Только доказывать это право придется в суде. Также, средства, истраченные на визы для работников, налогом на доходы физических лиц не облагаются и ЕСН на них начислять не надо (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) [4, 18c.].

 

 

 

 

 

 

 

2 ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУП «ПУЖКХ»

 

2.1 Организационная структура и правовой статус организации

 

Общество действует в соответствии с Федеральным Законом,  Уставом и действующим законодательством  Российской Федерации.

Место нахождение и почтовый адрес: 453480, Республика Башкортостан, Аургазинский район, с.Толбазы, ул.Матросова, д.15.

Старейшее предприятие в Аургазинском районе – коммунхоз – был образован в 1933 году. Первым руководителем был Вагапов Хабибулла, он же исполнял обязанности прораба. С 1 октября 1935 года райкоммунхозом начал руководить Чанышев Мударис Идрисович. Коллектив состоял из 10-15 человек. Занимались благоустройством с. Толбазы, ремонтом деревянных построек. Объем работ был очень мал, не хватало строительных  материалов, транспорта. До войны в райкоммунхозе была одна полуторка и несколько лошадей.