Учет расчетов с подотчетными лицами

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

• дата;
• порядковый номер документа;
• кому, за что и по какому документу уплачено;
• сумма оплаты;
• итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к  которым относятся следующие:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
• проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя). [16]

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание  контактов с поставщиками, ведение  переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников  и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы  аванса работник должен возвратить в  кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д50 К71 и  оформлением ПКО.

В случае не предоставления в установленный срок авансовых  отчетов или не возврата в кассу  предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.Данная операция сопровождается записью Д70 К71.

Новый аванс подотчетным  лицам выдается только после полного  расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером  авансового отчета и определения  суммы к учету руководитель предприятия  утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность  с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением  расходного или приходного ордера.

Согласно приказу №1 от 01.01.2010 г. Размер суточных в ООО «Квартет»  за каждый день нахождения в командировке на территории РФ  составляет 100 рублей. Так как сумма суточных меньше 700 руб. , то она налогом на доходы физических лиц (НДФЛ).

Итак, рассмотрим, как же идет учет командировочных расходов в ООО «Квартет».

Заведующая магазином  Смирнова Нина Николаевна по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 2000руб. по расходному кассовому ордеру № 09 от 23.02.2010г. на командировку в Казань на 2дня , для заключения договоров с ООО «Барс» Задолженности по подотчетным суммам у Смирновой Н.Н. на 23.02.2010г. нет.

Для обоснования командировки Смирновой Н. Н. имеются следующие документы:

1. приказ (распоряжение) №2 от 21.02.2010г о правлении Смирновой Нины Николаевны в командировку на 2 дня в г. Казань, с целью заключения договоров с ООО «Барс».
2. Плановая смета расходов:

• Проезд до место назначения и обратно-550 руб. 10 коп
• Номер в гостинице «Северная» на 2 дня х 396 руб.-792 руб.
• Суточные 2 дня х 100руб – 200 руб.

Итого: 1542 руб. 10 коп.

3. Командировочное удостоверение №2 от 24.02.2011 Смирновой Н.Н. подписанное руководителем и заверенное печатью ООО «Квартет».

Смирнова Н.Н. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 24.02.2010г.

Авансовый отчет №6 об израсходованных средствах Смирнова Н. Н. предоставила  в бухгалтерию 28.02.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы: 

1) чек на оплату топлива – 550 руб. 10 коп.;

2) счет № Е-144 от 25.02.2010ггостиницы «Северная» за 2 дней проживания на общую сумму 792руб.

3) приказ директора Шестакова В.К. №1 от 01.01.2010г. на оплату суточных из расчета 100 руб. за день (на 2 дней командировки) 200 руб.;                                                                                      

4) отчет о проделанной  работе в командировке 

5) командировочное удостоверение Смирновой Н.Н. , отмеченное в ООО «Барс», г. Казань.

Неиспользованная подотчетная сумма в размере 457рублей 90 копеек, возвращена Смирновой Н.Н.. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.02.2010г.

Определим все хозяйственные  операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 10)

 

Таблица10-Журнал регистрации хозяйственных операций

Содержание хозяйственной  операции	Первичный учет	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб. коп.
1.Выданы денежные средства подотчет	Расходный кассовый ордер  №9  от 23.02.2010	71	50	2000
2.Отнесены на расходы на продажу командировочные расходы: Суточные ГСМ гостиница	Авансовый отчет №6 от 28.02.11   кассовый чек кассовый чек	44.1     44.1 44.1 44.1	71.1     71.1 71.1 71.1	1542-10     200 550-10 792
3.Возвращена не использованная  подотчетная сумма  в кассу	Приходный кассовый ордер № 11 от 28.02.2010	71	50	457-90

Так как суточные у нас  составляют 100 руб. то НДФЛ мы по ним  не начисляем. Если бы суточные, например, составляли 1000 руб. и работник отправлялся  в командировку на 2 дней, то в это  случаи у нас идет превышение на 600 руб., т.е 600х 13%= 78 руб.

Дебет 70  Кредит 68 – 78рублей. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Так же в данном случаи мы не начисляем НДС так как нет подтверждающих счет фактур по найму жилья.[13]

Движение денежных средств  организации, выданных под отчет  можно посмотреть в учетных регистрах счета 71»Расчеты с подотчетными лицами»: Журнал-ордер и ведомость по счету 71 и обороты по счету 71

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы и предложения.

В данной курсовой работе была рассмотрена организация учета  расчетов с подотчетными лицами, а  также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны.

Рассмотрены такие вопросы  как: понятие подотчетных сумм, право  и порядок получения денег  под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических  лиц, при направлении подотчетных  лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для  организации.

Следует отметить, что организация  учета расчетов с подотчетными лицами нуждается в некотором реформировании. Я могу предположить, что сложившуюся  годами систему отчетности, и систему  учета расчетов с подотчетными лицами в частности, необходимо максимально  автоматизировать.

Вообще, изучив организацию  учёта расчетов с подотчётными лицами, могу сделать следующие выводы:

Любая организация, будь то строительная фирма, финансовая организация, юридическая контора и т.д., сталкивается с необходимостью приобретения товарно-материальных ценностей, а также работ и услуг за наличные деньги, с направлением своих работников в служебные командировки, с целью повышения квалификации, в связи с производственной необходимостью, для заключения каких-либо договоров. Т.е. каждая организация сталкивается с такими расчетами. А, следовательно, учету расчетов с подотчетными лицами следует уделять не меньшее внимание, чем, например, учету основных средств или учету труда и заработной платы. Учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в бухгалтерском учете.

В ходе изучения данной темы я нашла для себя много новых и, на мой взгляд, интересных вопросов, а также ответов на них. В частности, сколько денег может взять наличными подотчётное лицо, кого можно назвать подотчетным лицом, что можно считать служебной командировкой, также очень интересна тема налогообложения при расчетах с подотчётными лицами.

В самом начале этой работы я поставила для себя определённые цель, изучить и понять, как устроен учет расчетов с подотчетными лицами, изучить задачи учета расчетов с подотчетными лицами:

- своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы и приобретение товарно-материальных  ценностей;

- документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

- контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на  хозяйственно- операционные цели, а также некоторые  другие.

Была проделана большая  работа по изучению учета расчетов с подотчетными лицами, и поставленные цели, по-моему, были достигнуты.

Я подробно изучила документальное оформление расчетов с подотчетными лицами и узнал, какие документы необходимо заполнять подотчетному лицу (унифицированные формы бухгалтерской отчетности № АО-1, № Т-10, № Т-10а, № Т-9, № Т-9а), а также порядок заполнения этих документов. Помимо этих документов подотчетное лицо обязано предъявить так называемые оправдательные документы, к которым относятся:  чеки ККМ и товарные чеки, накладные и квитанции, билеты, счета гостиниц и т.д.

Очень интересна была для  меня тема налогообложения при расчетах с подотчетными лицами. Во-первых, НДС. НДС, при приобретении товаров, работ  и услуг взимается, при наличии  счета-фактуры. Однако эта ситуация крайне неоднозначна (например, при приобретении ГСМ счет-фактура не выписывается). По этому поводу долгое время ситуация была непонятна, в итоге приняли решение, что в некоторых случаях достаточно выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Во-вторых, ЕСН. ЕСН, с сумм, выданных под отчет, не взимается, но и здесь есть исключения (они рассмотрены выше). В-третьих, НДФЛ. Согласно ст. 217 НК РФ[21] возмещение командировочных расходов не облагается налогом на доходы физических лиц, здесь также имеются некоторые разногласия, о которых упоминалось в данной курсовой работе.

Также в ходе исследования, я изучила особенности аналитического и синтетического учета, при расчетах с подотчетными лицами. Узнала, во-первых, на каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами, а во-вторых, с какими счетами может корреспондировать счет 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». Рассмотрела несколько наиболее встречающихся ситуаций, отразил их в проводках.

Что касается ООО «Квартет», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Все документы заполняются и сдаются в срок. Работники не задерживают и сдают все подотчетные суммы в срок.

 Для ускорения всякого  рода расчетов, в том числе  и с подотчетными лицами, в  ООО «Квартет» используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

Для глубокого анализа  необходима практика. В этой работе представлена, в основном, теоретическая  часть. Практические навыки я приобрету, работая на предприятии.

 

Библиографический список

1. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.
2. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник.  М.ИНФРА-М, 2006. – 518 с.
3. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. М.ИНФРАМ, 2007. – 745 с.
4. Бухгалтерская и финансовая отчетность :состояние и анализ. П.И. Камышанов ,Москва 2007.
5. Бухгалтерский учет: Учебное пособие/ В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова, Издание 3. 2007.
6. . Бухгалтерский учет: Учебное пособие для вузов/ С.Н.Гришкина, М.И.Литвиненко, О.В.Рожнова. – Москва: ИД «Юриспруденция», 2006.
7. Гуккаев В.Б. Командировка работника в пределах Российской Федерации // Консультант бухгалтера. – 2006. - № 5. – С. 15-18
8. Журнал «Бухгалтерский учёт». – Москва, 16'2005.
9. Журнал «Бухгалтерский учёт». – Москва, 20'2005.
10. Журнал «Бухгалтерский учёт». – Москва, 9'2006.
11. Журнал «Бухгалтерский учёт». – Москва, 18'2006.
12. Журнал «Бухгалтерский учёт». – Москва, 23'2006.
13. Захарьин В.Р. Бухгалтерский учет в целях налогообложения: налоговый вестник, 2007.
14. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2005.
15. Комментарий к новому плану счетов бухгалтерского учёта. \\ под редакцией руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России А.С. Бакаева.
16. Кондраков Н.П Бухгалтерский учет: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 592 с.
17. Карасев А.П. Подотчетные сложности // Нормативные акты для бухгалтера. – 2007. - № 13. – С. 23-25
18. Комментарий к новому плану счетов бухгалтерского учёта. \\ под редакцией руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России А.С. Бакаева.
19. Материалы лекций по Бухгалтерскому финансовому учету.
20. Налоговый кодекс РФ пункт 3 статья 217
21. Письмо Банка России от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"
22. Письма Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 «О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте
23. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
24. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"
25.   Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н),(в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н)
26. План счетов и инструкция по применению плана счетов.
27. Постановление правительства РФ от 01.12.93г. №1261 « о размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств» (в ред.21.03.98)
28. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"
29. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ Статья 166. Понятие служебной командировки
30. Титова И.М. Служебная командировка // Налоговый учет для бухгалтера. – 2006. – № 1. – С. 13-14
31. Указание ЦБР от 20 июня 2007г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008г. № 2003-У)
32. Федеральный закон от 21.12. 96 №129 ФЗ "О бухгалтерском учёте".