Учет расчетов с подотчетными лицами

Журнал–ордер – комбинированный  регистр бухгалтерского учета, который  сочетает синтетический и аналитический  учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме  отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера– при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

Если на предприятии применяется  журнал-ордер № 7, то нем отражается: когда и кому выданы деньги, в  каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета  бухгалтерского учета отнесены расходы  подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату.

Расходный кассовый ордер  регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается  руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником  бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый  отчет, должен подтвердить свои расходы  оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные  билеты и т.п.). В данном случае это  товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник  представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая  составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно  должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового  аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег  осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу  предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у  работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия  признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить  разницу;

- руководитель решит,  что работник проявил излишнюю  самостоятельность, то сумму перерасхода  ему не компенсируют.

Далее, данные по подотчетным  суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Ежемесячно итоги из журнала  – ордера №7 переносятся в главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

Движение документов представлено на рис. 1

 

                                                                                                                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 1.Схема движения документов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Квартет»

         На основании авансовых отчетов  журналов ордеров ООО ТФ «Квартет» можно рассмотреть,  как ведется учет о подотчетных лицах в этой организации. Например:

1. Зав. складом  ООО «Квартет» Иваковой О.П. на основании приказа руководителя организации Шестакова В.К. «О подотчетных лицах» № 02 от 01.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №124 от 17.11.2010г. выдан аванс на  канцтовары для офиса организации в сумме 800рублей.  Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 17.11.2010г. у Иваковой О.П.  нет.

Ивакова О.П. представила в бухгалтерию авансовый отчет №27 от 19.11.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложен кассовый чек.

Авансовый отчет приняла  и проверила бухгалтер Савиных Е.П, правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Шихова Г.С.

Перерасхода подотчетных сумм не произошло, оставшиеся денежные средства были возвращены в кассу ООО «Квартет», что было оформлено приходным кассовым ордером.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 8). Так как наша организация является торговой фирмой то мы затраты осуществленные подотчетными лицами списываем на счет 44 «Расходы на продажу»

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 8-Журнал регистрации хозяйственных операций

Содержание хозяйственной  операции	Первичный учет	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб. коп.
1.Выданы денежные средства подотчет	Расходный кассовый ордер  №124 от17.11.2010	71	50	800
2. Отнесены на расходы на продажу приобретенные  подотчетным лицом канцтовары	Авансовый отчет №27 от 19.11.2010	10	71.1	783-20
3. Возвращена в кассу не использованная подотчетная сумма	Приходный кассовый ордер  № 110 от 19.11.2010	50	71	16-80

 

2. Электрику Тимофееву Ю.Г. на основании приказа руководителя организации Шестакова В.К. «О подотчетных лицах» № 02 от 01.01.2010г., по расходному кассовому ордеру № 129  от 16.12.2010 был выдан аванс в размере 160 рублей на хоз. товары.

Тимофеев Ю.Г. представила в бухгалтерию авансовый отчет №30 от 17.12.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложен товарный  чек.

Авансовый отчет приняла  и проверила бухгалтер Савиных Е.П, правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Шихова Г.С.

В данном случаи произошел перерасход денежных средств и Тимофееву Ю.Г. были возвращены израсходованные деньги.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим  по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 9).

 

 

Таблица 9-Журнал регистрации хозяйственных операций

Содержание хозяйственной  операции	Первичный учет	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб. коп.
1.Выданы денежные средства подотчет	Расходный кассовый ордер  №129 от 16.12.2010	71	50	160
2. Отнесены на расходы на продажу приобретенные подотчетным лицом канцтовары	Авансовый отчет №30 от 17.12.2010	44.1	71.1	186-75
3.Выданы подотчетному лицу денежные средства в возмещение перерасхода.	Расходный кассовый ордер № 128 от 17.12.2010	71	50	26-75

Так как у нас все  суммы были возвращены в сроки,  то мы ничего не отражаем на счет 94 «Недостачи и потери от порчи имущества »  и не удерживаем из заработной платы  работников.

 

3.4  Особенности  учета по командировочным расходам

Служебная командировка –  это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы (ст. 166 Трудового  Кодекса, далее - ТК РФ).[31]

Командировка на ООО «Квартет»  оформляется приказом (распоряжением) (см. приложение) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (см. приложение), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

• номер командировочного удостоверения;
• штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;
• ФИО, должность и место работы командируемого работника;
• пункт назначения;
• срок командировки;
• цель командировки;
• документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

 Срок командировки  работника определяется нанимателем  и не может превышать 30 календарных  дней, не считая времени нахождения  в пути. Продление срока командировки  допускается с разрешения нанимателя  не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать  одного года.[7]

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах следующей формы.

Журнал учета  работников, выбывающих в командировки из __________________________________________________________________

   (наименование объединения,  предприятия, учреждения, организации)

№ п/п	ФИО команди-рованного работника	Занимаемая  должность	№ командиро-вочного удостоверения	ФИО, должность работника, подписавшего удостоверение	Дата		Расписка команди-руемого работника в получении команди-ровочного удостоверения
					фактического выбытия	фактического прибытия

 

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда  – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.[24]

Если место отправления  транспортного средства находится  за чертой населенного пункта, то учитывается  время, необходимое для проезда  туда. На работников, находящихся в  командировке, распространяется режим  рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

 Взамен дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха  по возвращении из командировки  не предоставляются. Если работник  специально командирован для  работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу  в эти дни производится в  соответствии с действующим законодательством.  В случае, когда по распоряжению  нанимателя работник выезжает  в командировку в выходной  день, ему по возвращении из  командировки по решению нанимателя  предоставляется другой день  отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в  день отъезда в командировку или  в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем  организации.

Направление в командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении  подтверждения с основного места  работы) или в случае направления  в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время  командировки. Средний заработок  за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок  ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям (работам), а  расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями  по соглашению между ними.[24]

Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения  при направлении работника в  командировку могут также оформляться  и другие документы, в частности  доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.[14]

При направлении работника  в командировку на служебном или  личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль.

На основании приказа  руководителя работнику выдается аванс  на командировочные расходы. Сумма  аванса включает средства на оплату проезда  в обе стороны, суточные и расходы  по найму жилья на срок командировки.

Как и при выдаче подотчетной  суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО (см. приложение), а в бухгалтерии составляется запись Д71 К50.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (см. приложение).

Основными реквизитами авансового отчета являются:

• наименование организации;
• ФИО и должность работника;
• номер и дата составления авансового отчета;
• назначение аванса;
• сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;
• и некоторые другие реквизиты.