Учет расчетов с подотчетными лицами

Оглавление

Введение……………………………………………………………………….3

1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами…..5
2. Краткая  характеристика  ООО ТФ «Квартет»………………………18
3. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО ТФ «Квартет»……..27

3.1 Анализ внутренних документов………………………………….27

3.2 Документальное оформление  расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………….30

3.3 Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными  лицами………………………………………………………………….34

3.4Особенности учета   по командировочным расходам……………39

Выводы и предложения  ……………………………………………………...48

Библиографический список………………………………………………….51

Приложения…………………………………………………………………..54

 

Ведение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы - изучить учёт расчетов с  подотчетными лицами в ООО ТФ «Квартет».

Задачи работы:

1. изучить нормативные документы и экономическую литературу  по исследуемой теме;
2. дать краткую характеристику исследуемого предприятия;
3. провести анализ внутренних документов
4. рассмотреть правила расчетов с подотчетными лицами в ООО «Квартет».
5. изучить документальное оформление расчетов с подотчетными лицами.
6. изучить синтетический и аналитический учет
7. рассмотреть особенности учета по командировочным.

Объект исследования курсовой работе является общество с ограниченной ответственностью  «Квартет» г. Кирова.

Период исследования объекта  – 2007 – 2009гг.

В процессе работы были использованы следующие методы исследования –  анализ деятельности ООО «Квартет», его оборотных средств, индукция при обобщении материала и формулировке выводов, а также монографический, расчетно-конструктивный и абстрактно-логический.

В ходе работы были рассмотрены: законодательные  и нормативные  акты, работы ученых связанные с  изучением теории и практики, анализируемых  в работе проблем по учету расчетов с подотчетными лицами, учетные регистры, первичные документы,   годовые  отчеты  предприятия за 2007 г., 2008 г., 2009 г., учебная литература, периодические  издания (журналы, газеты), а также  электронные ресурсы.

 

 

 

 

1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

 

Согласно федеральному закону «о бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Обязанность по ведению бухгалтерского учета возлагается на все организации, находящиеся на территории РФ, а  также филиалы и представительства  иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами РФ».[32]

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему  сбора, регистрации и обобщения  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах организаций  и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.[32]

Определенные виды хозяйственных  и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. При осуществлении хозяйственной деятельности организации имеют право выдавать наличные деньги подотчет своим работникам на:

• командировочные расходы,
• на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров,
• на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг,
• на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя.[2]

ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА — лица, получившие денежные суммы под отчет, для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Правило выдачи наличных денежных средств подотчет и предоставление отчета по их использованию установлены: «Порядком ведения кассовых операций в РФ» (письмо ЦБ №18)[20]

Обязательными условиями  выдачи денежных средств под отчет  является: наличие утвержденного  руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег  строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

Выдача денежных средств  под отчет оформляется расходным  кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер  выписывает расходный кассовый ордер  на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении  работник указывает необходимую  сумму аванса, а также цель, на которую спрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

Наличные деньги под отчет  выдаются конкретному работнику  только при условии, что он полностью  отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый  аванс.

Согласно Порядку «Ведения кассовых операций в РФ» лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  их из командировки предъявить в бухгалтерию  организации отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним. [22]

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются  руководителем организации. Эти  сроки могут быть установлены  единым приказом по организации. При  этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных  лиц, так и разные сроки для  разных подотчетных лиц.

Порядок выдачи подотчетных  сумм и определения сроков, на которые  они выдаются, необходимо предусмотреть  в приказе по учетной политике организации.

Не израсходованные подотчетным  лицом суммы подлежат возврату в  кассу организации, что оформляется  приходным кассовым ордером (форма  №КО-1). Перерасход возмещается работнику, что оформляется расходным кассовым ордером.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.[30]

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности  и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда  из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В командировку могут быть направлены только работник организации.

Для направления работника  в командировку оформляются следующие  документы:

1. Издается указ о направлении работника в командировку

(форма  Т-9), в котором указывается цель, время, и место командировки работника.

2. Выписывается командировочное удостоверение (форма Т-9), в котором делаются отметки о времени прибытия и убытия из пункта назначения. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
3. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а).[14]

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место  командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном  удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной  деятельности организации, в которую  командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в  разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые  он командирован.

Работнику при направлении  его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду  и найму жилого помещения и  дополнительных расходов, связанных  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные).

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.[24]

Командированному работнику  возмещаются следующие расходы  по командировке, при наличии приложенных  оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
• суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
• различные страховые и комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
• расходы на провоз багажа

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи, 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются  от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в  командировке на территории РФ. [21]

Возмещение расходов, связанных  со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих  размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному  в служебную командировку работнику  предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При  отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к  месту служебной командировки и  обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных  документов, расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
• при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:
• железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.[25]