Учет расчетов с подотчетными лицами

Расходы, превышающие размеры установленные Постановлением, а так же иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. [25]

После возвращения из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

1. авансовый отчет об израсходованных ,в связи с командировкой, суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
2. Отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.[1]

  Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина  РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные  расходы, предназначен специальный  счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.[29]

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

Характеристика 71 счета:

• Балансовый
• Основной
• Расчетный
• Активно-пассивыный.

 

 

 

по дебету                  71	по кредиту
Сальдо по счету 71 на начало периода  — это остаток долга подотчетного лица на начало периода
Остаток дебетовый — выдача денег  подотчетному лицу	Остаток кредитовый — списание с  подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода  — это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода  — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"корреспондирует со счетами со многими счетами. Для, примера их можно посмотреть в Приложении А.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер  должен сделать запись:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
71”Расчеты с подотчетными лицами”	50”Касса”	Выданные под отчет  денежные средства

 

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме  производится списание израсходованных  подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
20 (23,25,26,10,08)	71	Списаны расходы подотчетного лица

 

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям”. [5]Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
19”Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям”	71”Расчеты с подотчетными лицами”	Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

 

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного  аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
50 “Касса”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Остаток неиспользованной суммы  возвращен в кассу организации.

 

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении  установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток  невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
94 “Недостачи и потери  от порчи ценностей”	71 “Расчеты с подотчетными лицами”	Отражена сумма невозвращенного  аванса

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
70 ”Расчеты с персоналом  по оплате труда”	94 “Недостачи и потери  от порчи ценностей”	Удержана задолженность  по подотчетным суммам из заработной платы работника

 

При погашении работником долга по подотчетной сумме можно  также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи  ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с  персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса”.

В последнее время достаточно широко применяются расчеты с  применением платежных карт. Нередко  подотчетные лица используют их для  оплаты командировочных или представительских  расходов. Чтобы работник имел возможность  рассчитаться карточкой, организация  должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
55 “Специальные счета в банках”	51 (52) “Расчетные счета” (“Валютные счета”)	Переведены денежные средства на специальный карточный счет

 

71”Расчеты с подотчетными лицами”

55 “Специальные счета в банках”

Учтена сумма средств на карточке  выданная работнику для оплаты командировочных расходов.

 

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
44«Расходы на продажу»	71”Расчеты с подотчетными лицами”	Отнесены насумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами.

    Таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения).

Так же к типовым проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» относятся:

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
07	71	Оприходован оборудование, приобретенное подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные с   доставкой оборудования.
08	71	Учтены расходы подотчетных  лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицам расходы, связанные с доставкой внеоборотных активов.
10	71	Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материалов
15	71	Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой  материально-производственных     запасов   (при использовании счета 15)

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчет сумме.[13]

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.[17]

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчет;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.[3]

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в следующих бухгалтерский регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• бухгалтерский баланс;

Иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.[16] 
2. Краткая экономическая характеристика    ООО ТФ «Квартет»

Организационные основы, размер и  специализация  предприятия

ООО ТФ «Квартет» является обществом с ограниченной ответственностью, созданным в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество с ограниченной ответственностью (общепринятое сокращение — ООО) — учрежденное одним  или несколькими юридическими и/или  физическими лицами хозяйственное  общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных  с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей  в уставном капитале общества.

Торговая фирма «Квартет»  была создана в 2005 году, что утверждено решение руководителей протокол №13 от 12 мая 2005г.

Учредителями общества  являются:

1. Фермерское хозяйство «Славянский сад», ОГРН 1034313507678
2. Шестаков Владимер Кузьмич
3. Шестаков Даниил Владимирович

Полное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью торговая фирма «Квартет». Сокращенное наименование Общества: ООО ТФ «Квартет».

Место регистрации Общества: РФ, 613015, п. Быстрица Кирово-Чепецкого района Кировской области.

Участниками общества (далее  «Участниками») являются его учредителями, а так же другие юридические и  физические лица, получившие согласие Учредителей на участие в обществе и сделавшие взнос в Уставный капитал общества.

Общество является юридическим  лицом  с момента его государственной  регистрации, имеет самостоятельный  баланс, банковский счет (в т. ч. валютный), свое фирменное наименование, круглую  печать, адресный и иные штампы, бланки, эмблемы и иную атрибутику как  средства индивидуализации юридического лица. Общество вправе иметь зарегистрированный  в установленном порядке товарный знак.

Общество в своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом РФ от 21.10.94г., Федеральным законом  «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98г., другими  законодательными и нормативно-правовыми  актами, настоящим Уставом, другими  учредительными документами.