Учет расчетов с подотчетными лицами

     Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     Срок  командировки определяется работодателем  с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

     Днем  выезда в командировку считается  дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда  из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

     В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

     Вопрос  о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем [8].

     Оплата  труда работника в случае привлечения  его к работе в выходные или  нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством  Российской Федерации.

     Цель  командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

     На  основании решения работодателя работнику оформляется командировочное  удостоверение, подтверждающее срок его  пребывания в командировке.

     Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки [14].

     Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда  в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью  и печатью организации, в которую командирован работник.

     В случае если работник командирован в  организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

     Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из организации и  прибывших в организацию, в которую  они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

     Средний заработок за период нахождения работника  в командировке, а также за дни  нахождения в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

     Работнику, работающему по совместительству, при  командировании сохраняется средний  заработок у того работодателя, который  направил его в командировку. В  случае направления такого работника  в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

     Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, а также суточные [14].

     Работникам  возмещаются расходы по проезду  и найму жилого помещения, а также  суточные.

     Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

     Суточные, возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и нерабочие праздничные  дни, а также за дни нахождения в пути.

     При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

     Вопрос  о целесообразности ежедневного  возвращения работника из места  командирования к месту постоянного  жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха  [14].

     Если  работник по окончании рабочего дня  по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

     В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

     Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации  и обратно, к месту постоянной работы, включают в себя: расходы  по проезду транспортом общего пользования  к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов, подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

     В случае вынужденной остановки в  пути работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом [12].

     Расходы по бронированию и найму жилого помещения  на территории Российской Федерации  возмещаются работникам (кроме тех  случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

     Направление работника в командировку за пределы  территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

     Оплата  и  возмещение расходов работника  в иностранной валюте, связанных  с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату  аванса в иностранной валюте, а  также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

     Выплата работнику суточных в иностранной  валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

     За  время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются [12]:

     а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом  для командировок в пределах территории Российской Федерации;

     б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом  для командировок на территории иностранных  государств.

     При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

     Даты  пересечения государственной границы  Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации  и на территорию Российской Федерации  определяются по отметкам пограничных  органов в паспорте.

     При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных  государств суточные за день пересечения  границы между государствами  выплачиваются в иностранной  валюте по нормам, установленным для  государства, в которое направляется работник.

     При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых  в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации [7].

     В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются  по решению руководителя организации  при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

     Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию Российской Федерации  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

     Расходы по найму жилого помещения при  направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

     Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства  дополнительно возмещаются [12]:

     а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

     б) обязательные консульские и аэродромные  сборы;

     в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

     г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

     д) иные обязательные платежи и сборы.

     Возмещение  иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором  или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении  документов, подтверждающих эти расходы.

     Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном  порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

     За  период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     Работник  по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

1.авансовый  отчет об израсходованных в  связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. 

К авансовому отчету прилагаются:

  

   командировочное  удостоверение, оформленное надлежащим  образом;

  

документы о найме жилого помещения;

  

документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных  документов и предоставлению в поездах  постельных принадлежностей);

  

 документы об иных расходах, связанных с командировкой;

2.отчет  о выполненной работе в командировке  в письменной форме [12].

     Расходы  по командировкам  являются нормируемыми [10].

     Виды  и нормы  командировочных  расходов (для целей налогового учета):

• проезд (билеты) – оплачиваются полностью, по фактическим расходам;
• наем жилого помещения (проживание):
1. квитанция – оплачивается по фактическим расходам;
2. без квитанции – размер оплаты не установлен, полученная оплата включается в доход работника, при этом  сумма в размере до 700 рублей не облагается НДФЛ;
• суточные – до 700 рублей взависимости от установленного на предприятии.