Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

1.3.Обзор литературы.

 

Расчеты с подотчетными лицами понятие многогранно, и  разные авторы его рассматривают с разных сторон. Васильская Т.О. в своей статье рассматривает вопрос совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами, в настоящее время на многих предприятиях нет качественного контроля над своевременной отчетностью лиц по выданным под отчет денежным средствам на общехозяйственные расходы. Автор предлагает открыть некоторые субсчета к счету 71. По ее мнению разделение счета 71 позволит более детально вести учет денежных средств (продукции), выданных под отчет по видам осуществляемых расходов[18].

Рыбакова Т. в своей  работе рассматривает проблему оформление документов при командировке и бухгалтерский  учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы. Эти вопросы являются значимыми, так как при не правильном документальном отражении расчетов с подотчетными лицами предприятию невозможно избежать негативные и сложные моменты, которые  станут преградой на пути его дальнейшего  функционирования.

По мнению автора,  учет расчетных операций пребывание работника  в служебной командировке должен подтверждаться определёнными документами, так же все расчеты с подотчетными лицами должны быть отражены по счету 71[17, стр.72].

Акулич В. в своей статье рассматривает вопрос аудита расчетов с подотчетными лицами.  Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Автор считает, что контроль расчетных операций требует улучшений, для решения этой проблемы он предлагает некоторые методы получения аудиторских  доказательств. Автор определяет цель аудита расчетов с подотчетными лицами как проверку достоверности статей дебиторской и кредиторской задолженности  и законности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами[1, стр.48].

Н. Б. Египцева рассматривает проблему гарантии и компенсации для работников, направленных в служебную командировку за границу. Данная проблема имеет место быть так, как в настоящее время на предприятиях не всегда даются гарантии работнику при командировке за границу, и не в полной мере осуществляются компенсации. Данный вопросы автор рассматривает на основе Инструкции, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. №115 [3, стр.69]. Например, можно выделить следующие гарантии, которые предоставляются работнику при командировке: за работниками, направленными в командировку, сохраняются место работы и должность, а также заработная плата в течение всего срока командировки. Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку[9].

Наибольшее количество замечаний  среди расчетов с дебиторами и  кредиторами вызывают расчеты с  подотчетными лицами. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам  прилагаются недействительные документы  в виде товарных чеков без отметок  или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения  к операции, отражаемой в авансовом  отчете и т.п. В других случаях  к авансовым отчетам не прилагаются  квитанции приходных кассовых ордеров  или чеки при оплате стоимости  товарно-материальных запасов подотчетным  лицом.

Нарушения возможны в основном на предприятиях со значительными оборотами, как денежных средств, так и товарно-материальных запасов. На предприятиях с небольшим оборотом и малым количеством сотрудников такие факты нетипичны, т. к. руководитель, способен контролировать деятельность предприятия самостоятельно. Крупные предприятия со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем составе службы внутреннего аудита или ревизионную комиссию, которые в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования и учета подотчетных сумм.

Бараускас С. в своей статье обращает внимание на следующие особенности учета расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам:

• В отчет об израсходованных суммах иностранной валюты включаются расходы в валюте произведенных операций с использованием курса обменного пункта, в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли;

• Нецелевое использование, невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы РБ, влекут наложение штрафа на юридическое лицо в размере до пятикратной суммы этих средств.

Также автор уделяет внимание налогообложению расходов по командировкам. Суммы, полученные организацией на работников, направленных на командировку, списываются  на затраты предприятия и , следовательно, на формирование базы налогообложения по налогу на прибыль. При оплате расходов на командировки, как на территории РБ, так и за ее пределами освобождаются от подоходного налога с физических лиц суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы, оплата расходов по найму жилых помещений в пределах установленных норм. Командировочные расходы, как в пределах норм, так и сверх норм, не включаются в базу для определения сумм отчислений в ФСЗН и платежей по страхованию от несчастных случаев на производстве [2,c.12-21].

30.10.12 на пресс-службе Министерства  финансов поднимают вопрос о  пересмотре вопроса о повышении  норм командировочных расходов  при служебных командировках  в пределах Республики Беларусь. Министерство финансов разъясняет  этот вопрос следующим образом.  При расчете норм командировочных  расходов Министерством финансов  за основу принимается динамика  роста индекса потребительских  цен на товары и услуги (продукты  питания, услуги общественного  питания, транспортные услуги). Согласно  официальным данным Национального  статистического комитета за  период с декабря 2011 года по  сентябрь 2012 года индекс потребительских  цен составил 116,1%. При этом индекс  цен на продукты питания составил 110,6%, на услуги городского пассажирского  транспорта — 117,4%, что предполагает  увеличение действующих норм  суточных на 6 тыс. рублей. В связи  с этим, Министерство финансов  в настоящее время не находит  оснований для повышения норм  командировочных расходов.

Следует отметить, что очень  много вопросов возникает на почве  организации бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами. Поэтому  учетом расчетов с подотчетными лицами интересуются многие специалисты. Следовательно, совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами необходимо для  эффективной деятельности организаций.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Документальное оформление порядка выдачи денежных средств подотчет на командировочные нужды и хозяйственные расходы.

 

Все хозяйственные операции, проводимые СПК «Прогресс-Вертелишки», должны оформляться соответствующими документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

В соответствии с приказом руководителя СПК «Прогресс-Вертелишки» подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО) (Приложение 1).

Основными реквизитами расходно-кассового  ордера являются:

• наименование организации;
• номер документа и дата его составления;
• сумма, подлежащая выдаче;
• ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;
• документ, на основании которого оформляется данный РКО;
• документ, удостоверяющий личность работника;
• сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную  командировку оформляется командировочным  удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются  по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная) (Приложение 2).

Командировка в СПК  «Прогресс-Вертелишки» оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и заверенное печатью. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

• номер командировочного удостоверения;
• штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;
• ФИО, должность и место работы командируемого работника;
• пункт назначения;
• срок командировки;
• цель командировки;
• документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы.

 При направлении работника СПК в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель предприятия, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей (Приложение 3).

На основании приказа  руководителя работнику выдается аванс  на командировочные расходы. Как  и при выдаче подотчетной суммы  на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО или заявления на снятие иностранной валюты (Приложение 4).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы.

Основными реквизитами авансового отчета являются:

• наименование организации;
• ФИО и должность работника;
• номер и дата составления авансового отчета;
• назначение аванса;
• сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;
• и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

• дата;
• порядковый номер документа;
• кому, за что и по какому документу уплачено;
• сумма оплаты;
• итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к  которым относятся следующие:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
• проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• отчет о проделанной работе (по требованию руководителя) (Приложение 5).

Неизрасходованные суммы  аванса работник должен возвратить в  кассу предприятия. В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника (Приложение 6).

Новый аванс подотчетным  лицам выдается только после полного  расчета по ранее выданному. Бухгалтер  СПК производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, которая списывается как задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

 Таким образом, на  данном сельскохозяйственном предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.