Учет расчетов с подотчетными лицами

• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

На документах о приобретении материалов ставятся подписи лиц, принявших  под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются на склад  подотчетными лицами по требованиям-накладным.

Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного  отчета по ранее полученным на командировочные, хозяйственные, операционные расходы  суммам.

За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные  и другие предстоящие расходы  без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10 % суммы вновь выданных под отчет  наличных денежных средств.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту  постоянной работы (но не свыше 40 календарных  дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в  установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается  на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают выданные суммы в подотчет на предстоящие (хозяйственные, операционные) и на командировочные расходы, по кредиту  — списанные долги с подотчетных  лиц в соответствии с утвержденными  авансовыми отчетами, а также возврат  неиспользованных сумм авансов [4].

Таким образом, основными  задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

Рациональная организация  контроля над состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной  дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению  ответственности за соблюдение платежной  дисциплины, сокращению дебиторской  и кредиторской задолженности, ускорению  оборачиваемости оборотных средств  и, следовательно, улучшению финансового  состояния предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Нормативно-правовое регулирование  расчетов с подотчетными лицами.

 

Расчеты с подотчетными лицами регламентируются следующими документами:

1. Законом Республики  Беларусь от 18 октября 1994 г. №  3321-XII «О бухгалтерском учете и  отчетности» [13], который определяет  правовые и методологические  основы организации и ведения  бухгалтерского учета, устанавливает  требования, предъявляемые к составлению  и представлению бухгалтерской  отчетности, регулирует взаимоотношения  по вопросам бухгалтерского учета  и отчетности в Республике  Беларусь.

Изменен и дополнен Законом  Республики Беларусь от 26 декабря 2007 г. № 302-З (Национальный реестр правовых актов  Республики Беларусь, 2008 г., № 3, 2/1399).

     2. Постановлением  Министерства финансов Республики  Беларусь от 17 апреля 2002 г. № 62 «Об утверждении инструкции по  бухгалтерскому учету "Учетная  политика организации"» [10]. Основные  аспекты данной инструкции:

1. Инструкция по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" устанавливает основы формирования и раскрытия учетной политики организации.

2. Для целей настоящей Инструкции под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

3. Инструкция является элементом системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Республике Беларусь и должно применяться с учетом других нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету.

3. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 июня 2011 г. № 50 «Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов» [8], в котором отмечено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.

Выдача работникам под  отчет сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета». Израсходованные  подотчетными лицами суммы отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные затраты» и других счетов и кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и  кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Удержание этих сумм с подотчетных  лиц отражается по дебету счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94 «Недостачи и  потери от порчи имущества».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой сумме, выданной под отчет[8].

4.  Указом президента  Республики Беларусь от 15 марта  2011 г. № 114 «О некоторых вопросах  применения первичных учетных  документов» [9] установлено что:

1. каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом;

2. формы первичных учетных документов, включенных в перечень, утвержденный Советом Министров Республики Беларусь, утверждаются уполномоченными государственными органами, определенными в данном перечне;

3. первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи. Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными[16].

Настоящий Указ вступил в силу с 1 апреля 2011 года[9].

5. Постановлением Совета  Министров Республики Беларусь  от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении  перечня первичных учетных документов»  (рег. № 5/33523 от 28.03.2011) [11],которым  установлен перечень первичных  учетных документов. В который  включены утверждаемые Министерством финансов товарно-транспортная накладная, товарная накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт о приеме-передаче основных средств, акт о приеме-передаче нематериальных активов.

Постановление вступило в силу с 1 апреля 2011 г[11].

6. Постановлением Министерства  сельского хозяйства и продовольствия  Республики Беларусь от 31 мая  2004 г. № 41 «Об утверждении перечня  регистров журнально-ордерной формы  учета в организациях агропромышленного  комплекса и Инструкции по  применению регистров журнально-ордерной  формы учета в организациях  агропромышленного комплекса» [12], в  котором установлено: 

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен журнал-ордер формы  № 7-АПК. Журнал-ордер открывают на определённый период. В бланке, открытом на текущий период, из предыдущего  регистра сначала записывают переходящие  остатки по расчетам с каждым подотчетным  лицом на начало месяца: в графу 2 - суммы, оставшиеся в подотчете, в  графу 3 - сумму невозмещенного перерасхода.

По каждой строке отражают дату и сумму выданного аванса (графы 4-7), возмещение перерасхода против аванса (графы 8-10), возмещенную или  удержанную сумму неиспользованного  аванса (графы 12-15) и суммы расхода  по представленному утвержденному  авансовому отчету (графы 16-25). При этом сумму фактического расхода по каждому  авансовому отчету записывают в графах 17-18, в разрезе дебетуемых счетов - в графах 19-25.

В графах 28-29 отражают суммы  затрат на служебные командировки и  сумму суточных, возмещенных командировочным  лицам.

По окончании записей  всех операций по расчетам с подотчетными лицами за отчетный период в журнале-ордере № 7-АПК подсчитывают итоги по всем графам. На последней странице указывается общая сумма кредитового оборота по счету 71 за месяц и нарастающим итогом с начала года. Кредитовый оборот по счету 71 за месяц переносят в Главную книгу, а итоговые суммы по дебетуемым счетам записывают в Главную книгу по соответствующим счетам[12].

7. Постановлением  Министерства  финансов  Республики Беларусь  от 21 октября 2011 г. № 107 «Об установлении  размеров возмещения расходов  при служебных командировках» [7], в котором установлены следующие  размеры возмещения расходов  при служебных командировках,  осуществляемых в пределах Республики  Беларусь:

• суточные – 44 000 рублей за каждый день командировки;

• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства – 22 000 рублей;

• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 13 000 рублей в сутки[6].

       8. Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 1 июля 2011 г. N 267 «Об установлении примерных бланков специализированных форм товарно-транспортных накладных и приемных квитанций для сельскохозяйственных и перерабатывающих сельскохозяйственную продукцию организаций» [6], в котором установлены примерные бланки специализированных форм товарно-транспортных накладных и приемных квитанций для сельскохозяйственных и перерабатывающих сельскохозяйственную продукцию организаций[6].

9. Постановлением Министерства  труда и социальной защиты  Республики Беларусь от 14 сентября 2011 г. № 87 «О внесении изменений  и дополнений в Инструкцию  о порядке и условиях предоставления  гарантий и компенсаций при  служебных командировках за границу» [15] внесены следующие изменения  и дополнения:

1. При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения.

2. Днем отъезда из Республики Беларусь считается день отправления пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам.

3. Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь [15].

         10 февраля 2012 г. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь № 22 «О внесении дополнения в Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу» [14] установлено, что Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам, военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава Следственного комитета Республики Беларусь, органов внутренних дел, финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).

Таким образом, учет расчетов с подотчётными лицами проводятся на основании инструкций, постановлений, законов, указов Республике Беларусь. Учет расчетных операций работника  должен подтверждаться документами, составленными  в соответствии с законодательством. Ведь основной задачей ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление.