Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Формирование рыночных экономических  отношений предъявляет повышенные требования к организации бухгалтерского учета. Без строгого учета и контроля невозможно организовать рациональное и экономное использование производственных и трудовых ресурсов, предупредить возникновение непроизводительных расходов и потерь, обеспечить сохранность  материальных ценностей организации.

Правильность организации  расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление ее договорной и расчетной  дисциплины, улучшение ее финансового  состояния. Основой расчетных операций является внутрихозяйственный расчет.

Внутрихозяйственный расчет - метод планового ведения производства, требующий соизмерения плановых (нормативных) показателей с фактическими результатами производственной деятельности подразделения.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п.

Тема данной курсовой работы является довольно актуальной. Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования.

Целью работы является углубленное  изучение документального оформления и учета расчетов с подотчетными лицами, систематизация и закрепление теоретических знаний по данной теме на основе изучения соответствующих нормативно-правовых актов, а также выявление недостатков в учете и рассмотрение путей совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами на примере СПК «Прогресс-Вертелишки».

В соответствии с поставленной целью задачами курсовой работы являются:

• раскрыть сущность, задачи и значение расчетов с подотчетными лицами;
• изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;
• изучить нормативные правовые документы и методические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами;
• изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами
• изучить совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в условиях автоматизации.

Предметом изучения работы является состояние учета расчетов с подотчетными лицами, объектом настоящего изучения является сельскохозяйственный производственный кооператив «Прогресс-Вертелишки».

Методы проведения исследования:

• метод анализа и синтеза;
• метод индукции и дедукции;
• аналитический метод;
• метод документации;
• метод оценки;
• метод бухгалтерской отчетности.

 

Таким образом, методологической основой написания курсовой работы являются законы, постановления Республики Беларусь, учебно-методическая литература, сборники статей по учету расчетов с подотчетными лицами, и данные сельскохозяйственного производственного кооператива «Прогресс-Вертелишки».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1. Основные определения и аспекты организации расчетов с подотчетными лицами.

Под подотчетными лицами в  бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и  термин - "под отчет"). Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации  из кассы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы[5, стр. 158].

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники  предприятия, получающие деньги под  отчет, должны соблюдать правила  работы с наличностью.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

• оплата мелкого ремонта техники, транспортных средств;

• расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу;

• представительские расходы.

Основной целью учета  расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

Выдача денег под отчет  на хозяйственные расходы и расходы, связанные со служебными командировками, производятся по расходным кассовым ордерам либо по платежным ведомостям.

Выдачи нескольким лицам  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной  ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег  за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица с указанием  сроков выдачи и суммы наличных денег  прописью.

Сведения о работниках, отбывающих в служебную командировку, заносятся в специальные журналы. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала  регистрации.

Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления  Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 г. №57, определен  срок выдачи наличных денег под отчет  на предстоящие расходы:

• не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;

• не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места расположения организации;

• до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый ордер (квитанция) ф. № КО-1, квитанция ф. № КВ-1, квитанция к талону ф. № 20-ФС, кассовый чек (он должен содержать  номер, наименование предприятия, дату продажи, наименование, количество и  цену товара, сумму и быть подписан лицом, непосредственно осуществившим  отпуск товаров, с указанием его  должности, фамилии и инициалов), другие приходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами[19, стр.180].

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь) [20].

На работников, находящихся  в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени  отдыха, установленный по месту служебной  командировки, но средний заработок  сохраняется за все рабочие дни  недели по графику постоянного места  работы.

Направление работников в  служебную командировку оформляется  приказом (распоряжением) с выдачей  командировочного удостоверения установленной  формы. Срок фактического пребывания в  служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении  о днях прибытия и выбытия из места  командировки. Направление в служебную  командировку на срок свыше 30 календарных  дней допускается только с согласия работника. Днем выбытия в служебную  командировку считается день отправления  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.

При отъезде работника  на незначительное расстояние от постоянного  места работы вопрос о том, может  ли он ежедневно возвращаться из места  командирования к месту постоянного  жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а так же необходимости  создание работнику условий для  отдыха и это все оговаривается  в приказе о командировании работника.

Командированному работнику  возмещают расходы на проезд к  месту служебной командировки и  обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Командированному работнику возмещаются так же расходы по бронированию проездных билетов и мест в гостинице[11, стр.166].

За проживание вне места  постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам выплачиваются суточные в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. За время нахождения в пути их выплачивают в тех  же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Постановлением  Министерства финансов  Республики Беларусь установлены следующие  размеры возмещения расходов при  служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

• суточные – 44 000 рублей за каждый день командировки;

• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства – 22 000 рублей;

• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 13 000 рублей в сутки [7].

При направлении работника  в командировку для участия в  совещаниях, семинарах, сборах и т.д., если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питание, либо эти расходы  оплачивает направляющая сторона путем  безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни оно  не было предоставлено. При одноразовом  питании суточные выплачиваются  в размере 70 %, двухразовым – 30 % установленной  нормы.

Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается  нанимателем в этот день выехать  в служебную командировку, то по возвращению из служебной командировки работнику предоставляется другой день отдыха. При этом оплата труда работника за месяц, в котором ему предоставляется день отдыха взамен выходного дня, производится исходя из полностью отработанной нормы рабочего времени в этом месяце, установленной в организации.

Командированному работнику  не позже, чем за день до отъезда  в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости  проезда к месту служебной  командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством  их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных суммах, а так же карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

При использовании корпоративной  карточки работник предъявляет отчет  об израсходованных суммах с приложением  к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня  возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств  на иные цели. При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае если денежные средства для оплаты командировочных расходов выдавались работнику частично наличными  и путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по возвращении  из служебной командировки представить  в бухгалтерию организации авансовый  отчет об израсходованных суммах. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств[7, стр.160].

В авансовом отчете указываются  произведенные расходы по найму  жилого помещения, проезду и суммы  суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие  документы:

• командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о днях прибытия и выбытия из места командирования. Если работник отправлен в разные населенные пункты, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте. Они заверяются печатью с наименованием подразделения организации, в функции которого входит засвидетельствование подписей должностных лиц;