Учет расчетов по оплате труда

Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписями нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в погашение задолженности по подотчетным суммам; за ущерб нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей, за брак; за товары, купленные в кредит и т.д.[15]

Основными нормативными документами по исчислению налога на доходы физических лиц являются гл. 23 ч. 2 НК РФ и Методические рекомендации налоговым органам о порядке применения главы 23 «Налог на доходы физических лиц» части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденные приказом МНС РФ от 29 ноября 2000 г. № БГ-3-08/415.

Налоговая база уменьшается на стандартные, социальные, имущественные и профессиональные налоговые вычеты.

Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное использование, если их ущерб причинен в ходе трудового процесса. Этот вид ответственности не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных законодательством.

Размер причиненного ущерба определяют по фактическим потерям по данным бухгалтерского учета. При хищении, недостаче, умышленной порче размер ущерба определяют исходя из рыночных цен на соответствующие виды имущества, а по импортным материальным ценностям - по таможенной стоимости с учетом уплаченных таможенных пошлин, налоговых платежей и других затрат.

Ущерб в пределах среднего месячного заработка работника возмещается по распоряжению администрации, которое должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного ущерба и обращено к исполнению не ранее 1 дней со дня сообщения работнику.

Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, то администрация предъявляет иск в суд.

Расчеты по возмещению персоналом материального ущерба отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-3). В дебет счета 73-3 относятся суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

Недостача имущества и его порча сверх норм убыли относится на виновных лиц.

 

2.4. Учет расчетов с персоналом по предоставленным займам

Следует отметить, что в организации не предусмотрено предоставление займов работникам предприятия, поэтому будут рассмотрены только теоретические аспекты расчетов с персоналом по предоставленным займам.

Договоры займа регулируются гл. 42 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ). По договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

По договору займа организация может предоставить работнику не только деньги, но и вещи. Исключение составляют векселя. Фактически вексель не является ни денежными средствами, ни вещью, определенной родовыми признаками, а удостоверяет ничем не обусловленное обязательство векселедателя выплатить полученную взаймы денежную сумму по наступлении предусмотренного векселем срока.

Договор займа между работником и работодателем должен заключаться только в письменной форме. Причем договор будет считаться заключенным не в момент подписания документов, а в момент передачи заемщику денег или других вещей (п. 1 ст. 807 ГК РФ).

Согласно ст. 809 ГК РФ заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа. Размеры процентов и порядок их получения определяются условиями заключенного договора. При отсутствии в договоре условий о процентах их размер устанавливается в соответствии с существующей в местонахождении заимодавца ставкой банковского процента (ставкой рефинансирования) на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части, а проценты уплачиваются ежемесячно.

Порядок возврата суммы займа также определяется условиями договора. Как правило, сумма беспроцентного займа может быть возвращена заемщиком досрочно, но только с согласия заимодавца.

Работник может выплачивать сумму займа и проценты по нему, внося средства в кассу организации или перечисляя их на банковский счет работодателя. Погашение задолженности может осуществляться и путем удержания соответствующих сумм из заработной платы работника. При этом нужно учитывать, что, согласно требованиям ст. 137 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), удержания из заработной платы работника производятся только в законодательно предусмотренных случаях. ТК РФ содержит ограниченный перечень случаев, в которых удержания из заработной платы производятся по инициативе работодателя. Такого вида удержаний, как уплата задолженности по договору займа (как по самой сумме займа, так и по процентам), трудовое законодательство не предусматривает. Поэтому погашение задолженности из заработной платы возможно только при наличии согласия работника и включения соответствующего условия в текст договора займа. Если соглашение об удержании из заработной платы средств на погашение задолженности достигнуто в более поздний период, его следует зафиксировать в письменной форме (например, в виде дополнения к договору займа).

В том случае, когда условия договора предусматривают погашение займа по частям, то при нарушении работником срока уплаты очередной части денег, организация может требовать досрочного возврата всей оставшейся суммы займа (вместе с причитающимися процентами, если таковые предусмотрены).

Предоставление займа в денежной форме не облагается налогом на добавленную стоимость. Следовательно, полученные организацией проценты по договору займа не включаются в налоговую базу по НДС. Но если заем предоставляется в форме вещей, то НДС следует начислять. Согласно ст. 807 ГК РФ при передаче вещей заимодавцем заемщику происходит переход права собственности на эти вещи. В свою очередь, передача вещей по договору займа, приводящая к смене их собственника, является для целей налогообложения НДС реализацией товара (п. 1 ст. 39 НК РФ), облагаемой НДС в соответствии с нормами НК РФ.

Учет расчетов организации с работниками по предоставленным им займам ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам». Для ведения аналитического учета следует открыть отдельный субсчет второго порядка по каждому работнику организации.

Передача работнику денежных средств по договору займа отражается проводкой:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит счета 50 «Касса», счета 51 «Расчетные счета» на сумму выданных (перечисленных) денежных средств.

При выдаче займа в не денежной форме производится запись:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит счета 10 «Материалы», счет 41 «Товары» и др. на стоимость переданных по договору займа материальных ценностей.

Если работник не погасил заем своевременно, сумма просроченной задолженности должна отражаться в учете на отдельном субсчете «Просроченная задолженность по займам, предоставленным работникам» к счету 73. Для ведения аналитического учета также открываются отдельные субсчета второго порядка по каждому работнику, просрочившему погашение задолженности перед организацией, но уже к субсчету «Просроченная задолженность по займам, предоставленным работникам». На практике несвоевременная уплата работником долга перед работодателем встречается крайне редко.

Если работник уволился, не вернув заем, и при этом отказался погашать долг добровольно, то взыскивать задолженность (в том числе и по процентам) придется в судебном порядке. Если же судом отказано во взыскании долга, то данная дебиторская задолженность списывается в состав прочих расходов:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы», Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам» (субсчет «Просроченная задолженность по займам, предоставленным работникам»).

В бухгалтерском учете, согласно п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», проценты, полученные за предоставление в пользование денежных средств организации, являются операционными доходами. Они начисляются в учете в соответствии с условиями договора и отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»:

· один раз в месяц, если предусмотрена ежемесячная выплата процентов и части долга;

· единовременно при возврате денежных средств, если погашение и уплата процентов осуществляются по истечении срока действия договора.

Начисление процентов по заемным средствам отражается в учете следующей проводкой:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Работник может погашать задолженность по сумме займа и процентам по нему безналичными или наличными расчетами, а также из причитающейся ему заработной платы. Погашение задолженности по займу (процентам) денежными средствами отражается проводкой:

Дебет счета 50 «Касса» (счет 51 «Расчетные счета»), Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам».

Данные о суммах займов, предоставленных организацией ее работникам, отражаются в бухгалтерской отчетности в составе дебиторской задолженности. В показатель входят как непогашенные суммы займов, так и начисленные, но не оплаченные на дату составления отчетности проценты по ним. В зависимости от того, на какой срок был выдан каждый конкретный заем, его сумма включается либо в показатель долгосрочной, либо краткосрочной дебиторской задолженности.

Если сумма займа, предоставленного работнику, существенна, информация о таком займе должна быть приведена в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности. Критерий существенности организация устанавливает самостоятельно.

Рассмотрим особенности налогового учета на практическом примере.

Организация предоставила работнику заем на приобретение автомобиля в сумме 120 000 руб. сроком на 12 месяцев. Процентная ставка за пользование заемными средствами - 5%. По условиям договора вся сумма процентов уплачивается одновременно при возврате займа. В течение всего срока действия договора займа ставка рефинансирования ЦБ РФ составляла 13%.

Бухгалтерией были сделаны проводки:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит счета 50 «Касса», 120 000 руб. - отражена сумма предоставленного займа. Сумма процентов за использование заемных средств составила 6000 руб. (120 000 руб.*5%).

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам», Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы», 6000 руб. - начислены проценты по займу;

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным работникам займам», 126 000 руб. - отражена сумма заемных средств и процентов, выплаченных работником. Доход работника от экономии на процентах - это материальная выгода, подлежащая налогообложению.

Три четверти ставки рефинансирования составляют 9,75%. Сумма процентов, рассчитанная по такой ставке, составляет 11 700 руб. (120 000 руб. * 9,75%).

Материальная выгода составляет 5 700 руб. (11 700 руб. – 6 000 руб.). А сумма НДФЛ, исчисленная по ставке 35%, равна 1 995 руб.

Далее были сделаны следующие проводки:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ», 5 700 руб. - начислен налог на доходы физических лиц;

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ», Кредит счета 51 «Расчетные счета», 5 700 руб. - удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Для целей налогообложения прибыли доходы от процентов, полученных по договорам займа, квалифицируются как внереализационные (п. 6 ст. 250 НК РФ). Порядок ведения налогового учета таких доходов установлен ст. 328 НК РФ: учет процентов по каждому договору займа ведется раздельно от других видов долговых обязательств, а дата признания доходов зависит от закрепленного учетной политикой метода определения доходов (по «отгрузке» - методом начисления, «по оплате» - кассовым методом).

Если организация использует метод «по отгрузке», то доходы в виде процентов признаются в налоговом учете в порядке, установленном ст. 271 НК РФ: доходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место, независимо от фактического поступления денежных средств. Если срок действия договора займа приходится более чем на один отчетный период, в целях исчисления прибыли доход признается полученным и включается в состав соответствующих доходов на конец соответствующего отчетного периода (п. 6 ст. 217 НК РФ).

 

2.5. Учет расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба