Учет оплаты труда

Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно  доводятся до сведения работника  под роспись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Штатное расписание имеет  важное значение для определения размера оплаты труда работника.

Штатное расписание - локальный  нормативный акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных  единиц по каждой должности, должностной  оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом.

Штатное расписание является обязательным кадровым документом.

Форма штатного расписания (форма №Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом.

В случае изменения размера  окладов (тарифных ставок), надбавок изменения  в штатное расписание вносятся также  приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным им на это лицом.

Группа документации по учету  рабочего времени и расчетов с  персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета  соответствующего вознаграждения за труд.

Согласно статье 91 ТК РФ рабочее  время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами  внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и  иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся  к рабочему времени.

Законодатель возлагает  на работодателя обязанность вести  учет времени, фактически отработанного  каждым работником.

Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного  каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета  оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13).

Затраты рабочего времени  учитываются в Табеле, либо методом  сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации  только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобного.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в  днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в  связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и другое), в Табеле в верхней строке в графах проставляются  только коды условных обозначений, а  в нижней строке графы остаются пустыми.[12, с. 172]

Необходимо соблюдать  следующее требование ТК РФ: продолжительность  сверхурочной работы не должна превышать  для каждого работника 4 часов  в течение двух дней подряд и 120 часов  в год

Оплата сверхурочной работы регулируется статьей 152 ТК РФ:

По желанию работника, оформленному заявлением в письменной форме, сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением  дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного  сверхурочно.

Кроме того, работодатель обязан установить сокращенную продолжительность  рабочего времени:

· для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов  в неделю;

· для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - не более 35 часов в неделю;

· для работников, являющихся инвалидами I или II группы, - не более 35 часов в неделю;

· для работников, занятых  на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - не более 36 часов  в неделю в порядке, установленном  Правительством Российской Федерации  с учетом мнения Российской трехсторонней  комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

· для учащихся образовательных  учреждений в возрасте до восемнадцати лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, - не более 17,5 часов в неделю.[ 3]

Для расчета и выплаты  заработной платы работникам применяются  ведомости, которые составляются в  одном экземпляре в бухгалтерии:

· расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);

· расчетная ведомость (форма  №Т-51);

· платежная ведомость (форма  №Т-53).

Для учета и регистрации  платежных ведомостей по произведенным  выплатам работникам, бухгалтером ведется  журнал регистрации платежных ведомостей (форма №Т-53а).

Для ежемесячного отражения  сведений о заработной плате, выплаченной  работнику в течение календарного года, работником бухгалтерии заполняется  Лицевой счет (форма №Т-54) и Лицевой  счет (свт) (форма №Т-54а).

При предоставлении работнику  ежегодного оплачиваемого или иного  отпуска делается расчет причитающейся  работнику заработной платы и  других выплат. Для этих целей предназначена  Записка-расчет о предоставлении отпуска  работнику (форма №Т-60).

При прекращении действия трудового договора также производится расчет причитающейся заработной платы  и других выплат. Применяется для  этих целей Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении) (форма №Т-61).

Для оформления и учета  приема-сдачи работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, применяется Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому  договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма №Т-73).

График отпусков - это  документ, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков.

График отпусков является обязательным кадровым документом, прямо  предусмотренным 123 статьей ТК РФ:

График отпусков, как любой  организационно-правовой документ, подписывается  его составителем (форма №Т-7 предусматривает  подпись руководителя кадровой службы) и далее проходит процедуру утверждения  работодателем или уполномоченным им на это лицом с обязательным учетом мотивированного мнения выборного  органа первичной профсоюзной организации  в порядке, установленном 372 статьей  ТК РФ для принятия локальных нормативных  актов.

Этот график должен утверждаться работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных  актов.

Кроме того, работодателю необходимо помнить, что в соответствии с  требованием ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две  недели до его начала. Известить  работника о предстоящем отпуске  под роспись можно в специальном  ознакомительном листе и (или) в  приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). Заранее производиться и оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.[13, с. 92]

График отпусков является документальным основанием для оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6), внесения соответствующих записей в лицевой  счет (форма №Т-54, Т-54а), личную карточку (форма №Т-2) и другие кадровые документы  и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме  №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Рассмотренные выше документы - документальное подтверждение отнесения  расходов на оплату труда.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает  полученные доходы на сумму произведенных  расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

При этом расходы должны быть обоснованы и документально  подтверждены.

Под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходы на оплату труда, как и прочие расходы, связанные  с производством и (или) реализацией, уменьшают налогооблагаемую базу.

2.2 Синтетический и аналитический  учет труда и его оплаты

В бухгалтерском учете  для отражения операций используется синтетический и аналитический  учет.

Синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах  имущества, обязательств и хозяйственных  операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Аналитический учет - учет, который  ведется в лицевых и иных аналитических  счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных  операциях внутри каждого синтетического счета.

Синтетический и аналитический  учет организуются так, чтобы их показатели контролировали друг друга и в  конечном итоге совпадали, поэтому  записи по ним проводятся параллельно; записи на счетах аналитического учета  производятся на основании тех же документов, что и записи на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.

Для учета расчетов с работниками  организации Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина  России от 31.10.2000 N 94н, предусмотрено  открытие и ведение синтетического счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», на котором учитываются расчеты  по всем видам выплат, причитающихся  работникам, в том числе:

- по оплате труда - в  корреспонденции со счетами учета  затрат на производство (расходов  на продажу) и других источников (в том числе прочих доходов  и расходов). Проводки по данному  счету оформляются на сумму  основной и дополнительной заработной  платы соответственно рабочих  основного производства; рабочих  вспомогательных производств; работников  управления цехом и осуществляющих  иную деятельность в интересах  цеха в целом; работников аппарата  управления организацией, а также  обслуживающего персонала, занятого  в центральном офисе организации  и иных работах, имеющих общехозяйственное  значение; работников, занятых в  обслуживающих производствах и  хозяйствах; на сумму заработной  платы работников, занятых на  работах, связанных с продажей  продукции и продвижением ее  на рынок (например, рекламных  агентов); на сумму заработной платы работников, занятых в деятельности, не связанной с обычными видами деятельности (например, занятых обслуживанием объектов основных средств, переданных в аренду);

- по выплате пособий  - в корреспонденции со счетом  учета расчетов с внебюджетными  фондами 69 «Расчеты по социальному  страхованию обеспечению»;

- по оплате отпускных  и вознаграждения за выслугу  лет - в корреспонденции со  счетом 96 «Резервы предстоящих расходов»  и т.д.

Счет 70 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета наличных и безналичных  средств - в зависимости от того, в какой форме производятся расчеты с работниками.

Начисленные, но не выплаченные  в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).

Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику  организации.

Таким образом, основными  бухгалтерскими проводками по учету  сумм оплаты труда являются следующие:

Дебет 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» Кредит 70 - на сумму основной и дополнительной заработной платы соответственно рабочих  основного производства; рабочих  вспомогательных производств; работников управления цехом и осуществляющих иную деятельность в интересах цеха в целом; работников аппарата управления организацией, а также обслуживающего персонала, занятого в центральном  офисе организации и иных работах, имеющих общехозяйственное значение; работников, занятых в обслуживающих  производствах и хозяйствах.

Дебет других счетов издержек (28,44,45,91,97 и др.) Кредит 70 (на всю сумму  начисленной оплаты труда);

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 70 - на сумму заработной платы  работников, занятых на работах, связанных  с продажей продукции и продвижением ее на рынок (например, рекламных агентов).[ 15, с. 12]

Начисление оплаты труда  по операциям, связанным с заготовлением  и приобретением производственных запасов, оборудования к установке  и осуществлением капитальных вложений, отражают по Дебету счетов 07,08,10,11,15 и  Кредиту счета 70;

Дебет 69 «Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению» Кредит 70 - на сумму начисленных страховых  взносов по социальному страхованию, пенсий и других аналогичных сумм.

Дебет 20,23,25 и др. счетов издержек производства и обращения Кредит 70 - на сумму пособия по временной  нетрудоспособности вследствие травмы или заболевания, выплачиваемые  за первые два дня временной нетрудоспособности за счет работодателя.