Учет кассовых операций

     Ордер выдается организации на следующий  день вместе с выпиской из банка, в  которой отражено поступление сданных  денег на расчетный счет организации.

     При осуществлении расчетов наличными  деньгами в организации должна вестись  кассовая книга установленной формы (форма № КО-4).

     Кассовая  книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом  порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.

     Каждая  организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью  на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано_листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумaгу чернилами или шариковой ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки "Остаток на начало дня".

     Вторые  экземпляры листов должны быть отрывными  и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     При условии обеспечения полной сохранности  кассовых документов кассовая книга  может вестись автоматизированным способом. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания  с начала года.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации. 

     2.2.   Синтетический и аналитический учет кассовых операций

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Министерством  Финансов РФ, в бухгалтерском учете  организации, для учета наличия  и движения денежных средств в  кассе, используется активный счет - 50 "Касса". Сальдо счета указывает  на наличие суммы свободных денег  в кассе предприятия на начало месяца. Оборот дебету счета отражает поступление денежных средств и  денежных документов в кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств  и выдача денежных документов из кассы  организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

     -  50-1 "Касса организации",

     -  50-2 "Операционная касса",

     -  50-3 "Денежные документы".

     На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в  кассе организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

     На  субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. Он открывается  организациями при необходимости.

     На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др. Денежные документы учитываются  на счете 50 "Касса" в сумме фактических  затрат на приобретение.

     Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Типовые бухгалтерские  проводки по счету 50 "Касса", приведены  в таблице 2.2.

     Таблица 3

     Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса".

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Оприходованы в кассу наличные денежные средства, снятые с расчётного счёта Оприходована в кассу наличная иностранная валюта, снятая с валютного счёта Оприходованы в кассу наличные денежные средства, излишне уплаченные поставщику Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателей Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от подотчетного лица Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудников в возмещение материального ущерба Оприходованы в кассу наличные денежные средства, внесённые в качестве вклада в уставной капитал Поступили в кассу наличные денежные средства за проданные товары в организациях розничной торговли и сферы услуг                Поступили в кассу наличные денежные средства от продажи прочего имущества организации Оприходован излишек наличных денег, выявленный при инвентаризации Сданы наличные денежные средства из кассы на расчётный счёт Выплачена работникам из кассы заработная плата Выданы под отчёт наличные денежные средства Отражена недостача наличных денег в кассе, выявленная при инвентаризации                Списаны на убытки наличные деньги и денежные документы, утраченные в связи с чрезвычайными обстоятельствами	50       50       50       50       50       50       50         50       50       50       51       70         71         94        99	51       52       60         62       71       73-2       75-1         90-1       91-1       91-1       50        50      50      50        50

 

     В соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного  обращения на территории Российской Федерации,предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

     Предприятия обязаны сдавать в банк всю  денежную наличность сверх установленных  лимитов остатка наличных денег  в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

     Предприятия имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги, сверх установленных  лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег  в банке.

     Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Госкомстатом Российской Федерации.

     Прием наличных денег кассами предприятий  производится по приходным кассовым ордерам (КО-1).

     Выдача  наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам (КО-2) или надлежаще оформленным  другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным) (ф.№Т-53), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера.

 

 Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью "Оплачено" с указанием  даты (числа, месяца, года).

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов.

     Для осуществления расчетов наличными  деньгами должно так же вести кассовую книгу по установленной форме (КО-4) в которой учитывают все поступления  и выдачи наличных денег предприятия.

 

 Предприятие ведет  только одну кассовую книгу, она пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Записи в  кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

     Контроль  над правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера предприятия.

     При незначительном количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет  не за день, а в целом за несколько  дней.

     Данные  из кассового отчета в бухгалтерии  переносят в журнал - ордер №1 по кредиту 50 счета, а по дебету счета  в ведомость №1. В журнале - ордере №1 и в ведомости к журналу  ордеру №1 в этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные, за которые был составлен кассовый отчет.

     Организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды  и другие нужды. Срок, на который  выдаются наличные денежные средства, законодательно не ограничен, но он может  и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может  быть утвержден перечень хозяйственных  операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки  сдачи авансового отчета.

     В течение трех рабочих дней после  окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги, предъявить авансовый отчет (Ф №АО-1) с приложением документов, подтверждающих расходы, или вернуть остаток  неизрасходованных денег, если таковой  имеется.

 

     2.3. Инвентаризация кассы

     Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 и Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

     Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

     В обязательном порядке инвентаризация проводится:

• - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• - при смене материально ответственных лиц;
• - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• - при реорганизации или ликвидации организации.

     Другие  сроки проведения инвентаризации можно  устанавливать самостоятельно, причем их нужно зафиксировать в учетной  политике организации.

     Кассир  несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.

     Основными документами, которые необходимо изучить  при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные  кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации  приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации  доверенностей, журнал (книга) регистрации  депонированных сумм, журнал (книга) регистрации  платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

     Расписки  на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств и бланков строгой отчетности применяется унифицированная форма N ИНВ-15и № ИНВ-16 .

     На  оборотной стороне акта материально  ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации.

     В случае выявления недостач их суммы  подлежат взысканию с материально  ответственного лица (кассира) .

     При осуществлении внешнеэкономической  деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 "Касса" следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 50-4 "Касса в иностранной валюте". Для проведения операций в иностранной валюте, как правило, открывают отдельную кассовую книгу или в имеющейся кассовой книге выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют. В настоящее время банк выдает организации наличную инвалюту только на командировочные расходы.