Учет кассовых операций

     В России эмитентом банкнот является центральный Банк России, осуществляющий свою деятельность в соответствии с  Федеральным законом о Центральном  Банке РФ от 26 апреля 1995 года. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава II. Учет кассовых операций

     2.1.Задачи  учета и первичный учет

     Целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций - является контроль за соблюдением  кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств  и кредитов, обеспечение сохранности  денежной наличности и документов в  кассе. В условиях рыночной экономики  бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег  и денежных средств само по себе может приносить предприятию  дополнительный доход. Поэтому нужно  постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации  сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

     Из  этой цели вытекают следующие основные задачи учета и контроля денежных средств:

     -проверка  правильности документального оформления  и законности операций с денежными  средствами, своевременное и полное  отражение их в учете;

     -обеспечение  своевременности, полноты и правильности  расчетов по всем видам платежей  и поступлений, выявление дебиторской  и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной  валюте;

     -своевременное  выявление результатов инвентаризации  денежных средств, документов  и расчетов, обеспечение взыскания  дебиторской и погашение кредиторской  задолженностей и ссуд кредитных  учреждений в установленные сроки;

     -обеспечение  сохранности денежных средств,  документов в кассе и других  местах их выдачи, бесперебойное  удовлетворение денежной наличностью  всех неотложных нужд предприятия,  где по условиям расчетов или  исходя из характера деятельности  она необходима;

     -изыскание  возможности наиболее рационального  вложения свободных денежных  средств как источника финансовых  инвестиций, приносящих доход.

     Для оформления и учета хозяйственных  операций по движению наличных денежных средств установлены определенные унифицированные формы первичной  учетной документации по учету кассовых операций (см. табл.2.):

     Таблица 2.

     Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

№ формы	Наименование  формы
КО-1	Приходный кассовый ордер
КО-2	Расходный кассовый ордер
КО-3	Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов
КО-4	Кассовая  книга
КО-5	Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

 

     Помимо  указанных выше форм первичной учетной  документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых  установлены ЦБ России, в частности, кассовую заявку (форма №0408027) и денежный чек.

     Наличные  денежные средства организация, как  правило, получает со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем  банке в соответствии с установленным  порядком.

     Для получения наличных денежных средств  с расчетного счета в банке  на заработную плату и иные расходы  организациям необходимо ежеквартально  представлять в обслуживающие банки  кассовые заявки по форме №0408027.

     До  наступления очередного (следующего) квартала организация в текущем  квартале составляет и подает в банк кассовую заявку, в которой показывают источники поступления наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течение квартала.

     Кассовая  заявка подается в банк в двух экземплярах, один из которых с отметкой банка  затем возвращается организации  и хранится в бухгалтерии.

     Поступление и расход наличных денег раскрываются в заявке с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и предполагаемые прогнозные значения на следующий квартал.

     Кассовая  заявка подписывается руководителем  организации и главным бухгалтером  и заверяется печатью организации.

     Получение наличных денежных средств из банка  осуществляется в порядке и в  пределах, установленных законодательством  РФ, на основании надлежащим образом  оформленного документа специальной  формы – денежного чека.

     Обслуживающий банк выдает организации денежные чеки в виде чековой книжки, содержащей, как правило, 25 или 50 чеков.

     Банк  осуществляет выдачу чековой книжки на основании заявления организации  и взимает определенную плату  за каждую выданную книжку. Выданные чековые  книжки и номера чеков фиксируются  в "Карточке с образцами подписей и оттиска печати" данной организации.

     Денежный  чек представляет собой приказ организации  обслуживающему банку о выдаче с  расчетного счета организации указанной  в чеке суммы наличных денег.

     Каждый  отдельный чек состоит из корешка  чека и отрезной части чека (собственно чека) с контрольной маркой, расположенной  в верхнем правом углу чека. Все  эти части одного конкретного  чека имеют одинаковый порядковый номер (буквенные и цифровые коды), например чек АЛ 1233598.

     При выдаче чековой книжки банк на лицевой  стороне каждого чека указывает  данные о чекодателе (наименование организации и номер расчетного счета организации) и ставит штамп  с названием банка на месте  реквизита " наименование учреждения банка".

     Корешок заполненного чека остается в чековой  книжке, а отрезная часть (собственно чек) представляется в банк для получения  наличных денег. После выплаты наличных денег чек остается в кассе  банка.

     Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным.

     В случае закрытия расчетного счета организация  обязана возвратить банку полученные им ранее чековые книжки с неиспользованными  корешками и чеками с указанием  в сопроводительном письме номеров  неиспользованных чеков.

     Поступление наличных денег в кассу, в том  числе по чеку, оформляют приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1).

     Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции  к нему.

     Приходный кассовый ордер применяется для  оформления поступления наличных денег  в кассу организации как в  условиях методов ручной обработки  данных, так и при обработке  информации с применением средств  вычислительной техники.

     Прием наличных денег по приходным кассовым ордерам может производиться  только в день их составления. Лица, вносящие денежные средства, представляют в бухгалтерию организации сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т.п.), отражающие совершенные хозяйственные операции. На основании предоставленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной  операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный  кассовый ордер и квитанцию к  нему, которые подписываются главным  бухгалтером или лицом, на это  уполномоченным.

     При составлении приходного кассового  ордера ему присваивается очередной  порядковый номер и до передачи в  кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Как правило, нумерация  приходных кассовых ордеров начинается с начала года с порядкового номера один (№ 1] и продолжается до конца  текущего года.

     Суммы операций в приходных кассовых ордерах  указываются и цифрами, и прописью.

     При получении приходных кассовых ордеров  кассир обязан проверить:

     -  наличие на документах подписи главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного;

     -  правильность оформления полученных документов;

     -  наличие сопроводительных документов, прилагаемых к приходным кассовым ордерам;

     -  соответствие хозяйственной операции, указанной в приходном кассовом ордере, наименованию операции в квитанции к нему.

     При приеме денег кассир обязан проверить  соответствие сумм вносимых денежный средств суммам, указанным в сопроводительных документах, приходном кассовом ордере и квитанции к нему.

     После получения наличных денег приходный  кассовый ордер и квитанция к  нему немедленно подписываются кассиром, а квитанция к приходному кассовому  ордеру заверяется печатью (штампом) кассира. Подписанная и заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ордеру вручается кассиром лицу, внесшему наличные деньги, или  прикладывается к выписке из банка (при поступлении наличных денег  по чеку).

     Операции  по поступлению денежных документов в кассу организации также  оформляются приходными кассовыми  ордерами.

     Выдача  наличных денег из касс организаций  производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежащим образом оформленным другим документам.

     К таким документам, например, относятся  платежные и расчетно-платежные  ведомости, по которым выдается зарплата работникам организации, заявления  на выдачу денег и др. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  организации или лицами, на это  уполномоченными.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир обязан потребовать  предъявления документа (паспорта или  другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя.

     Если  выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

     Если  выдача денег производится 'по ведомости, перед распиской в получении  денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается как приложение к расходному кассовому  ордеру или ведомости.

     Для учета денег, выданных кассиром из кассы  организации другим кассирам или  доверенному лицу (раздатчику), а  также учета возврата наличных денег  и кассовых документов по произведенным  операциям, применяется Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

     По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий  кассир должен:

     -  в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

     -  составить реестр депонированных сумм;

     -  Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

     -  Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

     -  Выдача наличных денег из кассы (выручка, депонированные суммы и т.д.) для их сдачи в банк и зачисления на расчетный счет организации также осуществляется на основание расходных кассовых ордеров.

     -  Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, а затем регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КОЗ).

     Объявление  на взнос наличными подписывается  лицом, вносящим деньги в банк. Объявление состоит из трех частей: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

     Первая  часть объявления на взнос наличными  остается в кассе банка. В носителю денег выдается квитанция, которую он представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк.